《办公室规范工作解读》.ppt

《办公室规范工作解读》 （含党办） 蔡一帆 2010年3月4日 ;内 容 1、组织机构和职能 2、营造氛围、培育文化 3、制度化、流程化建设 4、扁平化管理和一门制办公 5、办公室与物业管理的关系 ; 一、组织机构和职能 ;机关： ;一级业务单元： ;负责党、政日常文秘工作。 负责信访、保密及机关行政事务等工作。 负责各种会议记录、整理、督办并跟踪会议决定事项落实情况反馈工作。 收集生产经营管理有关信息，组织起草领导交办的重要文稿。（重大事项调研） 承担对外、对内接待活动的联络、安排工作。 总部办公楼日常物业管理的监督、协调工作。 领导人员临时交办的任务。;;负责制订公司一周工作安排、公司大型会议和活动议程，做好相关会务工作。 负责领导日常工作安排的预处理，协调领导与各单位相关工作。 及时处理领导批阅的各类文件（党内文件确保不过夜、不外带）。 负责各类文件的接收、登记、传递、保管、保密、检查、回收、上交。 ;负责公司印章的管理（刻字、启用、销毁）。 组织重大问题、倾向性问题的专题调研。 组织对公司党政重要会议决议、决定事项的贯彻落实情况进行跟踪督办、调查分析。 参与、协调、起草一部分综合性文字材料、领导讲话稿。 负责编写“综合信息”。 组织召开基层党委书记例会、党群部门例会。 负责保密工作。 ;（一）对外接待 负责对外各项接待工作的综合联络、协调、管理及安排实施。 负责上级机关领导来我司检查、指导、听取汇报活动的安排、联络、接待、服务工作。 负责上级各相关单位、同行业技术业务交流的接待、协调、安排工作。 负责各社会团体、企业来我司参观、学习的接待安排工作（包括上级指派的任务）。 ;（二）对内接待 负责各类大型活动的接待安排工作。 负责内部各类会议的会务组织接待工作。 负责协助上级交办的大型活动、会议的接待工作。 负责领导各类宴请活动的安排以及被邀请对家的接待落实工作。 ;（三）外事接待 按外事要求规定执行（邀请函、电起草 报上级批准 发出；接站（机） 酒店安排 会见、宴请 活动安排）。 ;负责总部机关相关行政工作标准、制度、方案的起草，为公司领导提供决策参谋。 负责综合办公楼宇的统一使用管理。 负责零固设备的管理、报废、更新。 负责住宅电话、手机使用费的政策制定及执行管理。 负责公务车辆统一使用管理。 负责督促总部、综合性小区物业管理。 ;总部文书档案管理。 指导各单位文书档案管理。 ;趋势或应做到——综合性档案体系的建立 标志： 档案馆（室）； 财务档案； 人事档案； 荣誉档案； 子公司灭失档案； 工程建设类档案。 ;负责协助董事会秘书做好董事会会议的组织工作、休会期间的各项工作以及议案收集整理、发出工作。 负责协助董事会会议的记录整理工作及董事会会议的决议抄告工作。 日常董事的沟通、联系工作。 ……; 二、营造氛围、培育文化 ;树立三个意识 窗口意识 协作意识 主动意识 ;窗口意识： 对外的窗口，代表企业形象； 对内的纽带，发挥桥梁作用。 仪容仪表 接听电话礼貌用语 服务忌语 首问、首接负责制 用户（来访者）满意承诺制 ;协作意识： 前提——讲大局。 基础——团队精英。 信息上的共享，工作上的补充。 ;协作意识： 对内——无界面协作。 对外——满意服务，投诉为零。 强调团队精神，注重统筹协调。 ;主动意识： 强调激情工作、健康生活。 主动——一种方式、一种态度、一种品质 （待人接物，不分职位高低，不按个人好恶） 倡导：早来一步，晚走一步 坚持：早会制度 ;主动意识： ;;学习能力： 政治学习 管理知识（六西格玛、ERP） 应用文写作 计算机网络等级知识 商务礼仪 本企业管理体系及重要制度、流程 PPT制作 英语简单会话（100句） 贯标体系实用知识 …… ;沟通能力： 对外——待人接物谦和恭谨，不卑不亢； 善于为人处事打交道； 善于有效协调领导与其分管的业务部门、单 位工作关系。 对内——工序服从、坦诚相待，有工序之分、无高下 之别； 倡导互相交流工作心得活动； 倡导每周有一项体育锻炼集体活动。 ;响应能力： 急事急办、日事日清 基层反映的紧急问题、重要信息及时报告、及时跟踪； 文件处理（特别是急需公司解决的），三天有回音，七天有答复； 领导指示、批示，事事有回音、件件有答复。 业务熟悉、流程清晰，达到预处能力提升，加快流转速度，