第十一章 专门档案管理.pptVIP

第十一章 专门档案管理 1专门档案 2人事档案管理 1专门档案 1.1概念 专门档案是指某些专门领域产生形成的有固定名称形式，以及特殊载体的各种档案的总和。 其主要含义包括：第一，专门档案是一个群体概念，是各种专门档案的总称。第二，专门档案有其特定的来源，从内容性质方面来看，它来源于某些专业领域；从载体形式来看，是指不同于纸质档案的新型材料的档案。第三，专门档案在其形成、表现形式，以及管理方面都具有不同于其他档案的特殊性。第四，专门档案有别于专业档案。专门档案通常产生于专业领域之中，它是专业档案的一个组成部分，同专业档案有所交错，它们之间存在必然联系。但二者之间有着严格区别。其一，两者使用角度不同，专业档案是从社会分工角度提出的，专门档案是从档案分类角度提出的；其二，两者内容范围不同，专业档案是某一专业各种档案的总称，专门档案是各门类档案的总称，它只涉及一定的业务范围，或一个特殊载体。 1.2专门档案的范围 专门档案的范围主要包括两个方面： 第一，专门领域中产生形成的档案，其中包括人事档案、会计档案、审计档案、诉讼档案、教学档案、艺术档案、新闻宣传报道档案、书稿档案、地名档案等。第二，特殊载体的档案，主要包括以磁性材料和感光材料为载体的档案，录音档案、照片档案、机读档案等。 1.3专门档案的特点 专门档案的特点主要表现在其所具有的特殊性。 第一，在来源方面，专门档案的特殊性表现为广泛性和单一性。专门档案的来源是广泛的，它产生于人类社会实践活动各个领域。同时又具有单一性，每种专门档案都是在一定的专门领域中形成的，它所包括的文件材料是特定的。 第二，在内容方面，专门档案特殊性表现为丰富性和专指性。每种专门档案体现着特定的某种专业活动，从内容上看，各种专门档案都具有专指性，，而综合各种专门档案反映的专业内容，就构成专门档案内容的丰富性。 第三，在形式方面，专门档案特殊性表现为多样性和固定性。其多样性表现在两个方面：一方面载体和记录方式的多样性；另一方面名称种类的多样性，每种专门档案都有特定的名称种类，数量众多，规格不同。另外，专门档案形式又是固定的，不仅专门档案的载体有其固定性，而且每种专门档案形成于各自领域，有着固定的名称和种类。 1.4专门档案的管理 1.4.1专门档案管理的历史 专门档案管理是以专门档案产生为基础条件的，专门档案的产生最早可追溯到商周时期，见诸文献的商周王室贵族的世系记载，以及人口、土地的统计数字，可谓谱牒档案、会计档案的滥觞。对于专门档案的管理，我国古代主要表现在两个方面：一是设置专门的档案库房，并选派官吏进行负责管理；二是制定专门档案的管理方法，并在法律条文中加以规定。 近代以后，随着社会分工的逐渐扩大，档案的种类也随之发生相应的变化，具有近代意义的学校档案、会计档案、人事档案及影片、照片档案陆续出现，为此先后制定了有关专门档案的法规和制度。如1914年北洋政府制定的《会计法》，1915年的《普通官厅簿记》，1935年的《会计法》等，这些法规制度对专门档案管理起到一定的作用。 虽然这时期的专门档案管理只局限于某些专门档案，如人事档案、会计档案等，但是各个历史时期对这些档案管理的经验积累，对以后专门档案的管理仍有借鉴意义。 新中国成立以后，开始从整体上研究专门档案管理，特别是20世纪80年代以后，我国档案管理机关和有关专业主管机关广泛开展了专门档案的业务建设，先后制定了有关专门档案的管理规章并进一步完善了专门档案管理的标准规范。 1.4.2专门档案管理的法制建设 专门档案的管理是依据国家的法律法规来进行的，我国档案工作的法律法规逐渐健全和完善，《中华人民共和国档案法》，《中华人民共和国档案法实施办法》，以及《机关档案工作条例》，《科学技术档案工作条例》等，都是专门档案管理所遵循的法规条例，在此基础上，国家档案局会同有关专业主管部门先后制定了各种专门档案的规章制度，如《干部档案工作条例》，《会计档案管理办法》，《关于审计档案管理工作的规定》，《人民法院诉讼档案管理办法》《出版社书稿档案管理办法》等，进一步健全了专门档案管理的规章制度。 1.4.3专门档案工作的管理体制 专门档案的管理体制应根据档案工作的统一领导、分级管理的原则，并结合专门档案的特点来制定，目前我国专门档案工作管理体制是各级专业主管机关在档案行政管理部门统一管理的原则下，根据本专业的管理体制，负责对直属单位和本系统的档案工作进行监督和指导。 1.4.4专门档案管理的规范化和现代化 虽然专门档案在具体的管理方法上不尽相同，但在管理原则标准方面，各种专门档案应是规范獤统一的。我国实行档案综合管理，国家制定的具有普遍意义的有关档案管理方面的规范标准，同样是专门档案管理规范化应遵循的根本标准。 专