120万吨年精细化学品示范项目投资合同管理规定.doc

化工有限责任公司120万吨/年精细化学品示范项目 项目合同管理规定 部 门 姓 名 签 字 日 期 批 准 编写 姓名： 校核 签字： 日期： 审核 审核 审核 审核 审核 程序修改记录 版本 日期 章节 页码 修改说明 A 首次出版 目 录 1. 定义 4 2. 目的 4 3. 适用范围 4 4. 上游和参考程序文件 4 5. 程序责任部门和主要相关部门 5 6. 管理原则 5 7. 管理职责与分工 6 8. 程序规定 7 9. 记录或文件产品 15 10. 附件 15 附件一 合同类别代码和文件分类信息编码 15 附件二 合同签订流程图 17 附件三 合同变更流程图 18 定义 公司：指化工有限责任公司（项目公司）。 合同：指公司以自身或委托人名义与供应商之间签订的旨在设立、变更、终止权利义务关系的协议。 业务部门：指负责为公司采购工程、服务、物资、资产和其他的部门，包括设计部、施工管理部、公用工程部、生产准备部、各装置项目部。 采购组织：指为完成采购任务而设立的采购小组、供应商资格评审小组、评标委员会、变更小组、索赔小组、争议处理小组等组织。 变更建议：指供应商按规定格式对潜在变更提出的建议性文件。 变更令/结算文件：指公司向供应商发出的经双方/三方签署的合同补充文件，该文件是修改工期、合同价格/合同条款及附件的唯一手段。 索赔：指供应商因非自身原因所造成的工期延误或费用增加而向公司请求给予工期或费用补偿的一种权利。 反索赔：指公司因供应商违约而造成的损失向供应商要求赔偿损失的一种权利。 追索：当供应商提出的索赔是因第三方责任引起时，公司可根据其与第三方之间的合同约定向第三方要求赔偿损失的一种权利。 授权人：指被授权批准（包括业务授权或财务授权）某一范围业务的人员。 目的 为规范项目合同管理，建立和完善公司合同管理体系，明确合同管理部门和责任人，保证合同履行质量，提高效率， 主要相关部门：财务部、业务部门 管理原则 公司对各类合同实行“统一管理、归口承办”。 6.1统一管理（金融机构借款合同、员工聘用合同除外）： 控制部为公司合同管理的归口部门，并对业务部门合同承办、执行提供业务指导和监督。 合同谈判以控制部为主，并负责组织集团和公司相关部门组成合同谈判小组进行； 合同标准文本由控制部参照集团公司以及相关行业合同范本编制； 合同技术条款和附件由业务部门编制，商务条款由控制部编制，并由控制部组织统一会审； 合同编号、装订、签订、分发由控制部负责； 合同执行完毕后由合同执行部门移交公司文档部门。 6.2归口承办： 各部门承办本部门负责的业务范围内合同的签订、执行管理。具体分工如下： 设计部：工艺包设计、总体设计、基础设计、详细设计、地质勘探、立项、可研等与设计相关技术服务类合同； 机电动力部：成套设备采购、与基本建设相关的大宗材料采购、加工承揽、物资运输及与装备相关的技术服务类合同； 施工管理部、公用工程部：项目管理服务、工程监理、工程承包及与施工相关的技术服务类合同； 安全质量环保部：安评、环评、土地征用、水土保持、水资源论证、节能评估、环境监测、项目选址、地质灾害、地震、职业病危害等相关的前期支撑性文件所涉及的合同； 控制部：造价咨询、项目管理软件采购合同； 财务部：审计、评估及其他技术咨询类合同； 行政部：办公、生活设施采购合同；技术咨询及其他类合同。 管理职责与分工 7.1 控制部职责 负责项目合同统一管理，依据集团公司合同文本组织制定公司的合同标准文本； 负责编制项目合同商务内容，审查条款的合法性、合规性； 指导、监督合同承办部门，建立必要的客户资信档案，参与重大合同单位的资信调查活动； 负责合同谈判工作； 负责控制部相关合同的起草、承办工作； 建立并健全合同的档案管理工作，统一编号、装订、签订、归档、分发，建立合同管理台账； 督导检查合同承办部门在其审批权限范围内合同的履行情况； 审查合同履行中变更、索赔、解除事项； 负责合同专用章、总经理签名章的管理。 7.2 业务部门职责 组织招标文件中合同技术主要条款的起草； 参与合同谈判工作； 负责合同技术条款、专业技术附件的起草并对合同全部条款负责； 提交合同会审、催办、修改及会审单的归档工作； 负责合同的履行、变更、解除等相关事宜； 负责所签合同的纠纷处理事宜； 负责建立必要的客户资信档案，组织重大合同单位的资信调查活动。 7.3 财务部职责 负责对各类合同所涉及税务发票的种类、提交时间及税款的缴纳方式进行会谈、会审并提出要求； 负责对外提供的银行保函额度、有效期、出函银行提出建议； 负责所接收银行保