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高级秘书、助理和办公室行政统筹管理.ppt397页

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档案起源 档案的产生与文字有密切关系,它是人类社会发展到一定阶段的必然产物。 档案演变 古老型载体档案:甲骨、金石、 简牍、缣帛档案。 传统型载体档案:纸质档案。 新型载体档案:感光材料与磁性材料形成的档案,如影片、照片、磁带、磁盘、光盘等。 档案定义 档案含义 档案是国家机构、社会组织和个人 在社会活动中直接形成的,保存备 查的文字、图表、声像及其它各种 方式和载体的历史记录。 档案的来源――国家机构、社会组织和个人;社会活动。 档案的条件――保存备查的历史文件。 第二部分: ◆文书档案管理 档案的收集 档案的整理 归档范围:凡是反映本单位工作、生产活动,有查考利用价值的文件材料,均属归档范围。本单位文件是归档的主体。 归档时间:一般在次年上半年向档案部门移交。 一、档案的收集 归档手续:案卷目录的移交,交接双方签字。 归档案卷的质量要求:遵循文件的形成规律和特点,保持文件之间的有机联系,区分不同价值,便于保管和利用。 一、档案的收集 档案的整理应该充分利用原有的整理基础,保持文件之间的历史联系,便于保管和利用。 整理原则 二、档案的整理 : 年度分类法 组织机构分类法 问题分类法 常用的档案分类法 二、档案的整理 立卷 立卷工作的内容:组卷、拟写案卷标题、卷内文件的排列与编号、填写卷内文件目录与备考表、案卷封面的编目与案卷的装封。 立卷六特征:问题、作者、文种(名称)、时间、地区、收发文单位 二、档案的整理 二、档案的整理 整理方法 装订:按件装订 分类:年度-机构(问题)-保管期限 编号:文件首页上端加盖归档章(全宗号、 年度、保管期限、件号 编目:逐件编目

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