外贸英语函电书信格式.ppt

注意：1)p.p.有时候有资格签署的人不在公司，常以授权（powerofattorney)授权一负责的雇员签署，在这情况下，则应在公司行号前写上P.P.(PerProcuration)或PerPro.,它的意思是代理。也有用for代替p.p.的。格式一般如下：Yoursfaithful（P.P.）THENATIONALTRANSPORTCO.，T.M.WhiteT.M.WhiteManager第30页,共54页，2024年2月25日，星期天(十）附件（Enclosure):如信中有附件时，应在左下角注明Encl.或Enc.(缩写），如果附件不止一件，应注明2Encls.或3Encls.等.例如:Encls.：2Invoices（发票二张）3Encls.:1B/Lading(提单一张)1Photo(照片一张)1Certificate(证明书一张)第31页,共54页，2024年2月25日，星期天(十一）其他1.副本抄送（CarbonCopy)：如果写信人希望信件内容为更多人的知晓，那么再Enclosure的下方必须注明c.c.的字样，然后打上抄送单位的名称。c.c.可以大写，也可以小写，其后跟冒号c.c.:Mr.BrucePatcoC.C.:PublicRelationDepartment第32页,共54页，2024年2月25日，星期天2.主办人代号，又叫辨认代号Identification以便日后查对这封信是由何人主稿，由何人速记打字。一般的写法是把主稿人、速记员的姓名的第一个字母连续打出，两者之间加一斜划,或加冒号。例如一个名叫WillianL.Rich的人向一位名叫MargaretDavis的秘书口授一封信，他们可以缩写成WLR/MDWLR:MDwlr/md第33页,共54页，2024年2月25日，星期天3.附笔（再启）(Postscripts)信写完后，如果想起还有要紧的话要说，可以在信末加P.S.,然后由发信人签署本人简笔签名（本人姓名的每一个字母，如ParkDavis,只签P.D.)。郑重的函件一般不用P.S.，说明写信人办事不够周密。第34页,共54页，2024年2月25日，星期天三、信封的写法：1.信封地址的写法与封内地址的写法完全一样，可用缩行式或平头式，最好与封内地址采用的格式一致。(见书15页）2.发信人的名称地址应打在或印在信封左上角3.收信人的名称地址应放在信封的中下偏右，邮票贴在信封正面的右上角4.邮寄指令（注释）,两者若只存在一样,均可放在信封的左下角，若同时存在，邮寄指令放在收信人地址之上，注释放在信封的左下角第35页,共54页，2024年2月25日，星期天ReturnAddress(发信人地址）StampMailingDirections（邮寄指令）Address（收信人地址）Remarks（注释）第36页,共54页，2024年2月25日，星期天注意：1.注释：如系私人信件或密件，需收信人亲自开启而不要他人拆阅可在信封“Remarks”处，根据需要注明下列字样：Private私人信Personal个人信Confidential机密信第37页,共54页，2024年2月25日，星期天2.邮寄指令：如需说明信或邮件的类别，可根据需要在信封“MailingDirections”处，注明下列字样：RegisteredExpressOrdinar