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《会展接待服务》会议活动中的接待与服务.ppt 57页

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会议的接待服务 张晶 第二章 会议活动中的接待与服务 一.会前准备工作的内容 (一)会议用品筹备 会务人员根据主办方或会务组具体要求准备相关会务用品,制订详细的会议用品筹备计划并实施。 (二)会场现场布置 合适的会场是各种会议必不可少的条件,会场的选定和会场台型的摆放、主席台的布置、个人席位的铺台布置是重要又具体的工作,必须认真做好有关的部署工作。 (三)会前检查 会前检查指按任务书的内容逐一进行会场检查和及时调整,完成设备设施调试检测。 会场基本设施 视听器材 会议用品种类的主要作用就是为与会者提供舒适安全的会议环境,通过装饰来营造会议的气氛,并且要方便与会者记录和表达会议信息,克服交流的障碍。 我们必须要在会前制定一个详尽的计划: 三.会议活动的场地布置 (二)常见台型 1.上下相对式 这种座位格局的主要特征是主席台和代表席采取上下面对面的形式,从而突出了主席台的地位。 上下相对式主要有剧院式、课堂式和阶梯式。 (1)课桌型(2)剧院型(3)阶梯形 2.全围式 这种座位格局的主要特征是不设专门的主席台,会议的领导人和主持人同其他与会者围坐在一起,体现平等和相互尊重的精神,全围式格局适用于召开小型会议以及座谈性、协商性类型的会议。 (1)口字形 (2)口字形附加 (3)多边形 (4)圆桌形 3.半围型-U字形(U Sharp) 这种座位格局介于上下相对式和全围式之间,即在主席台的正面和两侧安排代表席,形成半围的形状,既突出了主席台的地位,又增加了融洽的气氛,适用于中小型的工作会议等。 5.并列式-长条形 即将会见与会谈的座位安排成双方纵向并列或者横向并列的格局。一般适用于双边会议或会谈,也叫做谈判式台型、传统式台型。 (三)座区划分与座位排列 1.座区划分与座位排列的作用 所谓座区,是指按会场内一定规则划分和排列的座位区域。 利于维持会场的秩序; 利于分组统计参加会议的人数; 利于在会场内按代表团、小组或单位对会议临时提议进行讨论磋商; 利于在会议期间会议的领导机构与各代表团、小组或单位之间以及代表团之间、小组之间、单位之间进行及时的联系; 利于会议文件的分发与当场清退。 2.座区的划分和排列方法 ①按与会者的资格划分和排列。 ②按照团组划分 与会者分组情况下,按照一定原则确定顺序,再确定具体坐区 ◎团组排定次序: 法定顺序 : 例如在全国会议中,各省市代表团的顺序: 1、北京市;2、天津市;3、河北省;4、山西省;5、内蒙古自治区6、辽宁省; 7、吉林省;8、黑龙江省;9、上海市;10、江苏省;11、浙江省;12、安徽省; 13、福建省;14、江西省;15、山东省;16、河南省;17、湖北省;18、湖南省; 19、广东省;20、广西壮族自治区;21、四川省;22、贵州省;23、云南省; 24、西藏自治区;25、陕西省;26、甘肃省;27、青海省;28、宁夏回族自治区; 29、新疆维吾尔自治区; 30、台湾省。 ※笔画确定:根据笔画数排列 2009年入场式出场顺序 1希腊;2 几内亚; 3 几内亚比绍; 4 土耳其?;5 土库曼斯坦?; 6 也门;7 马尔代夫?;8 马耳他; 9 马达加斯加?;10 马来西亚; ……?…… …… …… …… …… …… …… …… …… …… …… 201摩洛哥; 202 摩纳哥?;203 澳大利亚; 204 赞比亚;205 中国 。 ※拼音字母: ※英文名称: ※协议约定: 3.确定团组具体座区的方法 ——横向排列法。 ——纵向排列法。 ——左右排列法。 ——纵横排列法。 ——按代表资格和团组顺序混合排列。 4.座位标志 (1)指示牌。 (2)座次图。 (3)团组标志。 (4)桌次。 (5)座位号标志。 (6)席卡。 (四)主席台的布置 1.主席台的背景 突出会议的主题,暗示会议的类型和目的。 可以悬挂人像、旗帜、徽铭、会标、标语等等。 在国内的政治性会议上,常常会在背景板的左右两面分别斜插4- 5面红旗,以显示会议的庄严神圣。 会徽和会标一般悬挂于背景板的正中;标语点出会议的主题,置于背景板的正上方。 2.主席台的花饰 用于主席台的花饰分为盆花和插花。 盆花通常置于背景板前或主席台边缘,一般以中、高档花草和观叶植物为主。 如果用作背景,可用1.5一2米高观叶植物为主,如散尾葵、南洋杉、金山棕等。 如果用来装饰背景板或置于主席台前,则可摆放四季草花、观叶植物,一般采用不超过20厘米、色彩分明的种类,常用的有一品红、红掌、仙客来、杜鹃等。 桌面或讲台的插花形状应根据台面的形状设计 圆形桌面,插花的俯视图应呈圆形, 长形桌面的插花应呈椭圆形。 插

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