文书管理制度课题.doc

文书管理实施细则 第一章 总 则 第一条 为确保文书事务正常进行，提高工作效率，特制定本细则。 第二章 管理部门 第二条 公司文书管理由公司行政人事部负责。 第三条 部门文书管理由各部门以本制度为依据处理本部门有关文书，行政 人事部按照本制度要求对各部门文书处理提供指导和审核，对与本制度有出入的文书处理方式，行政人事部有权要求改正。 第三章 种 类 第四条 公司文书是指本公司因工作需要而发生的一切往来公文和内部业务 用书，主要分为业务类和公文类两大类。 第五条 适用于本公司公文的种类及适用范围主要为： （一）、决定：对某些问题或重大行动做出安排，用决定； （二）、决议：经过会议讨论通过，要求贯彻执行的事项，用决议； （三）、通知：颁布规章制度，工作计划、总结；转发上级部门和批转下级部门的公文，传达要求下级部门办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项有通知； （四）、请示：请上级部门指示和批准，用请示； （五）、报告：向上级机关汇报工作，反映情况，用报告； （六）、通报：表扬好人好事，批评错误，传达重要情况以及需要所属各部门知道的事项，用通报； （七）、批复：答复请示事项用批复； （八）、函：平行的或不相隶属的企业之间互相商洽工作，向有关部门请示批准等询问和答复问题有函； （九）、会议纪要：传达会议议定事项和主要精神，要求有关部门共同遵守执行的，用会议纪要； （十）、其它非日常用公文。 第六条 适用于本公司的业务用书种类及适用范围主要为： （一）、合同书。本公司与其他组织之间设立、变更、终止民事权利义务关系等方面的所有协议，包括分包、承包、采购等，用合同； （二）、结算书。在依据合同的规定履行完全部权利和义务之后，要求进行支付时，用结算书； （三）、请领款单。开支各项费用，须向公司申请款项时，用请领款单； （四）、支付证明单。报销各项费时，用支付证明单； （五）、材料申购单。施工过程中耗用原材料、辅助材料、构配件、零件、半成品需向公司申请时，用材料申购单； （六）、工作联系单。部门之间需要协调配合时，用工作联系单； （七）、表格。根据业务需要，用编制的各类型表格。 第四章、要素及标识规则 第七条 公文要素为眉首、主体、版记三部分，由版头、份号、密级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、发文机关署名、成文日期、印章、印发传达范围、主题词、抄送机关、印制版记17个要素组成，置于公文首页红色反线以上的各要素统称眉首，置于红色反线（不含）以下至主题词（不含）之间的各要素统称主体，置于主题词以下的各要素统称版记。 （一）、眉首 1、公文份号。公文印制份数的顺序号，用小四号黑体字标注于公文首页左上角，使用6位阿拉伯数字在密级标识区域的上一行标注，如：某份文件份号为“000068”说明这份文件是总印数中的第68份，秘密公文应当标明份号，一般性文书可不标明份号。 2、秘密等级。公文的秘密等级，用小四号黑体字标注于份号下方，两字之间空一字，如需同时标识秘密等级和保密期限，秘密等级和保密期限之间用”★”隔开，五角星之前标密急，五角星之后标期限，如：机密★20年。 3、紧急程度。应当用小四号黑体字标注在版心右上角第一行，两字之间空一字。 4、发文机关标识。即版头，由发文机关全称或规范化简称加“文件”二字，用加粗华文中宋一号字体居中印在文件首页上部，例如：广州市永红水电装修工程有限公司文件。 5、发文字号。发文字号由发文机关代字、年份和序号组成，发文字号用四号仿宋体字标注于版头左下方，与“签发人”相对应，年份、序号用阿拉伯数字标识，年份应标全称，用六角“[ ]”括入，序号不编虚位（即1不编为O01），不加“第”字，如永字[2009]1号。 6、签发人。上报公文需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧，发文字号居左空1字，签发人姓名居右空一字，“签发人”用四号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用四号楷体字标识签发人姓名。 （二）、主体 1、公文标题。红色反线下空一行，由发文机关名称、公文主题（事由）和公文种类三个部分组成，除三个部分外，在发文机关名称与公文主题之间加个介词（如：“关于”、“对”、“在”、“为”、“给”等），在公文主题与公文种类之间加一个结构助词“的”字，如：“广州市永红水电装修工程有限公司关于实行《文书管理管施细则》的通知”，其中：“广州市永红水电装修工程有限公司”是发文机关名称，“关于”是介词，“实行《文书管理实施细则》”是公文主题，“的”是结构助词，“通知”是公文的种类，标题除发布制度性文件可加书名号外，不允许用标点符号，公文标题用三号加粗宋体字居中在公文首页红色横隔线之下、正