邮件合并批量制作带照片准考证.docVIP

邮件合并批量制作带照片准考证1、首先我们在EXCEL建立一个EXCEL文档，键入你需要的“字段”，如：“学号”、“姓名”、“照片”、“考场”、“座位号”等字段，其中照片字段为学生照片所在的路径，这里特别提醒，照片的路径需要使用如下的格式：“d:\\邮件合并\\1.jpg”这里的“\”路径符号，必须使用“\\”这种格式，以你的实际路径为准，这里显示的是我的例文使用的路径。如果路径中的“\”不变更成“\\”，那么将会出错，这一点很重要。建立好EXCEL文档后，在这些字段中输入相应的信息，以备显示使用。假设照片放在e:\photo文件夹里，每位考生的照片文件名和准考证号相对应（如果用姓名的话可能会碰到同名同姓的问题）。数据准备工作的正确与否，关系到以后打印出来的证件正确与否，所以必须要仔细校对正确。注意：在EXCEL数据源中，第一行被默认当作字段名称，所以我们在建立EXCEL表时，必须保证符合这个要求，不然在我们接下来建立WORD和EXCEL表格之间的链接时会出错。 实际上插入一张照片使用的域是{IncludePicture e:\\photo\\001.jpg}，插入准考证域用的是{MergeField 准考证号}，而本文把这两个域嵌套起来就成了{IncludePicture e:\\photo\\{MergeField 准考证号}.jpg}从而实现了本文最初提出的要求――批量打印照片。先把光标定位在要插入照片的地方，按Ctrl+F9插入一个域，输入“IncludePicture e:\\photo\\”（不包含外侧双引号），再按Ctrl+F9插入一个域，输入“MergeField 准考证号”，光标定位到这个域之后输入“.jpg”，最后看到的结果应该是：{IncludePicture e:\\photo\\{MergeField 准考证号}.jpg}。（这一步思路很好，用“准考证号”后就省得为每个文件输入路径了）现在保持光标在域中，按Shift+F9将代码转换为结果，也就是把图片内容显示出来。这时候如果什么也没显示，不要慌，按个F9刷新一下域就行了。其实，在按Shift+F9之前直接按F9刷新域也可以显示出来图片。不过图片大小似乎不太合适，调整一下吧。单击合并到新文档按钮，切换到生成的新文档里 按Ctrl+A全选，再按F9对所有域进行刷新。这时候图片应该都换成了正确的图片，如果还没有——也许Word有这么个BUG——那你就先把这个文档保存下来，关闭，再打开，全选，F9刷新。注意事项：1．插入域的时候，包含域代码的那一对大括号并不是手工输入的。应该使用Ctrl+F9来插入域（此时会自动插入表示域的那一对大括号），并在其中填写域代码。2．特别注意，引号内的文件名一定不能写错甚至多加一个空格也不行，否则Word将找不到图片文件，只会出现一个红叉。比如不能写成：{IncludePicture e:\\photo\\{MergeField 准考证号}.jpg}，因为e：前多加了空格。3．最后还有一点不得不说明，图片只有在应用“嵌入型”版式的时候才可以用于邮件合并。如果选成其它格式，虽然定位方便了，但是邮件合并的时候会不认它。如果确实需要灵活的定位，可以考虑插入一个文本框，去掉边框等属性，并在这个文本框里插入INCLUDEPICTURE域代码，调文本框的位置即可 分节符就是把一篇文档分成几份（就像一个人的几个器官，每个器官都有自己的组织），每一份都可以编辑自己的页码（每一节的页码可以从1或任何数字开始，也可以设置成整个文档都连续）几份连续在普通视图下就可以。选择“视图”－〉“普通视图”，就可以看到一条横向的虚线 分节符，DELETE就可以了。 也可以页面视图下，选择“工具”－－“选项”，在“视图”中选中“全部”复选框，“确定”，就可以看到分节符了，删除即可。 当然，如果分节符前后页面设置不同，删除分节符时，页面会有所变化，再相应设置就可以了。调出查找与替换对框 ，查找-查找内容：^b,勾选突出显示所有在该查找范围的项目，点击 查找全部，然后关闭 与替换对话框，按delete结束。 点查找－高级－勾选使用通配符，特殊字符－分节符，查找后点DEL即可。我做工资条时总是通过邮件合并，并用这种方法删除分节符的。当然查找到分节符后把查找窗口关闭再按DELETE即可把所有分节符全部删除了。