整理版公司文书管理制度样本.doc

五、公司文书管理制度

（一）总则

第一条为保证文书事务正常顺利进行，增进与提高组织管理工作效率特制定本制度。

第二条所谓“文书”是指业务工作上往来公文、报告会议决策、规定、合同书、专利允许证书、电报、各种账簿图表、参照书等一切业务用书与公文。

第三条所有文书归公司所有并收藏，任何个人不得擅自占有。

第四条必要严格保守文书机密。

第五条文书按下列要点处置或办理：

1．凡重要事宜批示、请示、报告、报告、传达、答复等等，一律以“文书”形式进行。所有文书处置都必要以“精确”与“迅速”为原则，必要明确责任。

2．虽然在紧急状况下以口头或电话形式处置事项，事后也必要以文书形式记录下来。

第六条文书管理原则规定如下：

1．文书收发、领取与寄送，原则上由总公司总务部负责。

2．分公司或分支机构文书管理，另有文书管理细则做出规定。

（二）文书收发

第七条到达文书所有由文书主管部门接受，并按下列要点处置：

1．普通文书予以启封，分送各部门。

2．私人文书不必启动，直接送收信人。

3．分送各部门文书若有差错，必要及时退回总务部。

（三）文书解决

第八条文书按机密限度可分为如下几类：

1．绝密。指极为重要并且不得向无关人员泄漏内容文书。

2．秘密。指次重要并且所涉及内容不能向公司内外无关人员透露文书。

表23-7表格登记单

图表

名称

联

数

填制单位

移送

单位

功能

内容

性

质

印制日期

数

量

表格编号

每月用量

1．产品

2

经理室

自存、生管部

产品阐明

产品阐明、

规格订定

各产品

2．工程分析表

2

工程分析

工程原则

3．品检原则

2

品检组

品检原则

领退料名称、

数量

4．领退料单

3

领料人

自存、会计、生管

领料凭证

领退料名称、

数量

凭证

5．原物料库存卡

1

仓库

——

物料管理

原物料耗用状况

账卡

6．耗用月报表

3

自存、会计、生管

对账、

控制

原物料耗用状况

月报

7．库存月报表

3

原物料库存记录

8．制造告知单

7

生管

自存、业务、生产部

派工用

制造阐明、原物料阐明

发工用

9．生产进度表

7

生产进度

10．生产状况表

1

自存

程序控制用

细步进度、

产量控制

工作表

11．竣工报告单

2

自存、经理室

计算成本

原物料工时品质记录

每批报告

12．品检日报表

2

品管

自存、生管

品检状况

各批品检状况

日报

13．品检登记表

1

自存

工作表

3．机密。指不适当向公司以外人员透露内容文书。

4．普通。指非机密文书。如果附有其她调查问卷之类重要东西，则另当别论。

5．传阅。指在我司内部传阅或传达文书。

第九条普通文书解决原则如下：

1．由部门经理以上级别主管，负责对文书进行审视、回答、批办以及其她必要解决，或者由其指定下属对文书进行详细解决。

2．如果遇到重要或异常事项，必要及时与上一级主管获得联系，按上级批示办理。

3．各种关于联事项，必要与各部门商量后方能予以处置。

第十条机密文书解决原则如下：

1．机密文书原则上由责任者或当事者自行解决。

2．指名或亲启文书，原则上应在封面上注明文书所涉及事项要点和发

文者姓名，并由发文者封缄。

3．到达指名或亲启文书，原则上由信封上所指名人启动，其她人不得擅自启封。如果某主管在职务上有权代替来件所指名者，不受本条规定约束。

第十一条文书阅览原则如下

1．某文书被阅览后，阅览者必要签字，表达已经阅览完毕。如有必要，可在文书空白处填写阅览后意见，并转给或交还文书主管。

2．有必要在各部门传阅文书，必要附上“传阅登记簿”，按“传阅登记

簿“规定栏目填写，并最后交还文书主管。

第十二条与各部门关于文书，在解决意见上如果存在分歧，则由文书主管部门出面进行协商，如果不能协商一致，上报或请示上级领导，由上级裁决。

（四）请示审批

第十三条请示审批是公司经营一项重要程序，凡公司经营重要事项，都必要经请示，获得董事会、总裁和常务董事审查、裁决和公文批复之后，方能实行。

第十四条须请示审批事项如下：

1．职务及重要人事安排；

2．各种制度性规定变更；

3．重要契约缔结、解除与变更；

4．诉讼行为；

5．与政府机构关于各种重要请示回执、申请等等；

6．土地、建筑物以及事务所权利购买与转让；

7．大额馈赠、谢礼、以及宣传广告费用开支；

8．分支机构增减与升降；

9．预算与决算事宜；

10．借款与贷款，以及借贷银行开设与变更；

11．重要或高额物品采购，不急用或不需要物品转让或便宜出售；

12．定期或不定期刊物发刊、修改与废除，以及费用开支修订。

13．关于公司经营重要筹划与企划；

14．其她上述未涉及重要事项。

第十五条请示审批者为分公司经理，以及以此为原则拟定主管。

第十六条对请示审批提案文