试论中小企业秘书工作的特点毕业论文.doc

湖南网络工程职业学院专科学生毕业论文 试论中小企业秘书工作的特点  学 学  生：吴灵芝 号：201165110074  指导教师：陈芷村  专  业：2011 级文秘专业文秘班  湖南网络工程职业学院 二○一四年一月二十日 试论中小企业秘书工作的特点 内容摘要：秘书存在于生活的各个领域、各个层次、各行各业，近年来我国的中小企业在市 场经济大潮中，得到不断发展充实。已经成为了国民经济的“半壁江山”。中小企业的秘书， 作为组织结构中的重要枢纽，需要适应中小企业的工作环境、特点，满足中小企业工作要求， 创造适合自身的工作方式。 关键词：中小企业 秘书 工作 特点  据“博鳌·亚洲中小企业发展论坛 2013 年年会”统计，中小企业已经占到 中国企业总数的 95%以上。但专家同时指出，中国的中小企业大部分发展历史较 短，虽然个别企业已经形成了一定的规模，大多数的企业底子薄、基础差，在激 烈的市场竞争中处于劣势地位。加快转型升级、增强实力和应变能力是中小企业 面临的紧迫问题。而中小企业秘书在其中就具备着，作为企业领导身边的辅助者 在中小企业中发挥着重要作用，可以说中小企业的秘书是连接领导与外界群体的 桥梁。是以辅助决策、综合协调、沟通信息、办文办事等主要职能活动的领导者 等特点。 一、中小企业工作环境的特点 中小企业通常规模小，人数不多，经营业务单一，在所有权性质上一般为私 有，在管理形式上则有些是独立的，也有些是大企业的分支。这些小企业在管理 上有一个共同的特点：一般不设专职秘书，有的甚至不设类似于办公室的科室， 秘书工作或者说办公室工作缺乏独立性，常常与企业内的其他业务互相牵扯甚至 完全不分，因此形成了以下几个鲜明的特点。 第一，中小企业的工作区间较小。中小企业为了降低成本一般都会使用半开 放式的办公场所管理方式。利用一个空间较大的房间放满各式各样的工作所需的 桌椅、机器。场地利用率 高达 80％～90％。相对而言，员工的个人空间就会大 面积的减小。员工的个人空间大约为 3 平方米左右，中小企业一般采取的都是租 房间使用。各企业的领导为了节省开资，租地面积相对的都会比较紧实。然后经 过规划分配，到员工们能够活动的空间就会变的窄、小。 第二，中小企业的办公资源紧张。中小企业中大部分的公司由于资金紧缺。 还存在着融资难的问题。所以，大部分公司员工们的办公室内的办公设备都不齐 全。大部分的时间都是出去租借。由于中小企业“信用”度相对而言较低，中小 企业融资形式单一，融资渠道狭窄，融资成本高等，这些都促使中小企业在发展 过程中不得不“精打细算”。因此，中小企业很难集资购买办公时所需要的一些 大型的设备，也就形成了中小企业的办公资源紧张的问题。 第三，中小企业办公事务琐碎繁杂，且工作交叉性高。中小企业秘书的日常 工作内容交叉性强，可以通过一个中小企业秘书工作的一天工作来展现： 二、中小企业秘书工作的特点 随着改革开放而来，中国的私有经济蓬勃发展，各类中小企业如雨后春笋般 冒了出来，在国家社会主义市场经济政策的引导下，而类中小企业发展不仅迅速， 而且还取得了可惜的成绩。在此类发展驱使下，中小企业的秘书也应运而生，而 他们的工作为了更符合企业的各方面条件，因此其工作具有一定的特点。以下从 两个方面做简单分析。 首先，中小企业要求秘书工作人员一专多能。目前，中小企业人数的规模从 几十到百余不等，人员少，工作量大，因此，形成了一人必须同时负责多项繁杂 事务的局面。某中小企业有员工15人，企业中有三个主要工作岗位：营销部、总 经理、文秘。为了能够正常的运作，总经理管辖了人事、财务等部门的事项；作 为总经理的秘书，肩负着人事招聘和工资、奖金与业绩提成等方面的职责。为了 能够更好的胜任这份工作，总经理秘书在日常的空余时间要学习人力资源管理、 会计等方面的知识。依据市场调研得出，在长沙市内各类中小型企业中秘书人员 需要做到一职多能的占到了94.6%；还有5.4%比例中的秘书人员只需要作接待。 其次，中小企业秘书的工作内容交叉性强。与大型企业中的秘书工作相比，  它们所隶属的直接上司和主要职责方面存在着很大的区别，这些区别导致了两者 之间的秘书性质也不一样，两者秘书性质的差异直接影响了两者秘书给公司带来 的工作效率差异，具体内容见下表： 再次，中小企业要求秘书工作人员办事条理性强，效率高。大多数的中小型 企业的公司秘书人员身兼数职，就好比笔者所在的公司秘书人员不仅要完成秘书 人员的基本工作，还要负责财务管理、人事招聘等额外工作。密人员在公司占有 举足轻重位置。销售人员把客户信息报备上去要经他之手传给上级，一位秘书面 对着九个部门，各部门每一天报备上去的信息多如牛毛。如果秘书人员的条理性 和效率不高的话，那么整个工作的流程都会随着他