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20**年公司接待管理制度1
一、总则
(一)为使公司接待工作有所遵循,特制定本制度。
(二)本制度适用于公司基地接待工作。外驻机构及总部接待工作另作规定。
(三)行政办公室负责制度解释。
二、接待事务分类
a类:贵宾接待。指公司领导重要客人公司重要客户、外宾及参观团或地方政府部门的接待。
b类:业务接待。指营销客户的接待。
c类:普通接待。指一般来客的接待。
三、接待场所管理
(一)公司基地设三个接待处所:文化苑用于贵宾接待,商务室用于业务接待,休闲厅用于普通接待。
(二)其它场所除总经理室外一律不得用做接待场所,待客必须在指定处进行。
四、接待职责分工
(一)接待工作是公司窗口式工作,对于塑造企业良好形象、实现“先卖企业后卖产品”营销策略目标,具有十分重要的意义。各相关部门及人员必须高度重视且规范操行。
(二)接待内容包括:迎客引入、询问让座、接待洽谈、参观介绍及招待服务等。分工如下:
1.接待中心:提供一般接待良好环境的保障及备品准备,协理贵宾室、商务室定时进行“一般”清扫工作。
2.警卫值班:提供安全保障及来客导入。
3.总台文员:提供信息沟通保障及调度控制和来客记录,安
4.经办部门:负责接待洽谈并陪同始终。
5.秘书:管理贵宾室、商务室、负责招待服务并陪同洽谈及参观介绍
(三)办公室主任对接待工作负有全面责任。
20**年公司接待管理制度2
一、总则
第一条为进一步提高公司的接待管理水平,促进接待工作的规范化,更好地反映我公司精神面貌,增进各级领导和兄弟单位的支持和合作,达到增进友谊、交流信息、有效改善企业外部环境,树立良好企业形象的目的,特制定本管理办法。
二、接待工作的主要任务
第二条安排上级部门、兄弟单位、友邻部门和基层单位领导来公司人员的吃、住、行。
第三条安排重要来宾的检查、考察、调研等活动。第四条协助办理公司大型会议的会务工作。
第五条协助开展公共关系工作,协调好公司的外部环境。
三、接待工作的基本原则
第六条坚持为提高企业发展和经济效益服务的原则,强化公关意识,增强接待工作深度,宣传企业形象,提高公司声誉,并广泛获取信息。
第七条接待工作要坚持规范化、标准化,符合礼仪要求,按制度和程序办事,克服随意性;既要严格执行党和国家有关廉政建设的规定,又要增加兄弟单位之间的感情,同时也要完成领导交办的工作任务。
第八条接待安排应根据来宾的身份和任务,安排不同领导的接待,确定相应人员的陪同;既要热情周到、也要讲节约,量力而出,反对铺张浪费。
第九条坚持办公室归口管理与对口部门接待相结合的原则。办公室负责接待工作的统一管理,办理重要接待事务;对涉及较强业务性的接待事务,应由有关项目部牵头对口接待,办公室配合。
第十条接待工作中应自尊自重,本着尊敬来宾的原则,搞好服务,不允许发生有损我所形象的事件。
四、接待工作的的程序与规定:
第十一条日常接待工作的规范:
1、接打电话时,要使用文明语言如您好、请问贵姓、
您找哪位、请稍候、谢谢等等之类的礼貌用语。
2、在打电话前要准备好记录用纸、笔或其它所需要的文件、资料,不能等电话接通后,去找所需要的东西而对方拿着听筒等候。
3、当客人来访时,应热情迎接,主动引客人到办公室或接待室交谈。忌让客人长久等候无人过问。如本人有事离开办公室时,应将办公桌上的文件、资料安放好,以免泄密或丢失。
4、宴请客人时,应根据宴请的性质和规模不同,分为工作餐、聚餐、宴会;根据来宾的身份,确定不同的人坐陪。
第十二条一般性接待工作的程序:
1、接待前的准备工作
1)、对来宾的基本情况做到心中有数。
2)、制定和落实接待计划。
3)、做好接待前的细节工作。
2、接待中的服务工作
1)、安排专人迎接来宾。
2)、妥善安排来宾的生活。
3)、商订活动日程。
4)、安排公司领导看望来宾。
5)、精心组织好活动。
6)、安排宴请和浏览。
7)、为客人订购返程车船或飞机票。
3、接待后的工作
1)诚恳地向来宾征求接待工作的意见,并询问有什么需要接待人员办理的事情。
2)把已经订好的返程车(船、飞机)票送到客人手中,并商量离开招待所或宾馆的具体时间。
3)安排送客车辆,如有必要还应安排公司领导为客人送行。
五、接待工作的有关要求
每十三条根据领导意图及客人的需求,掌握接待工作的规
律,做到目标明确,思路清晰,计划周密,主次分明,机动灵活,以高度的事业心和责任感,发扬严细作风,扎实做好工作。
每十四条严格执行规定和标准,坚持请示报告制度,在授权范围以外个人不得擅自作任何决定和承诺。未经同意私自安排的宴请等接待费用,一律不予签字报销。
每十五条着
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