ERP解决方案既操作手册.doc

一、采购进货入库流程 【1】流程及操作要求说明（采购管理中心执行） 采购员到商家选择货品填写采购单:分为以下两种情况 新品： 采购人员需填写:商品名称、大类、中类、季节、年份、进价、售价(以绵阳最高售价为定价标准)、商家名、柜组、采购市场（如：大成、金荷花、九龙）等信息，要求在一品一商多店销售的货品必须填写在同一张进货单上，并在采购单上填写采购员姓名及联系电话、商家地址及联系电话。（见下示范图） 补货： A、外地店铺：门店主管将当天需要补货的商品填写手工《补货单》，经店铺负责人审核后在晚上 18:30之前,门店主管将手工的《补货单》用微信/QQ的方式发送至对应采购员处。 B本地店铺：采购员与柜组主管走场确定需要补货的商品后，由主管手工填写补货单交对应采购员。 商品打包：送到物流的货品请供应商必须分大类按商家、店铺、柜组打包（包内必须要有相对应的进货单，一大包一单，必须单货同行），并在内小包外写明店名、柜组名、总数量。 货品有差异时：采购员应与物流负责人一起进行核对，并在《进货单》上进行修改、签字，并于次日在商家处要求开具《退货单》或《进货单》，并在单据上说明原因。 物流分货员在货品清点过程中，若发现货品有充款现象，经与采购沟通后不再发往门店的货品，采购员须在当天内将充款的货品手工填写《充款退货单》，次日将货品退回商家，商家在《充款退货单》上签字并注销。 采购单一式三联, 采购联、物流联、财务联。 操作要求 填写进货单字迹工整，不得漏项填写，经办人员必须签字方为有效，且进行单据关键项自检。 采购员填写进货单时，如是新款必须注明“X”及进价和售价，如是补货则无需注明，商品进价有变动时必须在进货单上注明（注明由总经理和董事长确认）。 如是新商家，采购人员必须在进货单的右上角注明“X”，不允许简写商家名称、或用商家所发的货品名称，作为商家名称填写。 商家开错单据，必须由采购部经办人进行修改。 为方便对供应商进行管理及进行供应商等级评价，要求一商多品多店的供应商，在开单时统一名称（如：木村佐滕-马卡、木村佐滕-传承等，商家名统一为：木村佐滕）。 每天市场现采货品的单据交给财务时，不得出现少交、漏交现象，定采的由物流在收到货品的次日10：00前(特价外采的除外)将复印件提供给财务及采购. 定采由采购授权后，物流部负责填写《采购进货单》，需填写:商品名称、大类、中类、季节、年份、进价、售价、商家名、柜组、采购市场（如：大成、金荷花、九龙）等信息，要求在一品一商多店销售的货品必须填写在同一张进货单上，并在采购单上填写采购员姓名及联系电话、商家地址及联系电话。 物流在核对、清点货品时发现问题，当日内反馈给采购员后，采购员必须 10分钟内给予答复（除15:00—17:00外），并且在2日之内处理完毕，并在物流统计的《进货差异单》上回复处理结果（个案特别沟通）。 现采的结算差异必须在2天内处理完毕，并向相关部门回馈处理结果。 商家调库存成本或返点等优惠政策，请采购与供应商提前协商好后通知门店，由采购部提供（或供应商代转交门店负责人）优惠文件或在统一的表格上采购员填写好优惠后价格，再由门店填写数量后，在 1 个工作日内，将双方（供应商、门店）签字确认后的原始单据交给财务进行账务处理，复印件送店铺最高负责人备案。 采购部在市场的现采由采购员现金结账，市场定采的有采购员提供拟付款商家每月8号、18号、28号前与财务统一对账，每月1号、11号、21号集中由财务出纳依据审批流程完整的付款申请单统一付款。 操作奖惩：如有违反以上操作要求处罚 元/处。 【2】流程说明：（物流分货员执行） 收货：物流人员收到货品后，在规定监控范围内，仔细清点收到的总包数并进行登记（未搬家之前面朝摄像头），确认包装是否完好后方可开包点数。若出现包装破损时，应当场清点实数确认无差异后再收货 【1】流程说明：（物流录单员执行） 1.根据采购员填写的进货单上的门店、柜组信息做配货出库操作 A.打开分销管理系统，单击【业务切换】按钮，选择【商店配货】、【配货操作】进入【商店配货单】窗口，单击工具栏上的【新增F4】按钮，选择表头的【商店】、【商店库位】【仓库】，选择正确之后在窗口底部的【商品代码】处输入商品货号，输入完成之后，单击【保存】按钮。并分柜组打印配货单交与分货人员，确认数量无误后单击【发出】按钮，此时总部仓库库存减少。 B.分货人员根据配货单核对实物发现差异时，在配货单上注明差异后，返回录单员修改《商品配货单》信息后，重新打印《商品配货单》交给分货人员再次核对无误后装包。 2. 操作奖惩：如有违反以上操作要求处罚 元/处。 【2】流程说明：（物流分货员执行） 1、上吊牌：根据录单员传递过来的吊牌，对商品上吊牌，吊牌必须与实物相符。 2、核对：检查配货单上的数量与实物