高级商务公文写作训练讲义版.ppt

改变 —— 才能更好地生存 ! 什么是公文 公文一般指行政机关：是行政机关在行政管理过程中所形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。 ----《国家行政机关公文处理办法》 什么是商务公文？ 机关、团体、企事业单位之间，正式行使的具有规范格式和行文关系的公文。（文件） 制发文件的程序和流程是： 草拟 部门内审核 会签 审核 签发 部门内复核 登记文号、打印 用印 登记 分发、办理 存档 行政公文的格式 主要的公文种类 命令：机关及其负责人颁布的，是具有强制执行性质的公文。 议案：国家人大或常委会向大会提出，并请求大会予以审议的文书。 决定：用于对重要事项或重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤消下属机构不适当的决定事项。 通知：用于批转下属机构的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下 属机构办理和需要有关单位周知或者共同执行的事项，任免人员。 公告：用于向国内外宣布重要事项或者法定事项的公文。 通告：用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。 通报：用于表彰先进、批评错误、传达重要精神或者情况。 报告：用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关询问。 请示：用于向上级机关请求指示、批准。 批复：用于答复下属机构的请示事项。 意见：适用于对重要问题提出见解和处理办法 。 函：用于不相隶属单位之间商洽工作、询问和答复问题，向有关主管部门请求和答复审批事项。 会议纪要：用于记载、传达会议情况和议定事项。 工作计划、总结、意向书、合同书、简报、说明书、请柬、各种法律文书等 商务公文范本 1、公文格式（示范） 2、主要公文说明 商务公文写作注意事项 1、?名称 通稿统一 、排列有序、使用简称 2、?数字规范 公文中的数字，除成文时间、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。 　　党的公文用阿拉伯数字书写成文日期。不标明主送机关的普发式公文（决议、决定、条例、意见、规章等）加括号标注于标题下方居中位置。 　　年份一律使用公历年份的全称，如1978年、2003年不能略为78年、03年。 　　同一文件中同类数量的表示方法应前后一致。 3、?计量单位的规范（不要混用） 4、注意加盖印章时,要求印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法。印章应距正文2--4mm，以防止添加文字。 5、一般在“请示”公文中要有附注，应当加圆括号标注即： （联系人：*** 联系电话***） 6、主题词的使用：必须按照主题词表标注，不是从标题中挑几个关键词，而是要从整个文章的宗旨去确定主题词。 商务公文写作注意事项 7、主送机关　顶格，后加冒号。少数直接面向社会或全体的文件可省略主送机关。　该要素要注意主送机关之间的排列顺序和标点符号的使用。 从系统的角度说，应按党→政→军→群的顺序排列，县四大家领导班子排序应为：县委、人大、政府、政协；从级别的角度说，应按由高至低的顺序排列。不同系统、不同级别的主送机关之间用逗号隔开，同一系统、同一级别的主送机关之间用顿号隔开。如：以县委和县委办向下行文的主送机关为“各乡镇党委，县委各部委，县直机关各单位和各人民团体党委（党组、总支、支部），汤泉池管理处党委”各主送机关间用逗号而不是用顿号隔开是因为它们虽处于同一级别但分属于不同系统。　当公文的主送机关为平级机关时，可按公文的内容与主送机关关系的密切程度安排先后顺序。 商务公文写作注意事项 8、附件写在正文下空1行左空2字用3号仿宋体字。 格式为：附件：序号?? +?? 标题?? +?? 件数附件的标题不加书名号，标题与件数空一字距，其末尾不加标点符号。 写作“附件如文”、“附件×份”是错误的。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1 行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。如附件与公文正文不能一起装订，应在附件左上角第1行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件（或带序号）。　　附件不是“副件”，有的对正件起说明、解释和证实作用，有的则用于向上级机关报送或向下级机关批转的附件，此类附件实际是主件。 写作规则 1.在行文时，上行文（对总部、政府以及有关部门）、下行文（对地市分公司）、平行文（对公司其他部门或公司外没有隶属关系的单位）的行文关系，要根据隶属关系和职权范围确定。一般情况下，对上级机关不能越级请示和报告。如果因特殊情况必须越级行文时，应当同时抄送上级单位。 2.上行文时，属于公司总部主管部门职权范