CIP小组凭证管理工作流程.doc

为了便于向税务局提供固定资产报废所需要的原始凭证和提高管理质量，自2004年5月份产生的固定资产付款凭证由总部PST小组保管。在2005年3月将2004年5月份以前在各JV保存的固定资产凭证分批传回总部，由PST小组负责保管(除BJ/DL/EL/SY外)。自2007年8月，JDE系统升级，JDE凭证编号、类型等发生变化。 各类凭证保管方式 　 凭证类型 凭证内容 凭证保管 系统凭证 旧JDE 旧JDE订单系统付款 按JV按月自存 新JDE--A3 涉及固定资产的调整凭证 按JV按月自存 新JDE--PV/C5 新JDE订单系统付款（C5为一次性供应商） 按JV按月自存，但：1、市场部订单付款凭证需交GA凭证管理组（半年移交一次）；2、新JDE系统D/N凭证自存，旧JDE系统凭证附于转帐凭证后按月交GA凭证管理组 APNIU 无JDE订单的系统付款 按JV按月自存 手工凭证 付款凭证 1）国内一次性供应商付款/购汇凭证等；2）HK付款凭证 不存档1)原件（封面+请购单复印件）按月交GA凭证管理组；2)HK凭证交总部费用中心(HK 费用处理组） 转帐凭证 新店/改造店关帐凭证 原件一套自存，复印凭证封面交GA凭证管理组 付汇调整512科目的凭证 年结预提凭证 99201凭证 备抵分录 交Report team 保管 制单人移交凭证 交总账凭证管理小组保管的凭证 凭证制作人应在每月6日前按照凭证存档清单的顺序将凭证整理好后，交本组凭证管理员，由其统一交出，并做好交接手续。 市场部付款凭证由其制作人在每月10日前按JV字母由小到在的顺序交凭证管理员，由其按凭证存档清单每月进行打包，每半年交总账凭证管理小组，做好交接记录，同时发电子版邮件。 PST小组自存的凭证 凭证制作人应在每月10日前将自存凭证投入指定位置（目前:CIP-四斗柜-1）ate 的更改、对供应商hold payment及其它特殊情况无法正常支付）或在当期FI183报告中产生的无法正常支付的异常情况等等，均需在凭证上注明原因，以便今后凭证查询时能清楚地反应当期付款记录情况。 每月打包工作完成后，对于缺失的凭证由凭证管理员汇总，制单人应及时查明原因，将找到的凭证交凭证管理员进行归档；如特殊原因暂时由制单人保管的凭证需在清单中注明（如：供应商hold payment等）；针对遗失的凭证应上报经理并阐明原因，以保证凭证的完整性 每年凭证打包工作完成后，凭证管理员应注明其存放位置，并及时跟踪保管地点的变化 凭证汇总清单 每月月结后，由凭证管理员根据系统中的数据制作凭证存档的清单。 PST自存凭证的查阅 根据资产名称、订单号码等信息在固定资产台帐或JDE系统中查找相关的付款凭证号； 若为系统凭证，还须先在APNOTES及JDE系统中查找到凭证月份； 若为手工凭证，则凭证号码直接显示月份信息； 在凭证存档清单上查找该凭证号，确定凭证放置的位置后，再在装订成册的凭证中查找凭证实物 PST自存凭证的借出 对于所有外借的凭证，凭证管理员都应按非报废凭证、报废凭证-Local和报废凭证-HK分别进行登记，路径：\\Cnnts801\private\Finance\GL\AssetTeam\PST\Team work\Voucher filing\PST Voucher Transfer\Borrow； 其他注意事项： 1）对IPT的发票，在现有HK D/N的基础上Debit Note的抬头改为Invoice后打印。经理签字并加盖Wal-Mart China印章后，在以上表格中登记再传递，同时保存签收记录； 2）属国产设备退税的凭证，在以上表格中登记后，交税务组并保留签收记录。同时PST小组保留整套凭证的复印件存档，待归还后替换复印件存档。 凭证管理的重要性 凭证的档案管理是财务工作的重要组成部份，每位同事有责任对日常付款凭证进行妥善的安置和保管，特别在离开办公区域或工作岗位时，不应随意将凭证放在工作台上，而应将其放置妥当，以确保凭证的安全性，从而有效地加强凭证档案的管理工作。 总部CIP小组 2008年4月更新 GA Policy & Procedure GA617 CIP小组凭证管理工作流程 Wal-mart China Group Confidential Page1