公司档案规章制度.doc

公司档案规章制度 目 录 序 号 内 容 页码 备注 公司档案实施规定、办法 第一章 关于档案收集齐全完整的实施办法 2 第二章 关于正确使用档案字迹材料和保证书写质量的规定 3 公司档案管理制度 第三章 档案分类方案 4 第四章 文书档案归档制度 7 第五章 工程档案资料归档制度 11 第六章 经营档案归档制度 12 第七章 合同预算档案归档制度 13 第八章 会计档案归档制度 14 第九章 声像档案归档制度 15 第十章 实物档案归档制度 16 公司档案工作制度 第十一章 档案保管制度 17 第十二章 档案鉴定和销毁制度 18 第十三章 档案保密制度 19 第十四章 档案利用制度 20 第十五章 档案借阅制度 21 第十六章 图纸保管、复制、更改制度 23 第一章 关于档案收集齐全完整的实施办法 根据《中华人民共和国档案法》第十条及国家档案局等单位联合颁发的《企业档案管理规定》，结合集团公司的档案管理制度及公司的具体情况，为了确保档案的齐全完整和提供利用，制定本办法。 一、公司各部室、各工程经理部的档案员应定期收集归档的档案材料。 1、各单位应在第二年5月底前将文书档案按要求向办公室移交，文书档案于第二年6月底前归档完毕。 2、工程档案资料于工程竣工后，经主管领导审核后，于三个月内整理立卷移交技术质量部。 3、经营档案，一般于第二年6月底前立卷归档，其中合同、协议应在结束后由经营部归档。 4、合同预算档案于工程竣工后经财务与甲方结算完毕，三个月内由合同预算部归档、保存。 5、会计档案于本会计年度结束后第二年6月底前整理立卷归档，由财务部归档、保存。 6、声像档案按照档案反映的内容，隶属于哪种档案就和哪种档案同时归档。 7、实物档案于颁发、接受之日起，三个月内向档案部门移交，其中印信档案，于印章封存后，一个月内向档案部门移交。 二、归档文件整理的分类 将归档文件按照年度、机构（问题）、保管期限等特征进行分类，或将上述特征结合使用，一个立档单位内的归档文件一般只能采用一种分类方法。文书档案一般采用年度——机构（问题）——保管期限的分类方法；工程技术档案可采用保管期限——年度——机构（问题）的分类方法。 三、外出开会，参观学习和出国考察人员回到本单位，须先到办公室登记所带资料，办理档案移交手续，再行报销发生费用。 四、离退休人员和调离岗位人员，在正式调离前，须清退文件，凭档案接收证明，正式办理手续。 五、购买胶卷、磁带、录像等声像材料后，须到办公室登记，便于掌握声像材料的使用目的、内容、时间、数量等，及时归档。 六、档案收集齐全完整的考核 档案的收集齐全应纳入各部室的职责范围，纳入岗位责任制，办公室加强监督、检查工作，定期考核。 第二章 关于正确使用档案字迹材料和保证书写质量的规定 为了保证档案材料的质量，延长档案的使用寿命，有效地提供利用档案，根据档案法规、制度和国务院办公厅发布的《国家行政机关公文处理办法》的要求，制定本规定。 一、正确选择档案字迹材料。目前，经久耐用的档案字迹材料有墨、墨汁；碳素墨水、蓝黑墨水；油墨、印泥；黑色单面复写纸和经过档案部门鉴定认可的其它字迹材料。 二、不能使用的档案字迹材料。有纯蓝墨水、红墨水、彩笔墨水、印台油；双面蓝或双面黑复写纸，红色复写纸，紫色复写纸；铅笔、彩笔、圆珠笔、普通签字笔和未经过档案部门鉴定认可的其他字迹材料。 三、档案文件书写质量的要求。 各部室、各工程经理部要严格按照公文格式和公文拟写要求制发文件，其中对危及档案利用价值的有关问题明确规定如下： 1、制发文件必须格式正确，用纸规范。 正式文件要有发文单位、发文日期和公章。统计表格要有制表人，制表日期、审核人签字并加盖公章。 2、请示文件一定要注明办理结果，应有正式文件的批复，电话通知记录或者注明办理结果(同意，不同意和暂不批复)。不能有请示，无注办结果。 3、公文用纸要用A4公文纸，左侧留出装订线，不能随意使用其它纸张（统计表格和特殊要求纸张除外）。 四、档案字迹材料和书写质量的审核检查。 1、凡是不符合公文格式和档案字迹材料要求的文件，办公室一律不予打印，实行“谁拟写谁负责谁核稿，重新制作”的原则。 2、加强考核。把公文质量和档案书写材料是否合乎规范作为机关办公业务考核内容之一，与各部室职责挂钩，切实提高办事效率。 第三章 档案分类方案 一、档案的分类 二、档案的保管期限的划分 档案的保管期限分为永久、长期、短期三种，其中