房地产公司档案管理流程详解.docVIP

房地产公司档案管理流程 1、流程概况 流程目的 规范公司档案管理，确保档案管理权责清晰、归档及时、内容完整、保存规范，为公司经营管理留存充分、有效的证据，保证质量管理体系有效运行。 流程范围 适用于档案的收集、整理、分类、利用、归档和处理。 定义 档案：公司日常经营管理工作中形成的具有保存和利用价值的重要资料。 流程主导及 参与小组 综合管理部、财务部、业务部门 部门 职??责 综合管理部 1、负责制订全公司档案管理规范； 2、设立专职档案管理人员，建立安全、保密的公司档案室； 3、以合同连续编号和以加盖印章为关键控制点，在合同生效的同时收集合同（或协议）、及作为合同附件的招标、投标、评标、定标、中标等资料。确保合同（或协议）存档的及时性和完整性； 4、根据公司各项业务进程，编制应归档资料目录，在项目竣工验收后及时收集《土地使用证》、《建设工程规划证》、《商品房预售证》、《建设工程施工许可证》、《竣工备案证》、《大产权证》原件，并接收相关的设计图纸、设计变更、阶段付款、签证变更、预结算资料等等，确保公司档案的完整性； 5、在员工调动和离职时，监督办理相关资料交接手续； 6、负责接收各部门零星文件资料（如：行政类、经营管理类文件）； 7、负责整理、保存、借阅登记和集中处理公司档案。 财务部 1、??指定兼职财务档案管理人员，建立安全、保密的财务档案室； 2、??以收、付款