秘书工作课件三发文处理.ppt

②受文机关/主送机关 主送机关，是主办、答复或者执行任务的机关，也是承办、落实的单位，是行文的对象；普发性公文的主送机关的隶属、类别关系要分清楚，区别层次、关系准确地点好标点符号；下行文中的“批复”，一般只能一个主送机关；上行文中，主送机关也只能一个，特别是“请示”、“报告”，双重领导的另一个上级机关可用“抄送”形式来解决。主送机关的位置，在标题之下、正文之前，左侧，单独要行，顶格书写。 抄送机关 抄送机关,是公文涉及的有关机关，或者需要协助承办、或者需要知道、掌握公文内容情况的机关。它不要滥用，以免造成人力、物力、财力上的浪费。抄送机关的位置，在公文末页低端，要区别层次、关系准确地点好标点符号。 ③正文 导语，正文的开头。它开门见山简要说明发文的目的、根据。 行文，正文的中间部分。它阐述发文的事项。 结语，正文的结尾。它总结全文，加深对全文主旨的理解，交待公文的贯彻执行的要求（时间的限制、信息反馈和联系的方式方法等）、注意事项，等等。 ④发文机关署名 关于党的公文：《中国共产党机关公文处理条例》第八条规定，发文机关是公文的作者，俗称落款，一般使用机关名称全称。发文机关的位置写在正文下边偏右起，日期之上，并与正文间隔一定的距离。 关于行政公文：不署机关名称。 ⑤日期和用印 日期，表明公文发出（决定）生效的时间。成文日期以负责人签发日期为准，联合行文以最后签发机关负责人签发日期为准，电报以发出日期为准。日期一律写全称，一般用汉字书写。 用印，就是加盖公章，是公文生效、取信的凭证。公文除“会议纪要”和用电报形式发出的以外，应当加盖印章。联合上报的公文，由主办机关加盖印章；联合下发的公文，发文机关都应当加盖印章。印章一般盖在成文日期上，上不压正文、下要骑年盖月，把章盖正。 ⑥附件 附件，随正文文件转发、报送的文件，随正文文件颁布的制度、办法、规章以及报表、安排、说明等材料。要把附件的名称、件数、页数标注在主件上。附件标注的位置，在正文之下空一行，发文机关上面的左侧，空两格书写。附件与主件一般要装订在一起；如果不能装订在一起的，应该在附件的首页左上角注明主件的发文字号和附件的顺序号。 ⑦附注 附注，是正文其他需要说明的事项。如：“此件发至县团级”；“此件登政报”；“可登党刊”；等等。附注标注的位置，在成文时间之下空，一行左侧空两格，用圆括号括起来注。 （三）版记 版记，是对公文格式中主题词以下各要素的统称。它主要包括：主题词、抄送、印发机关、印发时间、印制份数等。 1、主题词 主题词的标识位置，在成文日期下方、抄送上方。“主题词”三个字用黑体。主题词采用主题词标引与档案分类标引相结合的方法标引，分为高层次和底层次两级。高层次主题词为第一个主题词；其后为底层次主题词，一般标引两个至三个。 2、抄送 主送机关以外需要告之公文内容的上级、下级和不相隶属关系单位，要注意区分上、平、下级和不同类别，如党、政、军。 3、印发机关和印发时间 印发机关和印发时间的标识位置，在抄送机关之下（如无抄送机关原在主题词之下）占一行位置；用3好仿宋体字。印发机关左空一字，印发时间右空一字。印发时间以公文付印日前为准，用阿拉伯数字标识。 4、印制份数 印制份数的标识位置，在印发时间下面，标明“共印×××份” 5、翻印机关和翻印时间 2000年制定的《江西省国家行政机关公文处理办法》第八章第四十八条规定：上级机关的公文，除绝密级和注明不准翻印的以外，下一级机关经负责人或者办公厅（室）主任批准，可以翻印。翻印件必须在印发机关和印发时间下一行注明“翻印机关和翻印时间”，并在下一行注明翻印的用途“发至×××”，以示为什么要翻印，翻印的去向，区别“此件并非原件”。 翻印机关和翻印时间 “国务院办公厅关于发布《国家行政机关公文处理办法》的通知”（国办发[1993]81号）的版记： 主题词：公文 管理 办法 通知 ————————————————————————————— 国务院办公厅秘书局 一九九三年十一月二十七日印发 ————————————————————————————— 江西省人民政府办公厅秘书处 一九九三年十一月二十七日翻印 ————————————————————————————— 发至县 共印一四七0份 二、行文程序 1、文件草拟（用发文单） 文件草稿的来源大致有三个方面： 一是机关领导亲自拟稿。 二是秘书拟稿。 三是机关所属部门代拟稿。 是否由机关某部门代拟行文稿 第一，可以在上级文件传阅卡中的领导批示中指定。 第二，可以由机关领导通过碰头会的形式来决定。 第三，可以由主管领导授意来决定。 2、核稿