质量体系文件和资料控制程序.doc

⒈目的: 对质量体系文件和资料进行控制，确保使用的文件和资料为有效版本。 ⒉范围: 适用于质量体系运行中所有质量文件和资料的控制。 ⒊职责: 3·1 管理者代表组织手册和程序文件的编制、修订、管理工作，并对质量体系文件的内容进行必要的协调与控制。 3·2 手册和程序文件由总经理批准。 3·3 各相关部门负责各部门的质量体系文件和资料的管理。 3·4 资料员负责质量体系文件资料的分发、控制、保管、归档工作。 ⒋工作程序: 4·1 文件及资料的分类与编号 4·1·1 文件和资料分为以下几类: ①质量手册； ②程序文件； ③外来文件； ④其他质量文件。 4·1·2 文件和资料分为受控文件和非受控文件: ①公司内发放的质量手册为受控文件，由管理者代表批准发放到公司外部的为非受控文件； ②程序文件为受控文件； ③受控文件用红色受控及归口部门代号印章标记。 4·2 文件的编写 4·2·1 管理者代表负责编写《质量手册》各个章节，手册内容应相互协调，避免重复与漏写。 4·2·2 管理者代表组织有关部门人员根据《质量手册》的要求编写程序文件。 4·2·3 其他质量文件按各职能部门的实际情况编写。 4·3 文件的审批 4·3·1 质量手册由管理者代表审核，总经理批准。 4·3·2 程序文件由主管相应要素的部门负责人审核，总经理批准。 4·3·3 审批主要内容: ①内容是否符合QS-9000标准，职责是否明确、合理； ②各文件之间是否协调； ③与上级政策法规是否一致。 4·3·4 部门业务范围的作业文件和第四层次质量文件由各部门负责人会签，管理者代表负责审批和控制。 4·4 文件的发放 4·4·1 质量手册与程序文件由总经理批准后的五天内发放，使用人在文件领用登记表上签字，受控文件必须加盖红色受控及归口部门代号印章。 4·4·2 质量手册和程序文件发放范围: ①总经理、管理者代表、副总经理； ②各部门负责人。 4·4·3 外来文件（包括顾客的图纸、软件）由文件接收部门根据文件内容发放至相关部门，文件原稿由资料员保管，文件作废后由资料员收回并填写销毁清单，报管理者代表批准后销毁。 4·4·4 其他质量文件由文件制订部门根据文件内容发放给相关部门，领用人在文件领用登记表上签字。 4·4·5 资料员编制和汇总公司质量体系文件和资料的有效版本清单，各部门编制本部门的质量体系文件和资料的有效版本清单。 4·4·6 如文件发生破损，由文件执行部门提出书面申请，由管理者代表批准后由资料员发放、收回破损的文件，并在备注栏中注明更换字样。 4·5 文件的复审与更改 4·5·1 质量手册与程序文件结合内部质量审核、管理评审，每年复审一次。对不合适的文件应重新修订，对适用的文件在文件首页右上方文件编号处加盖红色＊＊＊＊年 确认印章。年份用公元纪年表示。 4·5·2 文件如在条文上需要更改，由原编制人员或管理者代表指定人员填写更改通知单，经原审批人员或经授权人员审批实施更改，并在手册／程序文件修改记录表（见附录A）上登记。 4·6 文件的更换与作废 4·6·1 文件如不适合公司发展的需要应重新修订或更换，管理者代表在新文件发布后5天内通知有关部门换用新文件。 4·6·2 新版文件实施后，原文件自行作废，由资料员按原文件收／发登记表统一收回，并填写文件销毁清单，原版文件及一份复印件封存备查，并加盖红色保留印章。 4·7 文件的管理 4·7·1 文件经审核批准后，原版文件由资料员统一归档保存，并填写文件归档登记表。 4·7·2 文件应妥善保管，防霉、防蛀，保管文件每年由管理者代表到文件持有部门检查一次 并将检查结果纪录在《文件保管检查表》上，防止文件损坏。若有损坏应及时修补。 4·7·3 文件原件一律不准外借，非本公司人员需借阅，由管理者代表审批后可借阅复制件，若需复制，应经总经理批准，并填写文件收／发登记表。任何部门未经批准，不准擅自复制受控文件。 ⒌相关文件: 无。 ⒍相关表单: 见清单。 文件编号 QS/TSB 20501—2002 标题 质量体系文件和资料控制程序 版本 第一版 页码 第3页 共3页