会议组织管理培训.ppt

* 统计每顿饭的就餐人数，提前与餐厅联系 开饭前提前到餐厅门口服务（发餐票？引导、签单） 提前到会场，检查会场布置、设备落实、引导代表入场 安排每天送水果、问候卡到房间（例子） 安排会议期间的茶歇台 如中途有代表提前离会，及时并房、退房 每天与服务台核对住房数、餐费、场地费，签字确认 每晚开碰头会，通报情况，安排第二天的工作 随时处理突发事件 （案例：门和下雨） * 退房要忙而不乱，如收取了钥匙押金，注意收、退款的方法 事先和代理说明：必须12：00以前退房。但和服务台有一个迟后的时间 整理物品，将带回的物品封箱 和宾馆结帐，征求意见 回收问卷调查、意见反馈表，赠送小礼品 * 1、开总结会，总结经验、教训，以利再战（例子：汇款、99总结） 2、统计分析参会代表情况，汇总反馈意见，形成文件发有关领导和人员（例子） 3、表彰先进人员 4、会议费的报销、决算和分摊（例子：99决算） * * * * 会务组人员名单、职责、联系办法 会议日程（议程）表 食宿指南（餐桌分配） 交通指南（乘车分配） 会场示意图 分组讨论方案 会议意见反馈表 资料清单 《会场安排一览表》 《各会场布置要求一览表》 * 会议的组织和管理 会务的实施 - 出发时间 会务组的工作 ? 提前两天出发 ? 熟悉环境检查工作 ? 熟悉各自接口人 ? 购物及准备工作 ? 开预备会 注意 事项 会议的组织和管理 会务的实施 - 签到 关键点：住房钥匙 签到台 住房分配 其它 ? ? ? ? 会议的组织和管理 会务的实施 - 开会期间 开会期间的工作 ? 与餐厅的联系 ? 与会场的联系 ? 与服务台的联系 ? 与客房部的联系 ? 处理突发事件 会议的组织和管理 会务的实施 - 会议结束 会议结束的工作 1 退房； 整理物品； 结帐； 回收问卷。 会议的组织和管理 会后总结和决算 总结经验教训，表彰先进 会后的总结和决算 会议的组织和管 会后总结和决算 统计分析参会情况 会后的总结和决算 会议的组织和管理 会后总结和决算 会议费的报销、决算和 分摊 会后的总结和决算 会议的组织和管理 中小型会议的会务实施 中小型会议的会务实施 会务工作程序 会议准备检查表 会议主持人自我 检查表 会议的组织和管理 其它 其 它 《会务指南》 《会场安排一览表》 《各会场布置要求一览表》 会议的组织和管理 谢谢大家 谢谢大家 * 了解听课者的情况： 1、参加过会议组织和管理（内部或外部）的人请举手？什么感受？ 2、牵头做过会议组织和管理的人请举手？什么感受？ 3、谁能谈一谈会务工作在整个会议（活动）中的地位？ 4、会务工作包含那些内容？ 一个大型的（人数、规模）、复合型的（多种活动）会如何组织管理？应该准备些什麽？注意些什麽？本次培训通过介绍一些经验和案例，希望能给大家一些帮助。 会务工作是任何一个会议（活动）取得成功的基础和保障。否则，会议内容再精彩，管理一团糟，与会者怨声载道，这就是个失败的会议。 会务管理包括：物资准备、人员邀请、签到、会议期间的吃、住、行，安排会议代表的娱乐活动等等。做好会务管理，要从以下几方面考虑： * 简单介绍讲课的顺序和内容： 我将按照会务工作的进展顺序来进行这次培训。如：开始如何准备、中间怎么实施、会后总结些什么等等。 在每个环节里，我将结合一些具体案例，讲一下如何踩点？如何和宾馆签协议？如何做会议预算？等等。 由于我前面讲的内容主要是以大型会议为背景的，但是大家在日常工作中，接触最多的是内部的会议、活动，还有一些中小型的会议，因此在第四项中，我再简单介绍一下这方面的情况。当然，大型会议都能组织了，中小型会议就不在话下了。 在第五项中，我将介绍一些实用的工作表格以及写《会务指南》的方法、内容，供大家参考。 * 会前准备是会议组织管理的基础，它包含以下几个内容： （见PPT内容） 这几个环节是环环相扣的，有很