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第一章 办公自动化概论 1.1 办公自动化 概述 办公自动化系统的职能 办公自动化技术的发展 办公自动化应用简况 实施办公自动化建设的基本条件 办公自动化对现有办公体制的影响 办公自动化安全 1.1.1 概述 美国麻省理工学院M.C.季斯曼教授对办公自动化下的定义，“办公自动化就是将计算机技术、通信技术、系统科学与行为科学应用于传统的数据处理技术难以处理、且量非常大而结构又不明确的那些业务上的一项综合技术”。文中“量非常大而结构又不明确的那些业务”便是指通常的办公业务。通常的办公业务范围主要有书面和口头信息，以及这些信息的生成、处理、传递与管理。并涉及办公资源、办公时间的利用与安排。 概述(2) 概述(3) 完整的办公自动化系统包括信息采集、信息加工、信息传输和信息管理四个基本环节 文件处理、事务处理、文字处理、档案处理、 日程处理、电子邮件、电子报表、数据处理、信息管理、决策支持等 概述(4) 办公自动化内涵的变化 传统的办公自动化多是指字处理系统、轻印刷系统、文档管理系统，无法实现信息的共享、交换、传递，无法实现单位、企业内部的协调，对音频、视频、图形、图像等多媒体信息难以进行有效的处理 概述(5) 现代办公自动化系统认为：办公实际上是人与人、人与部门、部门之间信息的共享、交换、组织、分类、传递及处理，活动的协调，从而达到整体目标实现的过程。现代办公自动化系统着重于提供办公信息的共享、交换、组织、传递、监控功能，提供协同工作的环境 概述(6) 办公自动化利用科学的管理方法，借助于各种先进技术，改善了办公环境和条件，极大地提高办公效率和质量，缩短了办公周期，提升了管理和决策的科学化、自动化水平 1.1.2 办公自动化系统的职能 事务处理级办公自动化系统 信息管理级办公自动化系统 决策型办公自动化系统 事务处理级办公自动化系统 信息管理级办公自动化系统 管理型办公自动化系统是把事务型办公系统和综合信息紧密结合的一体化的办公信息处理系统。它由事务型办公系统支持，以管理控制活动为主，除了具备事务型办公系统的全部功能外，主要是增加了信息管理功能 决策型办公自动化系统 决策型办公自动化系统是在事务处理系统和信息管理系统的基础上增加了决策或辅助决策功能的最高级的办公自动化系统 1.1.3 办公自动化技术的发展 第一代办公自动化 第二代办公自动化 第三代办公自动化 第一代办公自动化 第一代办公自动化是以数据为处理中心的传统MIS系统 简单的文件数据库管理阶段 客户/服务器结构的数据库系统管理阶段 第二代办公自动化 第二代办公自动化是以工作流为中心的办公自动化系统 工作流是在业务处理过程中每一步的任务、处理步骤、组织或相关人员、必须的输入输出信息以及需要的工具 第二代办公自动化(2) 基于工作流的办公自动化系统的主要任务是企业内部各种信息的发布与传递、工作流的管理、档案资料的管理，并承担与信息服务系统进行双向信息交互的任务。涉及技术包括协同工作、文档数据库与压缩、工作流管理、安全控制、多媒体、视频会议及数据库等内容。通过该系统，用户可以采用全双向及多媒体形式获取和发布信息，通过与Internet的互联，实现办公活动不受时间和空间的限制，从而提高企业运行的效率和质量 第三代办公自动化 第三代办公自动化是以知识管理为核心的办公自动化系统，它能提供丰富的学习功能与知识共享机制，让使用者都能随时随地根据需要向专家学习、向企业知识学习，使员工在办公自动化系统中的地位从被动向主动转变，提升了员工在工作中的地位，从而提高企业与机构的整体创新和应变能力 第三代办公自动化(2) 第三代办公自动化系统基于WEB的Internet/Intranet方式，其运作模式不同于现在的Server/Client（服务器/客户机）模式，由客户在客户端工作站通过浏览器从服务器下载WEB方式的办公自动化应用程序后再运行，也就是浏览器/服务器结构的WEB式办公自动化系统，具有以下优点： 对客户端硬件要求较低，用户可在保留原有的软件和硬件的基础上运行新的应用系统 只需在服务器上作配置和维护，降低系统维护升级的难度和费用，使实施容易 通过浏览器访问，界面友好，易学易用 系统安全、可靠、可扩展 1.1.4 办公自动化应用简况 办公自动化技术经历了文字处理机、复印机、传真机等单机设备阶段；程控交换机、文本及语音通信系统设备，实现了关键部分业务自动化的阶段；以及利用计算机网络技术，多功能工作站、电子邮件系统、综合业务数字系统等现代办公自动化的业务综合管理阶段 按自动化实现程度可以划分为以下四类 PC（Personal Computer）办公 初步Intranet局域网办公 Email Intranet网络办公 基于Web Int