新编秘书实务 (第5版）课件 第3章　秘书的日常事务工作.pptx

第三章秘书的日常事务工作学习目标引入案例主要内容本章小结案例分析实践训练第三章秘书的日常事务工作主要内容第一节办公环境的管理第二节安排领导日程第三节接打电话与处理邮件第四节印信与保密工作学习提示（一）学习目标1.知识目标了解秘书日常事务工作的内容熟悉工作环境的布置理解领导日程安排的原则2.能力目标掌握接打电话及处理邮件的基本方法掌握印信与保密工作的方法3.素养目标提高审美，品位高雅修心养性，耐心细致工匠精神，精益求精遵纪守法，保守机密电子教案模版配色（1）学习提示（二）学习重点日常事务工作的内容正确处理日常事务工作（三）学习难点日常事务工作的灵活处理引导案例客户的眼光好“毒”在一个阳光明媚的下午，宏达公司总经理秘书孙婷带领客户李经理一行参观公司的办公楼和生产线。在送客人走的路上，孙婷笑着问李经理：“李经理，请问对我们公司的印象怎么样啊？”李经理想了想说：“念在我是贵公司老客户的份上，恕我直言，整体上还行，只是有些地方需要完善。”孙婷脑子快递地运转着：为了迎接这次参观，我特意带人整理了办公区域，生产车间那边也是提前打了招呼安排好的，会见他的公司领导说话也没什么纰漏。于是，孙婷微笑着询问原因。客户说：“你们的生产技术没得说，在国内算得上是一流的。但是你们办公区域的规划不合理，比如，采购部的办公室，一进门就是一排柜子挡在那里。你们生产区域的几盆花已经蔫了，生产部门口的牌子是歪的。”孙婷心里暗暗叫苦，“李经理的眼光好‘毒’啊！”嘴上赶紧道：“非常感谢李经理的直言相告，您的意见非常好，我会反映给我们的领导，马上改进。希望贵公司能够继续保持与我们的合作，也欢迎李经理以后常来公司做客。”问题：你觉得客户李经理是不是太挑剔了，为什么？第三章秘书的日常事务工作第一节办公环境的管理办公环境，从广义上说，是指一定的组织机构的成员工作所处的环境。办公室是人与人、人与机、人与环境之间交流与联系的场所。办公环境包括硬环境和软环境。硬环境就是指包括办公室、办公桌椅、办公设备、色彩、光线等外在的客观环境。软环境就是指包括工作态度、工作氛围、人际关系等方面体现出来的人文环境。卓越的组织会想方设法地满足员工心理需求，营造和谐融洽的办公氛围，来增加员工对办公室情感上的联系，利于激发工作热情。第三章秘书的日常事务工作一、办公环境常见的问题室内通风透气不好，导致空气污浊难忍室内区域规划不明确布置过多的办公设备和家具，导致吵闹、拥挤、杂乱桌椅设计智能化程度低，容易造成员工职业病办公室色彩沉闷、千篇一律没有提供休闲娱乐的空间及设施办公环境形式和内容单一而刻板，缺乏持久吸引力第三章秘书的日常事务工作二、办公环境创造的原则办公环境的创设必须考虑到符合各种沟通，确保守密，心理调适，情绪转换以及休息等要求。（一）坚持全面性原则要有长远的眼光和大局意识，既要创设外部物质环境，也要重视员工的内部精神环境。（二）坚持适宜性原则在创设具体的环境时，要勇于改革创新，不断探索优化，追求雅俗并赏、新旧融合，内容丰富多彩，形象生动直观，满足各个层面的多种需求。（三）坚持参与性原则领导应与员工共同确定环境布置的主题风格、材料和活动准则等第三章秘书的日常事务工作三、办公环境创造的方法现代办公环境的创设有别于传统的办公环境，除了满足完成基本的工作任务之外，更要满足健康、舒适、愉悦等情感体验。（一）保证空间流动、通透环境心理学家认为当人从一个区域往外看的时候能察觉到别人的活动，将会感受到自由。因此活动区之间要注意空间的流动与通透，依据空间大小而合理设置通道宽度。当空间面积比较小，最好一面敞开，或者少用隔断，实在不行可用透明的低隔断，以便增大视野空间。第三章秘书的日常事务工作（二）划分多样化区域管理者在办公空间中创造融合平等的环境气氛十分关键，可以设置有多功能的公共交往空间，如健身房、母婴室、茶水间等，有利于提升办公空间环境的质量，使员工对自己的工作和企业产生积极的满足感。在安排工作人员的工作空间时应做到保障公共空间和私人空间的独立，最好级将这两者区分开来，从而减少彼此之间的干扰和影响。第三章秘书的日常事务工作（三）严格选择基本办公设施按照国际安全规范采选材料，达到科学安全、趣味优质的标准。多样化利用自然资源，因为材料质感都会带来不一样的情感体验，布料和木材使人感觉清新、温馨、舒适；石材使人感觉透彻、严肃、整洁；金属使人感觉充满未来科技感。办公桌一般选择在700mm至750mm之间的高度；桌面下部的空间高度应当在600mm至620mm之内，抽屉或者柜子的设计应当在桌子的两侧，以便腿部的伸展和方便人的拿取存放资料。桌椅之间的高差控制在280mm至320mm之内。以往墙面创设形式多以手工制作、作品、照片等为主要内容，形式较为老旧。其实