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酒店采购管理手册5.31.doc 57页

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酒店采购管理手册*******有限公司酒店开发中心2011年月 酒店采购管理手册事项 内容与要求 成果 主责 参与 审批 酒店前期成本管理 1.酒店总经理到位后1个月被完成HOE产品清单编制; 附件1:《酒店开业HOE类别清单》 附件2:《酒店开业HOE采购计划表》 附件3:《酒店开业HOE采购计划审批表》 酒店开发中心 酒店管理方 业主代表 酒店开发中心总经理 执行副总裁 执行总裁 2.酒店管理公司根据开业HOE清单编制HOE预算,并报业主审批; 3.酒店开业HOE预算批复后,酒店现场管理团队启动HOE采购计划计划及审批。 酒店HOE标准配置 1.酒店HOE类别共44项,标准配置按五星级、四星级、经济型分类; 附件1:《酒店HOE类别清单》 附件2:《酒店HOE标准配置清单》 酒店开发中心 业主代表 酒店开发中心总经理 成本控制中心总经理执行总裁 2.酒店开发中心各部门参与编制HOE标准配置表,并报公司领导审批通过后执行,每半年完善修订一次; 3.酒店HOE标准配置作为宝龙酒店开业HOE清单编制和审核的重要依据。 酒店HOE招标采购 1.酒店筹建开业HOE采购按计划应在拟开业时间前3个月启动; 附件1:《邀标单位资质审批表》 附件2:《招标文件与招标合同审批表》 附件3:《定标审批表》 附件4:《中标通知书》 酒店开发中心采购部 酒店现场管理团队 业主代表 酒店开发中心总经理 成本控制中心总经理 执行副总裁 执行总裁 招标决策小组 2.单项预算5万元以上由酒店开发中心采购部执行采购,5万元以下由酒店现场采购团队执行采购; 3.采购执行按照招标前准备-入围单位选择-招标文件起草审批-发标、回标、开标-评标-澄清及洽商-定标的流程执行; 4.定标后按合同金额不同确定合同签署单位,20万元以上总部签订合同,20万元以下酒店现场签订合同。 酒店采购管理手册事项 内容与要求 成果 主责 参与 审批 酒店供方合同全程管理 1.酒店类物品采购合同需编制标准版本,应含通用条款、专用条款、产品清单及技术标注三部分,标准版本合同经审批后执行; 附件1:《招标文件与招标合同审批表》 附件2:《酒店类物品采购合同管理台账》 附件3:《酒店类物品采购标准合同》 附件4:《酒店类物品战略采购协议标准版本》 酒店开发中心采购部 酒店现场管理团队 业主代表 酒店开发中心总经理 成本控制中心总经理 执行副总裁 2.招标文件应包含合同一并发出,定标后采购执行单位负责起草和传递合同审批; 3.合同签订后,由采购执行单位留存合同并建立合同台账,跟踪流转合同付款,并如实记录。 酒店供方战略采购 1.实施战略采购前,需完成各酒店物料使用情况调研,并作汇总分析; 附件1:《酒店类物品战略采购协议标准版本》 酒店开发中心采购部 酒店现场管理团队 业主代表 酒店开发中心总经理 成本控制中心总经理 执行副总裁 执行总裁 2.采购执行按照招标前准备-入围单位选择-招标文件起草审批-发标、回标、开标-评标-澄清及洽商-定标的流程执行; 3.定标后总部签订战略采购协议,各酒店根据协议分别与合作单位签订合同; 4.酒店开发中心定期对各酒店战略采购事项执行情况做稽核,每年回顾战略采购协议到期情况,并完成协议更新。 酒店采购管理手册 事项 内容与要求 成果 主责 参与 审批 酒店HOE采购样品管理 1.酒店HOE采购启动前需明确样品报送要求,连同招标文件一起发出; 附件1.:《样品接收/退还记录表》 附件2:《酒店HOE采购封样记录表》 酒店开发中心采购部 酒店现场管理团队 业主代表 无 2.样品接收、评价、退还均需留有书面记录,并按实清点; 3.采购定标后,酒店现场需与招标单位逐项确认供货样品,并封样,封样需留存封样记录作为合同补充文件; 4.酒店筹建HOE采购结束后,酒店方需建立HOE样品库,统一陈列,并造册登记。 酒店日常营运采购监管 1.酒店日常营运采购监管分为采购数据监控和采购实施定期稽核两种方式; 附件1:《酒店营运重点产品采购月报表》 附件2:《酒店营运采购稽核检查大纲》 酒店开发中心采购部 酒店现场管理团队 业主代表 酒店开发中心营运部 酒店开发中心总经理 2.酒店每月5日前填写酒店营运重点产品采购月报表,报至酒店开发中心,酒店开发中心针对异常情况出具改进意见; 3.酒店开发中心每季度对集团所属酒店做一次日常营运采购稽核检查,稽核评价报告经酒店开发中心总经理签批后反馈至被稽核酒店; 酒店采购管理手册事项 内容与要求 成果 主责 参与 审批 酒店成本计

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