COA and CFT authority application.doc

To: Finance function team Cc: Thomas Chui; James Hu; Sherry Xue; Lisa li; Albert Law Date: Dec. 2010 Subject: COA and CFT authority application Ref. No.0077 背景： 国际部从2010年5月启用新的会计科目申请流程，新的申请流程需要经过多个环节审批，审批更加严格、严谨，因需要考虑其他国家的影响，故审批时间延长。为了满足大家对会计科目的需求，特制定以下指引。 一、COA申请程序 国内申请流程 各功能组根据本组业务需求，按标准模版（见附件1）填写申请表，并邮件提交给总账系统组； 总账系统组在3个工作日内（如遇月结、年结期间顺延）完成申请审核，决定是否同意申请； 如不同意申请总账系统组将邮件通知申请人并说明原因；如同意申请总账系统组将在线提交申请，并进入国际部审批流程； 如在国际部审批环节被驳回，总账系统组将通知申请组，并视驳回原因重新提交更新申请或结束申请； 国际部审批同意后总账系统组将在当月更新的COA中添加新科目并通知各功能组。 国际部审批流程 所有国家提交的COA申请，在国际部流程中需经过5层审批，分别为 国际部共享服务中心； 申请国财务总监； 国际会计部； 国际部税务组； 国际部报表组； 审批完成后，由国际部共享服务中心完成系统审核并在HOST中进行设置。 正常情况下完成整个国际部审批及设置流程需50个自然日左右。 月结及年结期间国际部不进行科目审批及系统设置。月结期间从每月末25号至次月12号（所有国家完成月结），如遇其它国家节假日将随之延长。年结期间从每年12月25日至次年2月底。 二、CFT科目权限审批流程 现金房通过Smart或ICP系统中录入的会计科目，需向国际部ISD CASH 团队提出CFT权限申请。只有已在HOST中完成设置的科目方能提交CFT权限申请。 由资金组按标准模版填写申请表格（见附件2），并邮件提交给总账系统组。根据国际部要求，CFT权限申请请尽量在每月第一周提交申请； 总账系统组在3个工作日内（如遇月结期间顺延）完成申请审核，决定是否同意申请； 如不同意申请总账系统组将邮件通知申请人并说明原因；如同意申请总账系统组将申请提交给国际部ISD CASH团队。 国际部ISD CASH 团队收到申请后，将审核该申请并提交国际部翻译团队进行翻译，正常情况下该环节需要3周时间； 审核通过并翻译完成后国际部ISD CASH 团队将通知中国在测试店进行测试；资金组负责测试安排及测试结果检查； 总账系统组收到测试无误的结果后将通知国际部ISD CASH 团队在全国系统中进行科目CFT权限授权设置； 正常情况下，如资金组测试过程控制在一周内完成，完成HOST内已存在科目的CFT权限申请周期需1个自然月；非HOST内已存在科目，包括前期COA申请时间，整个周期需2.5个自然月。 每年11月1日至次年1月15日，国际部即进入系统变更受限期间，任何系统设置变更需要ISD团队进行风险权衡并由部门总监审批同意后方能进行。 根据以上审批流程，请各个功能组提前考虑科目设置需求，以确保科目申请顺利完成并能满足会计核算需要。 附件1：COA申请模版 附件2：CFT权限申请模版 GENERAL ACCOUNTING INTERNAL DISCUSSION MEMO 1of 2