【2017年整理】02记录控制程序.doc

西峡县华洋食品有限公司质量管理体系文件 文件名称 记录控制程序 文件编号 HY-CX/A-02 版本号 A/0 分发号 受控状态 编制人 杨学娟 审核人 批准人 批准日期 2016年5月1日 实施日期 2016年5月1日 目的 对食品质量安全管理体系所要求的记录予以控制。 适用范围 适用于管理体系运行过程中产生的记录。 职责 各部门自行设计记录的版本草稿； 食品质量安全管理小组负责对记录版本的审核； 管理者代表负责审核记录版本的批准； 记录涉及岗位负责填写记录，并对记录的有效性、真实性负责； 人事行政部组织对记录的定制、发放、保存、销毁工作。 控制程序 记录的设计 各部门将本部门的记录设计完成后，交由食品质量安全管理小组审核，经管理者代表批准后方可使用。 记录的编码：HY-JL/A-部门编号-顺序号（01-99） JL：记录的代号，例如：HY-JL/A-RX-01表示西峡县华洋食品有限公司人事行政部第一版，第一个记录。 各部门将本部门的《记录清单》汇总后，由食品质量安全管理小组统一编码。 记录填写 用笔要求：应用圆珠笔、钢笔、油性笔填写，铅笔填写无效； 记录应如实填写，做到及时和真实； 记录的填写要认真、字迹工整、清晰可辨、属实，语言和用词规范，简明扼要； 记录应填写完整，不得缺漏；对于无关的项目和格式内容，应划掉； 不得随意改动，严禁擦、抹、涂，如因手误需要修改的，应在错误处划横线表明数据被删除，并填写正确的数据，同时注明修改者的名字、修改日期； 记录过程中若有特殊情况，表格内容无法准确反映问题的，填写人员应在记录表格“备注”一栏中详细说明； 记录需要对真实性审核的，审核人应签署全名，并清晰易分辨，不允许有姓无名或有名无姓的情况存在。 记录的保存 归档：各部门主管指定专人每月将记录整理、装订，并加填《记录汇总表》，送人事行政部存档，以便日后检索、查找； 保存：记录的保存应注意防尘、防火、防蛀、防潮，避免损坏或丢失，未经批准不得销毁； 借阅：借阅记录时应先填写《文件借阅记录表》，经管理者代表批准后方可借阅，并按期归还； 保存期限：人事行政部按照《记录保存期限表》的要求执行。 记录的销毁处理 超过保存期限的记录，人事行政部填写《文件销毁申请表》，经管理者代表批准后方可销毁； 书面记录通过焚烧方式销毁，电子版文件可直接删除或损毁储存介质（如CD-R，磁盘等）； 如记录需要延期保存需要按照保存要求进行管理，并标识清楚。 相关文件 《文件控制程序》 相关记录 《记录清单》 《记录汇总表》 《文件借阅记录表》 《记录保存期限表》 《文件销毁申请表》 第 1 页 共 4 页