电子档案“单套制”管理的可行性及保障对策分析.pdf

2023年4月中国管理信息化Apr.,2023

第26卷第8期ChinaManagementInformationizationVol.26,No.8

电子档案“单套制”管理的可行性及保障对策分析

黄朔，俞丽娟，杨晶晶

（贵州省人民医院，贵阳550002）

［摘 要］

信息技术的广泛应用，使传统纸质化办公方式发生了巨大的变化，相应产生的电子文件数量和

种类大幅增多，这给档案管理工作带来新的挑战。近年来，电子档案的“单套制”管理模式因具有较多优

势，得到广泛关注与推广。文章首先介绍“单套制”管理模式的定义和特征，探讨运用电子档案“单套制”

管理模式的可行性，分析这一管理模式实施面临的主要问题，最后提出相应的建议。

［关键词］

电子档案；“单套制”；“双套制”

doi：10.3969/j.issn.1673-0194.2023.08.064

［中图分类号］［文献标识码］［文章编号］

TP391；G276A1673-0194（2023）08-0196-04

0     引 言的政策法规，目的在于引导和支持电子档案“单套制”

随着信息化时代的到来，各种信息技术快速发展管理规范化发展。因此，在数字化和无纸化浪潮下，对

并得到广泛应用，整体推动了社会的数字化转型。现电子档案“单套制”管理应用的可行性进行分析研究

如今，无纸化办公已成为主流工作方式，电子文件数量具有重要意义。

和种类也不断增多，这对传统的档案管理带来了较大1     电子档案“单套制”管理模式概述

挑战。为满足日益增多的电子档案归档需求，档案管1.1电子档案“单套制”管理模式的定义

理部门探索实施了“双套制”档案管理模式，这一管理电子档案是随着网络信息技术的快速发展而产生

模式是将纸质档案与电子档案双套归档，把包括电子的大量电子文件，而“单套制”管理模式是以电子档案

文件、电子邮件、网页等原生电子档案生成传统纸质为主体，并保障其真实、完整、可用、安全的高效档案

文件同步归档，且电子档案是作为纸质档案的备份，纸管理模式。目前，学术界对电子档案“单套制”管理进

质档案则作为电子档案的保障，在二者之间有争议时，通行了较为规范的定义，具体是指仅以电子档案形式对

常以纸质档案为可靠记录。由此可见，“双套制”管理电子设备生成的文件进行归档、管理、利用、保存和销

模式侧重于纸质档案。而在无纸化办公环境下，办公系毁，从而不再产生纸质档案的一种档案管理方式［2］

。换

统及业务系统中文件的电子化运行在提高工作效率、节言之，这种管理模式是用电子设备将文字信息转化为

约管理成本等方面有着重要的作用，“双套制”档案管电子文件，不会出现任何纸质档案文件，生成的电子

理模式显然弱化了档案信息化的优势，使一些应归档的文件仅在计算机等设备中进行自动化或半自动化归档

电子档案或数据不能全部归档，且增加了业务人员的工和管理。这一管理模式的运用有助于提升档案管理的

作量，造成大量纸质资源和库房空间的浪费，同时导致归档和整理效率，同时也有助于提高库存资源的利用

原生电子档案丧失了原始记录性［1］效率。

。

鉴于“双套制