综合会议服务方案.pdf

（1）会议的筹备工作

根据会议规模，确定接待规格。

1、发放会议通知和会议日程。

会议通知写明召集人的姓名或组织、单位名称，会议的时间、地

点、会议主题以及会议参加者、会务费、应带的材料、联系方式等内

容。通知后面要注意附回执，这样可以确定受邀请的人是否参加会议，

准备参加会议的是否有其它要求等。对于外地的会义参加者还要附上

到过会议地点和住宿宾馆的路线图，避免了外地人问路的许多麻烦。

会议日程是会议活动在会期以内每一天的具体安排，是人们了解

会议情况的重要依据。形式既可以是文字的也可以是表格的，随会议

通知一起发放。

2、选择会场

选择会场，根据参加会议的人数和会议的内人容来综合考虑。

第一：大小要适中。会场太大，人数太少，空下的座位太多，松

松散散，给与会者一种不景气的感觉；会场太小，人数过多，挤在一

起，像赶集，不仅显得小气，而且也根本无法把会开好。所以，绝对

不用太大的房间，而只要一个大小正好的房间。

第二：地点要合理。把会场定在与会人员较集中的地方。超过一

天的会议，尽量把地点定的离与会者住所较近一些，避免与会者来回

奔波。

第三：附属设施要齐全。会务人员对会场的照明、通风、卫生、

第四：要有停车场。召集会议赶来开会的人已经不多了。轿车、

摩托车都要有停放处，会才能开得成。

3、会场的布置

会场的布置包括会场四周的装饰和坐席的配置。

大型的会议，根据会议内容，在场内悬挂横幅。门口张贴欢迎和

庆祝标语。在会场内摆放适当的轻松盆景、盆花；使会场更加庄严，

主席台上可悬挂国旗、党旗或悬挂国徽、会徽。桌面上如需摆放茶杯、

饮料，应擦洗干净，摆放美观、统一。

坐席的配置、会议的风格和气氛，讲究礼宾次序：

①圆桌型。如果使用圆桌或椭圆形桌子。这种布置使与会者同领

导一起围桌而坐，从而消除不平等的感觉。另外，与会者能清楚地看

到其他人的面容，因而有利于互相交换意见。这种形式适于10—20

人左右的会议。座次安排应注意来宾或上级领导与企业领导及陪同面

对面坐，来宾的最高领导应坐在朝南或朝门的正中位置，企业最高领

导与上级领导相对而坐。

同级别的对角线相对而坐。

②口字型。如果使用长形方桌。这种形式比圆桌型更适用于较多

人数的会议。

③教室型。是最多的一种形式，适用于以传达情况、指示为目的

的会议，这时与会者人数比较多、而且与会者之间不需要讨论、交流

意见。这种形式主席台与听众席相对而坐，主席台的座次按人员的职

按左为下右为上的原则依次排列。

4、准备会议资料。

会务组应该准备有关会议议题的必要资料，资料在整理后放在文

件夹中发放给与会者，方便于与会者的阅读和做好发言准备。

5、会议前的接待礼仪。

会前检查：对准备工作阶段考虑不周或不落实的地方进行的补救。

如检查音像、文件、锦旗等是否准备齐全。

提前进入接待岗位：接待人员在与会者到来之前提前进入各自的

岗位、并进入工作状态。接待工作分以下几个岗位。

签到。设一张签字台，配上1-2名工作人员，如要求接待档次比

较高，派礼仪小姐承担。签字台北有毛笔、钢笔和签到本。向客人递

钢笔时，成脱下笔套，笔尖对自己，将笔双手递上。递毛笔时，则应

蘸好墨汁后再递上。签到本应精致些，以便保存。如需要发放资枓，

应礼貌地双手递上。接待人员应经常向会议组织者汇报到会人数。

别花。礼仪小姐为需要发言的重要嘉宾和领导别上胸花

引座。签到后礼仪人员或高管亲自陪同和指引与会者入场就座。

对重要领导先引入休息室，由企业领导亲自作陪，会议开始前几分钟

再到主席台或台下贵宾区就座等候上台发言或剪彩。

接待。与会者坐下后，接待人员递茶，或递上毛巾、水果，热情

向与会者解答各种问题，满足各种要求，提供尽可能周到的服务。

会议中的服务礼仪：会议进行中的服务做到稳重、大方、敏捷、

6、例茶服务人员注意观察每一位与会者，及时为其添加茶水。

倒水时动作轻盈、快捷、规范。杯盖的内口不能接触桌面，手指不能

因在杯口上，不能发生杯盖碰撞的声音。左手拿开杯盖，右手持水壶，

将热开水准确例入杯里，不能让茶水见到桌溅到桌面上或与会者身上。

杯子放在与会者桌上的右上面。如果操作不慎，出了差错，应不动声

色地尽快处理，不能惊动其他人，不能慌慌张张，來回奔跑，将与会

者的注意力引到自己身上，否则，