工程监理档案、资料管理办法(2015新).docVIP

湖州市中立建设工程监理有限公司 工程监理档案、资料管理办法 第一条 为了加强对公司档案资料的管理，有效的收集、建立、保管和利用工程文件档案，确保公司质量管理有效运行，提高工程管理的整体水平，根据《建设工程文件归档规范》GB/T50328—2014和《建设工程监理规范》GB50319—2013及相关档案管理等法律、法规的规定，结合本公司实际、制定本办法。 第二条 本办法所称的公司档案，是指公司在质量管理过程中，工程监理活动中直接形成的，具有保存价值符合城市建设档案要求的文字，图表、声像等各种载体的文件材料。 第三条 根据公司质量管理的要求，公司各职能部门应及时整理对本部门的文件和质量管理中产生的各种质量记录，在隔年1月底移交公司资料室，进行归档。 第四条 公司现有的和新近购置的外部技术文件作为资料，由公司资料室进行登记、编号、编录台帐。 第五条 监理部应根据各类监理人员岗位职责和公司要求，对工程监理实施过程中产生的质量记录认真收集整理，并按以下程序在监理项目竣工验收合格后的15天内移交公司资料室进行归档。 （一）专业监理工程师整理、编册； （二）总监理工程师根据《建设工程监理规范》（GB50319—2013）和《建设工程文件归档规范》GB/T50328—2014及公司归档要求对资料进行审核，合格的移交公司总师室复核并做好移交手续。 （三）打印资料一律由公司资料室进行整理归档，采用电子文件或光盘存档保存。 第六条 监理部移交公司的工程监理档案的内容及组卷顺序（按附表1） 监理文件移交城建档案馆的工程监理档案的内容（见附表2） 监理部移交建设单位的工程监理档案的内容（见附表3） 监理工程文件的归档范围和保存单位（见附表4） 监理档案文件、资料的组卷要求： 1、及时收集、整理，以防资料散失，移交的档案资料要求完整、准确、系统。 2、资料的形成应与工程建设同步，确实反映实际情况，杜绝事后补做的现象。 3、资料、文件要求字迹清楚、图面整洁，签字手续完备，并且要求是原件（如无法提供的，对抄件和复印件应注明原件放何处，经办人签字、单位盖章）。 4、组卷应遵循工程文件的自然形成规律和工程专业的特点，保持卷内文件材料的有机联系，组成一册或若干册有机联系的集合体，具体可按以下要求： 1）、监理及文件按单位工程、分部工程、专业、阶段等组卷，群体工程项目的统一监理文件资料汇总组卷。 2）、如果文件材料不多，可按上述排列顺序组成一册或将文字图纸保组成一册。 3）、如果文件材料较多，文字材料可按上述顺序组成若干册，但应保持文件的有机联系。 4）、文字材料按事项、专业顺序排列。同一事项的请示和批复，同一文件的印本和定稿，主件和附件不能分开，并按批复在前，请示在后，印本在前，定稿在后，主件在前，附件在后的顺序排列。当案卷内既有文字材料又有图纸时，文字材料应在排在前面，图纸应排在后面。各种文字材料排列印本在前，定稿在后；审批文件在前，申请文件在后。在上述前提下，按时间先后排列为宜。 5）、案卷不宜过厚，文字材料卷厚度不宜超过20mm，图纸卷厚度不宜超过50mm。 5、案卷编目： （1）、编制卷内文件页码应符合下列规定： 1）、卷内文件均按有书写内容的页面编号。每卷单独编号，页号从“1”开始。 2）、页号编写位置：单面书写的文件在右下角；双面书写的文件，正面在右下角；背面在左下角。折叠后的图纸一律在右下角。 3）成套图纸或印刷成册的文件材料，自成一卷的，原目录可代替卷内目录，不必重新编写页码。 4）、案卷封面、卷内目录、卷内备考表不编写页号。 （2）、卷内目录的编制应符合下列规定： 1）、卷内目录排列在卷内文件首页之前，式样宜符合归档规范附录C的要求。 2）、序号应以一份文件为单位编写，用阿拉伯数字从1依次标注。 3）、责任者应填写文件的的直接形成单位和个人。有多个责任者时，选用两个主要责任者，其余用“等”代替。 4）、文件编号应填写文件形成单位的发文号或图纸的图号，或设备、项目代号。 5）、文件提名应填写文件形成标题的全称。 6）、日期应填写文件的形成日期或文件的起止日期。 7）、页次应填写文件在卷内所排列的起始页号，最后一份文件应填写起止页号。 8）、备注应填写需要说明的问题。 （3）、卷内备考表的编制应符合下列规定： 1）、卷内备考表排列在卷内文件的尾页之后，式样宜符合归档规范附录D的要求。 2）、卷内备考表应标明卷内文件的总页数、各类文件页数或照片张数及立卷单位对案卷情况的说明。 3）、立卷单位的立卷人和审核人应在卷内备考表上签名；年、月、日应按立卷、审核时间填写。 （4）、案卷封面的编制应符合下列规定： 1）、案卷封面印刷在卷盒、卷夹的正表面。也可采用内封面形式。案卷封面的式样宜符合归档规范附录E的要求。 2）、案卷