電子公文線上簽核系統教育訓練.ppt

線上簽核作業 尚未處理公文一目瞭然 崇右技術學院 電子簽收公文 退文改分→退回改分 崇右技術學院 公文流程加簽，可加簽給其他人員 可點選放大 陳君佩 請在此輸入簽核意見 可點選“各單位意見”列印紙本存查 流程退文 退文至 『承辦人』(清稿、重新擬稿) 『上一關』(加簽或再會簽) 陳君佩 授權決行 長官授權決行。 系統將自動擲回原承辦人 承辦人送發文作業 收文及發文第一步請選取分類號，且需先予以儲存，俾利後續結案歸檔 （收文－承辦人；發文－文書檔案組）。 長官判行之公文，點選『呈核傳送』 系統將直接傳送給文書檔案組進行發文作業。 承辦人「簽呈」結案作業 系統自動帶入原先已選定之分類號與決行者名字 公文結案 (電子&紙本) 個人設定功能介紹 崇右技術學院 請依學校人事請假規定，並配合落實職務代理人設定，單位登記桌請假時，務必一定設定職務代理人，以利業務推動。 崇右技術學院 請依學校人事請假規定辦理，並配合職務代理人設定，假期結束後請停止代理人作業。 崇右技術學院 設定憑證: 確定讀卡機安裝至電腦 將自然人憑證插入 點選 金門大學 PKI驗證資料存取  實機操作 串簽與並簽的差異 第一關 第三關 第四關 第二關 第五關 第六關 串簽： 把流程串起來，如傳統紙本公文一關一關跑 優點：一關一關執行 不易發生問題 流程設定重點： 務必要設定完整 需由校長決行之流程，最後“務必”設定給校長，主任秘書及秘書室登記桌系統會強制帶出。 第一關 第三關 第四關A(並) 第二關 第四關B(並) 第五關 並簽： 流程一分為多，需將分出去的路線收回單一條路線 優點：一次分送多個會辦單位，會辦結束 再一次傳給下一關卡 第四關C(並) 第六關 第一關 第三關A 第二關 流程關卡中，並中有串，串中有併的話 流程架構即失敗 本身流程並簽就是並簽 並簽再加簽還是稱為並簽 也還是同一個關卡 第三關B 第五關 第三關A加簽 也叫第三關 稱為C 第三關A加簽 也叫第三關 稱為D 第三關A加簽 也叫第三關 稱為E 第四關 1.設定關卡：需選擇傳送目的為串簽或並簽。 2.並簽關卡：在流程中皆屬同一關，如畫面所示，並簽項目皆為第二關。 後會流程 教務處、人事室、會計室、總務處等公文後會流程請參照＜會計室、人事室暨總務處電子公文簽核應行注意事項＞暨後會流程辦理，相關資料置於電子公文自動化系統之「最新消息」處。 公文後會流程最後一關為擲回原承辦人員，若未設定擲回承辦人時將無法進行結案與歸檔。 * 崇右技術學院 電子公文線上簽核系統教育訓練 漢龍資訊科技公司 講師：陳君佩 課程大綱 建置目標 法源依據 系統登入 收發文流程說明 公文素養 操作畫面 公文製作 預設流程 線上簽核作業 個人設定 建置目標： 一、符合政府電子公文作業規範 1.符合公文交換作業規定 2.可與教育部電子公文交換系統接軌(已建置電子交換機制) 3.提昇學校電子公文收發效率 二、提昇學校公文行政效率 1.提升公文傳送時效 2.有效管理公文稽催作業 3.整體規劃系統架構方便擴充建置 4.減少公文紙張資源(線上簽核) 5.流程自動化提昇效率(線上簽核) 三、整體規劃降低成本 完整解決方案，評估未來需求擴充，整體規劃所需硬體配備、軟體平台及應用軟體，俾利降低系統維護及投資成本。 電子公文法源依據 一、八十二年二月立法院通過公文程式條例 二、八十三年三月行政院函頒文書及檔案管理電腦化作業規範 三、八十七年九月行政院函頒文書處理檔案作業手冊 四、八十九年二月行政院頒布公文電子交換推廣專案 五、九十三年四月立法院通過橫式公文條例，全國各機關在 電子公文及紙本公文等皆需全面調整公文橫式化。 六、研考會行文各機關於九十四年一月一日起正式執行公文橫 式化之要求。 七、行政院研考會於九十三年七月修正文書及檔案管理電 腦化作業規範，正式賦予線上簽核法源依據。 請輸入帳號密碼登入系統 例如：員編 登入帳號:：2800801 員工編號 選擇兼職身分登入 不需記憶多組帳號、密碼 收發文流程 陳核一級主管 教育部電子交換系統 & 紙本來文 會辦單位會簽 長官決行 擲回承辦人 承辦人 結案(歸檔) 電子公文收文流程 承辦人作業 文書檔案組登錄 陳核二級主管 總分文作業 單位登記桌 透過線上簽核傳送 開始承辦 教育部電子交換系統 &紙本發文 承辦人 結案(歸檔) 會辦單位會簽 長官判行 文書檔案組 發文作業 函 文書檔案組 結案(歸檔) 陳核一級主管 承辦人創簽/函稿 陳核二級主管 電子公文創簽(稿)暨發文流程 簽 擲回 可列印簽核意見 紙本存查 * 行政單位： 承