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行政机关公文种类及写作要点 市政府办公室王海运 一、公文的种类 （一）党的机关公文种类有14种，即：决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要 （二）国家行政机关公文种类有13种，即：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。 以上党政机关的公文文种被称为法定公文文种。机关中还有一些其他常用的应用文种，如计划、总结、方案、细则等，它们不是法定公文文种。 二、文种的使用范围 （一）命令（令） 适用于依照有关法律：1.公布行政法规和规章；2.宣布施行重大强制性行政措施；3.嘉奖有关单位及人员。 （二）决定 适用于：1.对重要事项或重大行动作出安排；2.奖惩有关单位及人员；3.变更或者撤消下级机关不适当的决定事项。 （三）公告 适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。 （四）通告 适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。 （五）通知 适用于：1.批转下级机关的公文；2.转发上级机关和不相隶属机关的公文；3.传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项；4.任免人员。 （六）通报 适用于：1.表彰先进；2.批评错误；3.传达重要精神或者情况。 （七）议案 适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。 （八）报告 适用于：1.向上级机关汇报工作；2.反映情况；3.答复上级机关的询问。 （九）请示 适用于向上级机关请求指示、批准。 （十）批复 适用于答复下级机关的请示事项。 （十一）意见 适用于对重要问题提出见解和处理办法。 （十二）函 适用于：1.不相隶属机关之间商洽工作；2.询问和答复问题；3.请求批准和答复审批事项。 （十三）会议纪要 适用于记载、传达会议情况和议定事项。 三、公文写作要求 《国家行政机关公文处理办法》第五章第二十五条第二项指出，草拟公文要求做到“情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。” （一）材料可靠，情况确实。所谓“情况确实”，也就是要求公文的材料从来源上检查要真实、准确、可靠，从表述上评价要确切恰当，合乎分寸。要做到这一点，在材料的准备上一般要抓好四个环节的工作：占有、筛选、核实、加工。 1.详尽占有材料。（1）平时积累，就是积学储材。平素注意学习、观察积累，用时才能厚积薄发。（2）受领任务后，查阅文件，搜集资料。（3）构思之前，实地调查，掌握第一手情况。实践证明，组织召开座谈会、调查会是一种快捷而有效的方法，不仅可以核实已掌握的材料，而且可以发现新问题、新经验、新动向。 2.严格筛选材料。筛选材料，贵在一个“严”字，重在一个“新”字。主要是根据以下三个标准： （1）材料的相关性。与公文主旨有关联的材料，取；无关的材料，舍。与表现主旨、说明观点十分有力、紧密相关的材料，要详，要具体、充分；与表现主旨、说明观点虽有关系、必不可少，但是关系又比较一般的材料，要略，要概括。 （2）材料的典型性。也就是指材料的代表性，只有筛选出典型性的材料，使用最有代表性的材料，才能使公文的观点鲜明，主旨突出，增强内在的说服力。所谓“七分材料三分写”，指的就是材料的质量对于整篇公文质量的重要作用和影响。 （3）材料的新颖性。应先注重选用那些在现实发展中出现的新材料，可以是新形势下出现的新情况、新问题、新矛盾，也可以是亟待重视的新典型、新经验或者需要摄取的新视角、新观念、新思路、新见解。应当注意到一个时期领导和群众所关心的“热点”、“难点”、“敏感点”，也往往是行政领导研究工作的“兴奋点”、“新鲜点”。惟新颖，才引人。 3.认真核实材料。一切虚构的、生编乱造的、未经核实的材料，包括情况、数字、引文等都不能用于公文。 4.合理加工材料。实际操作中可以对材料进行三个方面的加工： （1）适体剪裁加工。通读材料，将交待过多、议论过多的无关的描述、啰嗦的废话去掉，套话、空话删除；变换体裁角度，将描写、抒情及无必要的议论改写为叙述或说明，在表达方式上变“曲笔”为“直笔”，直述不曲才适合公文体式。 （2）合并提高加工。同一问题，散见于若干材料中，可以摘取概括，变为概述，或者保留一个“点”的材料，把其他相似材料综合成“面”，点面结合。 （3）文字润色加工。进一步提高材料质量。 （二）主旨突出，观点明确。主旨，就是用意和目的；观点，就是主张或见解。所谓“观点明确”，也就是要求公文的主旨所针对的主题对象清楚、准确，所表达的目的、意图十分鲜明。主旨应具备以下三个条件： 1.正确。要符合上情（路线、方针和法律、法规，政策、规定和上级精神、领导意图），符合下情（准确反映客观实际情况）。 2.集中。一件公文只能有一个主旨。 3.鲜明。 （三）直述不曲，表述准确。表述