财务报销及付款程序.doc

目的： 为规范财务报销及付款的各项操作，加强付款的过程控制，完善付款、借款、报销相关手续，特制定本制度。 适用范围： 适用于安徽省新创源科技有限公司。 职责： 资金使用部门负责提报资金使用计划、业务费用申请报告、对帐单等资金使用、报销凭证。 财务部负责帐务的处理、核实、报销、付款等，并实施对各项财务制度规定的监控。 操作流程规定： 4．1所有财务单据审批流程（包括付款申请单、借款审批单、费用报销单等）： 资金申请人填单（报告） 部门负责人审核 财务部审核 总经理审批 报销、付款 4．2财务单据审批、报销时间规定： 每周二为财务部单据审核日，每周五为财务部费用报销日； 5．付款流程 5.1 正常费用报销(正常办公、行政性费用，如水电、交通、通讯等) 流程图 责任人 单据、凭证 接收人 期限 1 资金使用部门 资金使用计划表 财务会计 每月20日前 2 资金使用部门 费用报销单 财务会计/出纳 周二审核、周五报销 5.1.1资金使用计划由各部门负责人审核后，在每月20日前，向财务部提报下月“资金使用计划表”。 5.1.2报销单在报销部门负责人审核、签字后，于每周二由财务会计按该部分提报资金使用计划进行审核、签字，后经财务经理审核，总经理审批后，在每周五进行付款。 5.2供应商付款 流程图 责任人 单据、凭证 接收人 期限 1 资金使用部门 1.入库单 财务会计 每月28日前 2.发 票 2 供应商 1.供应商对帐单(盖章) 财务会计 每月10日-15日 2.我司对帐单 3 报销部门 资金使用计划表 财务会计 每月20日前 (依据对帐单) 4 供应商 1. 对帐单(商务联、供应商联) 财务会计/出纳 每月16-20日 2.介绍信(身份证明) 5.2.1商务部应于每月28日前给财务报送发票时，要求发票的开票数量、金额与货物入库单一致，自审无误后交给财务。 5.2.2供应商未提供发票的暂估入库货物等外购，财务应及时通知商务部，由相关人员做出说明，并转告供应商，及时向财务提供发票。暂估入库应控制在 万元以下，如超额部分财务将按税金的5%对部门进行考核。 5.2.3供应商在每月10-15日，持该公司盖有公章的对帐单到财务会计处对帐,对帐完毕后由本公司会计开具三联对帐单(财务一联,供应商一联,商务部一联)，双方签字确认。 5.2.4各部门在每月20日前，根据与供应商已核对好的对帐单，完成下月资金使用计划报送财务。 5.2.5财务每月16-20日将根据资金情况及批准后的资金计划给供应商付款。各部门将付款手续办妥后交财务保管。 5.2.6付款时，供应商须提供公司介绍信和对帐单（物流联、供应商联）。 5.2.7外租车辆运费，要求商务部在每月31日前提报“预提费用明细表”（须经物流部长审核，书面、电子各一份）到财务部，在付款时财务部根据“预提费用明细表”及部门资金使用计划付款。 5.3业务费用申请流程: 流程图 责任人 单据、凭证 接收人 期限 1 业务人员 业务费用申请报告 2 业务人员 借款审批单 财务出纳 3 业务人员 费用报销单 财务出纳 两周内还款 业务费用申请报告 5.3.1业务人员申请业务费用时，要写“业务费用申请报告”，经部门领导审核、总经理审批后方能生效。 5.3.2批复后的业务费用需提前从财务借款的，需填写“借款审批单”，按4.1程序审批后，方可从财务借款。 5.3.3 报销时，业务人员持按4.1流程审批后的“费用报销单”和“业务费用申请报告”到财务进行报销。要求借款人将所借款项在两周内归还财务部（特殊情况须提前说明）。 5.3.4财务每月对销售部业务费用进行审核，对异常费用查明原因并进行披露。 5.4员工个人借款申请流程： 5.4.1申请条件：需符合在我司工作满一个月以上，当月工资未发且借款额度不大于当月应发工资总额的50%。 5.4.2审批流程 部门负责人审核　　 人力资源部审核　 　 财务部审核 　　　总经理审批 部门审核，需注明该员工当月出勤情况。 人力资源部审核该员工借款额度是否低于当月应发工资总额的50%。 5.4.3还款方式：每月由财务部将当月员工借款情况通知人力资源部，由人