会展现场服务与到管理方案.doc

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展会现场服务与管理方案 一、展会现场服务与管理机构设置 展览办公室:全面负责展览会现场的相关事宜,包括展品运输和通关、展台搭建与施工、现场服务、协调个展区管理工作等。 客户服务中心:负责展台搭改建、展品装卸、现场广告、物品租赁、水电、商务服务、宽带上网、翻译和礼仪等 证件服务中心:负责运输人员、施工人员、参展商、专业观众以及机构工作人员的证件事宜 保卫办公室:负责制定现场安全保卫方案,维护现场秩序,开展防火、防盗等安全保卫工作,处理各类治安和突发事件。 接待办公室:接待领导和个团组参观大会事宜,负责展览期间嘉宾及代表团的食宿安排和接送等工作 宣传中心:负责展会宣传及新闻工作。 公众服务办公室:负责展会餐饮供应,负责办公物资的供应,以及现场邮政、银行、通信设施等的落实。 二、观众现场服务与管理 阶段 工作内容 展览前 结合本次展览会的实际情况,设计最合理有效的展览观众调查问卷,从而获得有价值的参考信息。 针对预注册观众调查问卷进行统计分析,从而使我们获得准确的观众反应。 对确定的调查问卷进行排版制作及印刷。 观众胸卡及挂绳的设计,入场券、广告印刷、宣传册印刷。 注册登记台所需表格和设备的准备,注册流程的标识。 提前对现场服务人员进行分工和专业培训及有效的管理。 为展览配置统一着装,规范服务人员礼仪。 展览中 现场观众注册登记及观众信息的采集、录入、处理 设置足够的登记台和填表台,注册和登记处应有显著标志,便于观众及时找到并办理现场注册手续。 观众登记信息的及时收集、汇总。 展览出入口的门禁管理 在展览出入口配置手持无线数据采集器,识别观众信息。 展览指示标识管理 在展厅出入口处及展厅内部设置清晰的标志物,帮助观众了解展览布局,找准方向。 展览后 处理展览现场采集的观众的信息数据 调查问卷内容的录入和分析 通过与观众信息的结合,对调查问卷的内容进行统计,及意见提取,可以了解观众的需要。对此次展览会的效果做出更准确的判断,同时也利于下一届展览的准确定位和有效宣传。 展览信息数据的统计分析报告 通过数据库存分析,为展览组织者提供观众的基本信息需求信息、行为信息等信息报告。 展后信息管理与回访 向展览组织者提供完整的买家信息数据库 对专业观众回访,方式包括:信函邮寄、e-mail、传真等,内容包括展后满意度调查、下届参观意见等。可以对观众登记的各种联系方式加以确认,进一步提高所搜集信息的质量。 一参展商现场的管理与服务 (一) 参展商的等级报到:包括登记、报道及会刊等资料的领取。 (一)搭建服务。由我展会组织方提供本次展会的主场搭建商,主要负责展厅内的水电气等动力设备的预定及安装、标摊搭建、展展厅公共服务设施的搭建等。此外,主场搭建商还要提供标摊改建、特装搭建、紧急加装、撤展等多项服务。 特装搭建商由展会的参展商自行选择,同时特装展位搭建商要严格遵守展会的相关规定,如限定搭建高度、要求使用防火材料等。 (二)物流服务。A企业的展品到达展览所在地港口后的运输和尽管服务 ——展品到达展览目的地后处理相关文件。 ——将企业的展品从展览目的地的各口岸送至展览现场存放地。 ——进馆前存放展品并在开馆后送至展位。 ——帮助参展商开箱并安放重件。 ——运送空箱和包装材料至场馆现场存放点保存。 B.进馆现场服务 ——帮助卸车并将展品送至展位 ——帮助参展商开箱并安放重件 ——运送空箱和包装材料至展馆现场存放点保存。 C闭关现场服务 ——帮助参展商在展览期间保存包装材料并在展览结束后将其运回展位。 ——帮助参展单位装箱并送至展厅门口。 ——帮助参展单位将展品运至展厅门口撞装车。 D闭关现场服务及回运展品离开展览目的地前的运输 ——帮助参展商在展览期间保存空箱并在展览结束后将其运回展位 ——帮助参展单位装箱并将其运至展览所在地口岸。 ——办理展品回运有关手续。 (三)其他服务 1.租赁服务。本次展会的租赁服务由主场搭建商负责,主要提供租赁的物品和设备有特殊展具、展示屏幕、通信设施。 2.保险服务。本次展会为参展商办理展览会取消险、运输险、火险、人身事故险、个人财产丢失险、医疗保险。 3.广告服务。为给参展商提供充分的展示空间,我筹办委员会为参展商提供形式多样的广告服务,包括展览会刊、行业杂志、网站刊登有关报道。展览现场的条幅、多媒体广告屏幕、广告牌。 4.商务活动。组委会为参展商提供会议服务、翻译、打字、打印、复印、票务、酒店

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