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【行政制度】能源发电企业上市公司的行政管理制度大全.doc 106页

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目 录 第一章 保密管理制度····························1 第二章 公文处理实施细则························5 第三章 印信管理制度····························16 第四章 收发文件管理制度························20 第五章 档案管理制度····························22 第六章 图书资料管理出差管理制度 第三章 印信管理制度 一、总则 (一) 为保证印章、介绍信使用的合法性、严肃性和可靠性,有效地维护公司利益,杜绝违法行为的发生,特制订本制度。 (二)本制度依据行政印信管理工作要求及公司有关文印管理制度。 (三)本制度适用于×××××有限公司印信管理。 二、管理内容与要求 (一)印章的启用 1、新印章要做好戳记,并留样保存,以便备查。 2、印章启用要事先发启用通知,注明启用、发放单位和使用范围。启用印模应用蓝色印油,以示首次使用。 (二)印章的保管、交接和停用 1、公司各类印章必须有专人保管。 (1)董事会、公司的正式印章、专用印章、钢印等由公司指定综合管理部专人负责保管; (2)各部门印章由各部门指定专人负责保管; (3)印章保管须有记录,注明印章名称、颁发机关、枚数、收到日期、启用日期、领取人、保管人、批准人、图样等信息。 (4)印章移交须办理手续,签署移交手续证明,注明移交人、接交人、监交人、移交时间、图样等信息。 (5)有下列情况印章须停用: 1)机构变动或机构名称改变; 2)上级部门通知改变印章图样; 3)印章使用损坏; 4)印章遗失或被窃,声明作废。 (6)印章停用要提出处理办法,并报经公司领导批准,及时将停用印章送制发机关封存或销毁,建立印章上交、清退、存档、销毁的登记档案。 (三)印信管理 1、公司公章和介绍信统一由综合管理部归口管理。公司公章由综合管理部专人负责保管,介绍信由行政主管保管。公章和介绍信不得随意放置、使用和擅由他人代行其职。 2、凡是以公司名义对外发出的文件,需经公司总经理签发后,方可用公章。 3、各部门对外发出的便函、报表、文字材料及办理其它事宜需用公司公章时,由各部门经理签注意见,经公司总经理同意后,方可用印。综合管理部应做好登记。 4、各部门对外联系工作需出具公司介绍信时,属本部门业务范围的,由部门领导在便条上签注意见后,到综合管理部用印;属于重大事项和到外省(市)办公、学习等,必须经总经理同意,可方用印。 5、本制度所述公章包括钢印。 (四)介绍信的使用 1、开介绍信,必须填明公出理由、所去单位、公出人数及使用期限等。写介绍信文字应清晰,如有修改应用校正章,介绍信与存根间应盖骑缝章。严禁使用空白介绍信。 2、介绍信要严格执行登记编号制度,详细如实填写存根。各部门领用的介绍信存根和作废的印鉴须及时交综合管理部注销,登记存档。 3、加盖公章必须端正清晰,不漏盖、错盖。 4、负责印信人员必须严格核对是否经领导签发并掌握文件份数、印制质量,经校验与领导审核无误后再加盖印鉴。 5、加盖印章要齐年盖月,上不压正文,下压年月日即可。几个单位联合发文用印时,印章不可交错。 三、附则 (一)本制度解释权属公司综合管理部。 (二)本制度自公布之日起执行。 附:印章、介绍信使用流程 ×××××公司管理流程表 标题 印章、介绍信使用流程 组织单元 相关组织单元 综合管理部 相关领导审批 管 理 动 作 Yes No No Yes 说明 第四章 收发文件管理制度 一、总则 (一)为提高公司行政事务管理效率,规范收发管理工作,特制定本制度。 (二)本制度适用于×××××有限公司收发文件管理。 二、收发管理体制 公司所有收发管理工作均由统一负责。 公司指定专职或兼职人员负责收发工作。 三、收发业务 收发业务范围包括:文件、邮件、报刊、挂号、电报、传真的发送、登记,以及特殊文件资料的递送。 收发人员须关文件资料实填写收件登记簿、发文登记。 收发业务文件处理公文处理办法。 收发文件资料应及时、准确送达有关人员和部门,不得延误和积压。 对公司和员工的信件、资料,负责统一接收管理。 对贵重物品、汇款、邮包,要进行专门登记,并由个人签字领取。 未经许可,不得随便代理收发工作,以免造成混乱。对未登记完毕的文件材料,不得先行使用、阅读。 对投递错误的邮件,应及时退回。 对或与公司利益有冲突的文件、

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