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分包采购管理制度

第一章总则

第一条为规范和加强分包采购工作，保障公司各项业务的顺利开展，依据相关法律法规，制定本分包采购管理制度（以下简称“本制度”）。

第二条本制度适用范围：

（一）适用于公司内所有分包采购的活动。

（二）适用于所有负责分包采购工作的相关人员。

第三条本制度的宗旨：

（一）合规经营：以合法、合规的方式进行分包采购活动。

（二）公平竞争：坚持公平竞争原则，维护供应商的合法权益。

（三）高效管理：提高分包采购管理效率，减少资源浪费，并确保项目的安全、质量和进度。

（四）持续改进：不断完善和优化分包采购管理流程，提高管理水平。

第二章分包采购管理组织与职责

第四条公司设立分包采购管理部门，由专职人员负责分包采购事务的管理和执行。

第五条分包采购管理部门的职责：

（一）拟定分包采购计划和采购需求；

（二）对分包采购项目进行市场调研和供应商评估；

（三）筛选供应商，编制供应商清单，并与相关部门沟通；

（四）编制招标文件、邀请函及合同，并进行公开招标、邀请招标或询价工作；

（五）组织和监督供应商的资质审核、技术评审和商务谈判；

（六）签订、履行和管理合同，处理合同纠纷；

（七）监督和评估供应商的履约情况，并执行相应的奖惩措施；

（八）收集、整理和归档分包采购相关文件和资料。

第六条分包采购管理部门的人员职责：

（一）部门负责人：负责分包采购管理部门的日常工作，并对分包采购工作结果负责。

（二）采购经理：负责分包采购计划的拟定、执行和评估。

（三）采购专员：负责具体的采购事务执行工作，和供应商进行联系、对接，以及合同履约的跟踪。

第七条分包采购管理部门与其他部门的协作

（一）与项目部门：协助项目部门进行项目需求评估，提供技术支持和市场调研结果，协调项目与供应商之间的沟通和合作。

（二）与财务部门：提供采购合同的财务数据，协助进行财务审计和付款管理。

（三）与法务部门：协助法务部门对采购合同的法律性质进行评估和审查。

第三章分包采购流程

第八条分包采购流程的基本步骤：

（一）需求确认：项目部门向分包采购管理部门提交分包采购需求，并明确采购要求和预算。

（二）市场调研：分包采购管理部门进行市场调研，寻找适合的供应商，并对供应商进行初步评估。

（三）招标准备：编制招标文件和邀请函，并发布招标公告或发出邀请函。

（四）招标评标：收集投标文件，组织评标委员会对供应商进行评标，并确定中标供应商。

（五）合同签订：与中标供应商进行商务谈判，修改合同草案，并最终签订合同。

（六）合同履约：监督供应商的合同履约情况，对供应商进行评估，并执行相应的奖惩措施。

（七）付款管理：根据合同约定和供应商的履约情况，进行付款管理。

第九条分包采购流程的具体要求：

（一）需求确认要求：明确分包采购的必要性和紧急性，确认采购目标和范围，提供详细的技术要求和预算。

（二）市场调研要求：对外部市场进行广泛调研，了解供应商的能力、资质和信誉情况，并进行筛选和评估。

（三）招标准备要求：招标文件要具备完整的技术和商务要求，招标公告要发布在合适的平台上，并确保供应商有足够的时间参与投标。

（四）招标评标要求：评标委员会要有足够的专业知识和经验，评标过程要公开、公正，评标结果要记录和归档。

（五）合同签订要求：合同要明确双方的权利义务，包括采购

物资的规格、数量、价款、交付方式等。

（六）合同履约要求：供应商须按合同履约，如有违约行为，将进行相应的奖惩措施，明确供应商的违约责任和公司的赔偿条件。

（七）付款管理要求：按照合同约定和供应商的履约情况，及时支付合同款项，同时保证付款的合法合规。

第四章分包采购合同管理

第十条分包采购合同管理的原则：

（一）公平原则：确保供应商与公司在合同履行中的权益平等。

（二）诚实原则：双方要真实提供信息，遵守合同约定，并及时履行合同义务。

（三）保密原则：双方要保守商业秘密，不得泄露对方的商业、技术和财务信息。

（四）合规原则：合同的签订和履行必须符合相关法律法规和公司的内部规定。

第十一条分包采购合同管理的具体要求：

（一）合同签订：合同要经法务部门进行法律审查，并按照公司的授权程序进行签署。

（二）合同变更：任何合同变更须经合同双方协商一致，并及时进行书面变更。

（三）合同备案：合同备案要求按时进行，备案文件要归档保存，并做好备案记录。

（四）合同履约管理：分包采购管理部门要对供应商的履约情况进行监督和评估，如有问题及时提出并协商解决。

（五）合同索赔管理：如有合同纠纷，依法提出索赔要求，并协助法务部门进行相关法律程序。

第五章分包采购备案和信息管理

第十二条分包采购备案和信息管理的要求：

（一）分包采购备案：所有分包采购项目必须经过备案，包括采购计划、采购文件、中标结果等。

（二）分包采