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国家行政机关、企业、事业单位公文标准格式讲义.ppt 46页

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第六章 公文格式 重点与难点: 公文格式的含义 公文的发文字号 公文的标题 公文的正文 为了使国家行政机关的公文处理工作不断适应改革开放的新形势,由国务院办公厅秘书局和国家质量技术监督局所属中国标准研究中心修订完成的国家标准《国家行政机关公文格式》(GB/T 9704-1999)已由国家质量技术监督局于1999年12月27日正式发布,并已于2000年1月1日起实施。2000年8月24日,国务院发布了《国家行政机关公文处理办法》,并规定从 2001年 1月 l日起施行。 第一节 公文格式概述 一、公文格式的含义 公文的格式,主要是指公文构成要素的书面表现形式,即文面格式。 格式与结构同中有异。 公文格式在文面上的排列有严格规定。因此,公文格式具有很强的规范性。这些规范性主要包括对文面的规格尺寸、文面的区域划分、公文的各构成要素的排列次序与编排式样、文字符号的形体及尺寸等等。在公文撰写和印制过程中,公文格式的各个组成部分的标注编排均需遵循一定的规范性要求。 二、公文格式的内容 中华人民共和国国家标准《国家行政机关公文格式》(GB/T 9704-1999)将组成公文的各个要素划分为眉首、主体、版记三个部分。在三个部分中,共含有公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、成文时间、公文生效标识、附注、主题词、抄送机关、印发机关和印发时间等项目。 第二节 公文的眉首 公文的眉首部分又称文头部分,主要标识公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人等要素。从文面来看,公文首页上的红线叫作“反线”,一般又称“间隔线”,反线以上部分的内容,就是眉首部分。 一、公文份数序号 公文份数序号是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。如果需要标识公文份数序号,就用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第 1 行。 编制份数序号用阿拉伯数码,对编几位未作硬性规定。一般来说,应根据公文的份数来决定编几位,但是至少应该不少于两位,即“1”编为“01”,如果单编“1”,会使人不知其意,以为是误印上去的。 二、秘密等级和保密期限 (一)秘密等级 按照有无保密要求的不同,可将公文分为无保密要求的普通文件和有保密要求的保密文件两类。涉及国家秘密的公文应当按照国家秘密及其密级具体范围的规定分别标明“绝密”、“机密”和“秘密”。 “绝密”是最重要的国家秘密,泄露会使国家的安全和利益遭受特别严重的损害; “机密”是重要的国家秘密,泄露会使国家的安全和利益遭受严重的损害; “秘密”是一般的国家秘密,泄露会使国家的安全和利益遭受损害。 标识秘密等级时,用3号黑体字,顶格标识在版心右上角第1行,两字之间空1字。 (二)保密期限 保密期限是对公文密级的时效加以规定的说明。如果公文制发机关能够知道保密期限,可按照国家保密局的要求在密级程度后标注保密期限,在秘密等级和保密期限间用“★”隔开。 具体标识方法,例如:绝密★3个月,意味着该公文属于绝密等级,保密的期限为3个月,过期即可解密。 三、紧急程度 紧急程度是对公文送达时限的要求。公文按照紧急程度的不同,可分为紧急公文和普通公文。 紧急文件又可分为“特急”和“急件”两种。 紧急程度的标识位置居于版心右上角顶格第l行。如果需要同时标识秘密等级与紧急程度,秘密等级顶格标识在版心右上角第1行,紧急程度顶格标识在版心右上角第2行。 凡电报都应按规定在指定的位置,分别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”四种紧急程度。 四、发文机关标识 发文机关标识除明电外,用红色标识,即人们通常所称的“红头”,又称公文版头。发文机关标识由发文机关全称或规范化简称和“文件”二字组成,例如: ××省地方税务局文件 联合行文时,主办机关名称排列在前,“文件”二字置于发文机关名称右侧,上下居中排布。 五、发文字号 发文字号简称文号,又称公文编号,是发文机关同一年度公文排列的顺序号,由发文机关代字、年份、发文序号组成

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