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深圳某公司非ISO文件编写指引.doc 8页

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深圳市某某有限公司 SHENZHEN TAIKE TECHNOLOGY CO.,LTD. 非ISO文 件 编 写 指 引 文件编号:TK-JC-002 版 本:A/0 页 数:1/8 编制: 严军霞 审核: 批准: 文件更改履历 NO. 日期 变更前版次 变更后版次 变更内容 备注 1.0 目的 为保证本公司非ISO文件的统一行文,便于管控和存档。 2 范围 适用于本公司所有非ISO文件的管控. 3 职责 4.0 程序内容 4.1 文件的分类与编号 4.1.1 部门编号: 人力资源部 RZ 财务部 CW 行政部 XZ 监察部 JC 市场营销部 YX 涂饰部 TS 研发部 YF 生产部 SC 品质部 PZ PMC部 PC 采购部 CG I部 IT 4.1.2 文件的分类 按文件内容划分:A 类文件为部门相关管理制度/管理规定/管理办法(TK); B类文件为部门工作岗位职责(ZZ); C类文件为相关记录表格(BG) 4.1.3 文件的编号 管理制度/管理规定/管理办法: 编号为TK-XX-,其中XX代表制定部门编号,代表序号。 工作岗位职责:编号为ZZ - XX -,其中XX代表本岗位所属部门,代表岗位名称。 记录表格: BG-XX-, XX代表使用部门,代表序号。 4.1.4 文件修改 各部门负责文件的修改,文件修改时相应的版次也要修改。首版状态为A/0,如个别章节进行修改,变更为A/1,至A/9后再变则为B/0(改动超出整节内容的1/2,直接变更为B/0),后依次为B/1,B/2等. 各种记录表单由各个使用部门适时修改,并保持使用最新版本。 4.2 文件的发布与管理 4.2.1 各部门文件的发布需要经过监察部审查,由监察部对文件进行统一管理。 4.2.2各部门的A、B类文件,经审批后文件原稿以及电子档必须提交给监察部,监察部将要分发的副本加盖受控章后分发给相关部门,接收部门接收文件时需要在文件原稿的签收栏签字,最后的原稿以及电子档由监察部存档备份。 4.2.3公司内所有无受控章的A、B类文件视为无效文件。(C类文件指表格,其内容/格式也可纳入受控范围,可以附在文件后面一起生效受控,但一般的为方便日常使用。) 4.2.4 各部门接收文件后按要求存档或挂在工作现场,需部门全员知悉的文件务必做好培训。 4.2. 各部门文件签收后妥善保管,以备版本更新后的文件回收。 4.3 文件的修订/废止 4.3.1 各部门在实际的运行过程中,若有必要对原有文件修订,则将修订版本交审批部门进行审批,审批通过则修订文件按照4.2.2重新执行。 4.3.2 各部门在实际运行的过程中,若有必要废止原有文件,则审批申请,审批同意废止,则由监察部回收需要废止的文件,回收后加盖作废止章,此文件作废不再使用。 4.3.3 废止版本需要保留一段时间的由监察部做相应记录。 4.4 文件的保管 4.4.1 监察部对所有文件原稿妥善保管,另外电子档的备份也必须做好。 4.4.2 监察部对文件的回收版本至少保存三个月后才能对其进行销毁处理。 4.5 编写文件 4.5.1正文部分的内容 1.0 目的(说明拟制该文件的目的) 2.0 适用范围(说明该文所涉及的活动和范围) 3.0 职责(分别简述该项活动的责任部门/人及配合部门/岗位的主要职责) .0 文件程序(按文件的逻辑顺序描写活动的细节。应注意:责任清晰,一件事只能有一个责任部门/岗位主管;接口清楚,活动的接口描写要准确,不能重叠也不能遗漏) 相关/支持性文件(注明与本文有关的和对本文进一步展开的其他文件或相关规定等) 附(该文所用到的报告、记录、表格的空白格式) 4.5.2 编写注意事项 措辞准确,不使用可能引起误会的词语,尽可能使用定量描述的方法,如时间等; 拟制人要做到“该做的要写到”,同时也应考虑到“写到的是否能作到”,注意文件的适用性和可操作性; 4.5.3 对已有管理制度规定中适用的部分可以抄用;对已规范化的标准、资料可直接引用,但应写明引用的文件名、编号(版号)及引用条款,还应保证引用的内容在该文的持有者岗位有有效版本,否则,应随同该文一同发出; 4.6 字体 4.6.1 文件正文用仿宋体(小号字); 4.6.2 文件的名称用黑体;5 附件 5.1 非ISO文件借用登记表 5.2 非ISO文件发放/回收登记表 5.3 非ISO文件目录表 非ISO文件借用登记表 BG-JC-01 NO

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