内部控制制度--《采购及付款循环》.doc

内部控制制度 《采购及付款循环》 文件管制等级：　□管制文件　□非管制文件 文件履历纪要页 文　件　发　行　单　位 文　件　管　制　等　级 管理代表 □管制文件 □非管制文件 文　　件　　履　　历　　纪　　录 版次 修　订　内　容 核准 权责 编撰 日期 0 第1版（新发行） 总则 制定目的 为促使本公司「内部控制」（Internal Control）之「采购及付款循环」（Purchase）程序，能有所遵循，特订定本文件，俾利各相关单位遵循。 适用范围 凡本公司有关「内部控制」之「采购及付款循环」作业程序与控制重点，悉依照本文件之规范办理。 权责单位 资材、财会单位为本文件之权责单位，权责单位主管经承认单位授权，负责本文件之管制，并确保依据本文件之规范作业。 采购及付款循环 循环图 【见】（资料1）「采购及付款循环图」。 循环作业 本循环之各项作业： 请购作业（CP101），另订之。 采购作业（CP102），另订之。 进口作业（CP103），另订之。 验收作业（CP104），另订之。 与合约不符作业（CP105），另订之。 付款作业（CP106），另订之。 差异分析作业（CP107），另订之。 附则 制修废与颁布实施 本文件属于管理文件，经『经营会』审议后，呈请董事长核准承认后，交由权责单位颁布公告实施；修订或废止时亦同。 编号、版本、日期、页次／页数 本文件之项类、标题、编号、版本、实施日期、公司名称、文件页次／页数等项，见本文件之页首与页尾。 附件 相关资料 （资料1） 「采购及付款循环图」 （资料1） 「采购及付款循环图」 预算 CP101 ------→ 请购 | ├--- -------- ---┐ | ↓ ↓ | CP102 CP103 | 采购 进口 | | ├--- -------- ---┘ | ↓ | CP104 | 验收 | | | | ↓ | 是否合格 否 CP105 | ------→ ------→ 与合约 不符 | | | | ↓ | 是 | | | | | ├--- -------- ---┐ | ↓ ↓ | CP106 入库 | 付款 | | ↓ | CP107 | 差异分析 ←------ ---┘ 作业程序 提出需求 调节性采购 依市场行情、用料变动等采购之原物料，由资材部单位视经济未来走向、市场状况及预计用量等因素，决定订购时机及数量种类，交由采购单位采购。 预算采购 依销售预算或「客户订单」之进度，由生管单位填具「请购单」，经单位主管核准后再交给采购单位，并将请购核准纪录填入采购预算内。 预算采购，包括下列二种采购： 直接材料（常用材料）系指直接耗用之材料。 间接材料（常用物料）系指间接耗用之材料，但不可缺之物料，其需用时间与数量也无法预知。可凭用料单位之需料通知单现用现购。 检查库存 采购前应先检查存货是否具有下列情形： 目前存量尚未达请购点/安全库存。 请购之商品品名、规格、厂牌有库存品或替代品可供替代。 申请之原物料是否仍具采购价值，还是已失经济性。 临时需求 紧急采购由需求单位提出，经过库存检查后须采购者，经制造单位主管核准后，径交采购单位购买，惟事后仍须补填「请购单」。 控制重点 「请购单」必须详细注明厂商、规格型式及需用日期等内容，如申请物品须采用特别运送及保存方式者，应加注意事项。 「请购单」必须经先作库存审核，核准时应遵照核决权限办理。 紧急采购不应经常发生，事后应补开「请购单」，追究原因是否为不可抗力，有无改善计画。 应定期检讨「请购单」，有无延迟采购情形，请购数量应符合经济采购量要求。 相关资料 销售预算、「客户订单」、「请购单」等。 作业程序 查询供货商资料 准备采购。 调阅「供货商资料/厂商料件基本资料报表」，了解过去采购及询价纪录。 向厂商询比议价。 决定购买方式 依材料管理规定，决定应用下列何种方式购买： 询价金额较小，不须书面比价，但仍以询价方式向最低价厂商采购者。 议价采购人员经询价后，如已知市价有下跌趋势时，或有报价高于前批采购价格，或请购规格明确，但请购量较前批大等之情形者，仍应予以议价。 比价若为特殊规格或供应厂商家数较少者。 牌价收购根据核定之收购价格收购者。 长期合约采购向签订长期供应合约，