高效会议管理技巧培训讲义.doc

★课程对象 ——谁需要学习本课程 ? ??企业高层管理者 ★???? 企业中层管理者 ★???? 企业基层管理者 ?★课程目标 ——通过学习本课程，您将实现以下转变 ? 1. 了解会议的目的、种类和体系2. 了解会议效率不高的原因及对策3. 掌握有效为会议做准备的要领4. 掌握会议中的沟通和反馈技巧5. 掌握会议主持人的会议管理技巧 6. 学会提高会议效率和质量的技巧 ★课程提纲 ——通过本课程，您能学到什么？ 第一讲 当今会议面面观 引言 会议的意义 会议的目的 会议的种类 会议的频率 会议成本的计算 第二讲 会议效率不高的原因及解决方案 1．会议效率不高的原因 2．如何进行预防性管理 3．会议规范 第三讲 开会前的准备工作 1．引言 2．如何判断会议是否举行 3．会议准备的内容 4．主持人如何做会议准备 第四讲 成功会议的五种策略 引言 如何做开场白 如何分配发言时间 如何掌握议事进度 如何达成会议决策 第五讲 会议中的沟通与反馈技巧 1．引言 2．会议中的沟通技巧 3．会议中的反馈技巧 第六讲 主持人的会议管理技巧 倾听技巧 讲话技巧 情景模拟 第七讲 如何对待会议中的意外情况 1.蝉”型发言者的症状及应对办法 2.“鲨鱼”型发言者的症状及应对办法 3.“驴”型发言者的症状及应对办法 4.“兔子”型发言者的症状及应对办法 5.“螃蟹”型发言者的症状及应对办法 6.情景模拟 第八讲 主持人与参会者的守则与责任 主持人的守则与责任 参会者的守则和责任 主持人和参会者怎样达成协议 第九讲 会议记录 1．记录者功能和胜任条件 2．对会议记录的十大建议 3．团队会议的误区 第十讲 会后跟进 1．引言 2．参会者如何进行会后跟进 3．主持人如何进行会后跟进 4．自我评定 5．如何提高下次会议质量 ★课程意义 ——为什么要学习本课程？（学习本课程的必要性） 您是否每天包裹于无数会议之中，常常分身乏术？您的公司是否因为会议效率低下还在错失良机？面临这样的处境，您是否找到了破解的好方法？《高效会议管理技巧》一书秉承时代精神，带领您快速掌握会议管理技巧，这些技巧将是您开启高效会议的金钥匙！把握时机，共同进步，相信您必然会收获累累硕果！ 第1讲 当今会议面面观 【本讲重点】 会议的意义 会议的目的 会议的种类 会议的频率 会议成本的计算 会议的主要目的就是解决问题，但由于开会技巧不佳或过于频繁，不但无益于解决问题，反而使问题愈趋复杂。频繁的会议与主管层的随意决策，常常是员工的梦魇；员工花太多时间在无效率的会议上，不仅浪费公司成本，也造成工作效率低下。如何能在会议中高效率且有效果地解决问题，是“高效会议管理技巧”的中心议题。 会议的意义 1．会议是一个集思广益的渠道 图1-1 集思广益图 如上图1-1，会议是一个集合的载体。通过会议使不同的人、不同的想法汇聚一堂，相互碰撞，从而产生“金点子”。许多高水准的创意就是开会期间不同观念相互碰撞的产物。 2．会议显示一个组织或一个部门的存在 会议总是在大于一人的情况下发生的，即使是只有两个人的会议，这两个人也是一种小型组织。没有不开会的组织或部门，一个组织或部门不召开会议，它的存在价值就会受到质疑。因此，会议能够充分显示一个组织或部门的存在价值。 图1-2 组织或部门与会议 3．会议是一种群体沟通的方式 开会很少是一对一的沟通，绝大多数情况下都是一种群体沟通。随着科技的迅猛发展，人们的沟通方式越来越多，现在人们可以通过Ｅ-mail、多媒体等种种形式进行沟通，但是，群体沟通，即会议这种方式，是任何其他沟通方式都无法替代的。因为这种方式最直接、最直观，这种方式最符合人类原本的沟通习惯。 会议的目的 ◆开展有效的沟通 会议是一种多项交流，可以集思广益，实现有效沟通是会议的一个主要目的。 ◆传达资讯 通过会议可以向员工通报一些决定及新决策，也就是说向员工传达来自上级或其他部门的相关资讯。 ◆监督员工、协调矛盾 许多公司或部门的常规会议其主要目的是为了监督、检查员工对工作任务的执行情况，了解员工的工作进度；同时，借助会议这种“集合”的、“面对面”的形式，来有效协调上下级以及员工之间的矛盾。 ◆达成协议与解决问题 达成协议与解决问题一般要经历以下6个步骤，通过这6个步骤，最终实现协议的产生和问题的解决。 图1-3 达成协议与解决问题的6个步骤 ◆资源共享 利用开会汇集资源，以期相互帮助，共同进步。 ◆开发创意 开发创意的会议目的突出反映在广告公司、媒体公司中。通过举行会议，形成新的构思，并且论证新构思，使其具有可行性。 ◆激励士气 年初或年底的会议通常具有这一目的性。这种会议是为了使公司上下团结一心，朝着一个方向共同努力。 ◆巩固主管地位 经理或主管为了体