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集团有限公司印章管理规定.doc 6页

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XXXX集团有限公司印章管理规定 一、印章的刻制 1、集团公司的印章经集团主管领导批准后由集团企管部负责刻制。 2、集团所属各行政职能部门和下属未办理营业执照的非独立法人单位需刻制印章时,必须提出书面申请并附印章式样报集团企管部,经企管部审核、报集团主管领导批准后,由集团企管部指定人员到公安机关办理有关手续,送公安机关指定的刻字社刻制。 3、集团投资设立的独立法人单位和注册登记的非独立法人单位,单位负责人书面报告所需刻制印章的种类,报集团企管部审核、主管领导审批后,并指定专人到当地公安机关指定的刻字社刻制公章、合同专用章、财务专用章等印章。 4、凡由企管部直接负责刻制的各类印章,由企管部将印章、印章刻制审批材料送集团档案室留取印模和保存,与档案室办理交接手续。凡由独立法人单位和注册登记的非独立法人单位直接负责刻制的印章,在印章刻制完成后五个工作日内由独立法人单位和注册登记的非独立法人单位将印章和审批材料复印件送至企管部留取印模和保存,由企管部统一将印模和印章刻制审批材料移交给集团公司档案室。 二、印章的使用 (一)使用原则 1、使用集团印章必须“先审批,后使用。”使用印章的审批范围要与批准人的职责相一致,无论何种材料需加盖集团印章时,都必须经过相应的领导批准,并履行用印登记手续。 2、为尽可能规避风险,要尽可能多使用有用途限定的各种专用章,凡是使用集团专用章可以办理的事项均须使用专用章办理。 (二)使用办法 1、使用集团印章时须先填写《集团公司印信使用审批单》(使用公章、法人章也可在网上提交用印申请)。每项用印必须先经过使用单位负责人批准后,才能按照印章使用审批流程由集团总部部门负责人或分管领导或主管领导逐级审批。印信管理办公室(以下简称“印信室”)用印前的复核以终审领导的审批签字为准: ① 集团公章、合同专用章(无数字下标)使用审批流程见附件1; ② 集团总部市场部及京外分公司投标用印审批流程见附件2; ③ 京内分公司投标用印审批流程见附件3; ④ 集团部门专用章和集团各部门内部专用章使用审批流程见附件4; ⑤ 合同专用章(2)、合同专用章(3)按照《关于全面启用造价管理子系统的相关事宜通知》执行; ⑥ 集团法定代表人手签章的使用,按照《关于印发〈集团公司法定代表人手签章使用管理办法〉的通知》执行; ⑦ 集团法定代表人名章的使用,随用印材料所用的公章或合同专用章(含带数字下标的)一同审批; ⑧ 集团其他领导名章的使用,必须经领导本人批准。 2、提交用印申请(包括网上申请和书面申请)时必须详细填写“用印材料名称”一栏,不能只写用途,也不能用×××资料概括,而要逐一写清用印材料的标题。如果“用印材料名称”一栏填写不够详细,使用单位负责人在审核时应让经办人员补充完整后再签字。 3、京内分公司须指定专人到集团公司办理用印手续。 4、集团总部部门负责人在审批证明材料和调查材料时应注明要说明事项的具体内容。例如:收入证明应注明“收入×××元”,住房调查应注明“无住房”或“有×××平方米住房”。 5、负责审批的集团领导因事不在集团公司时,可由相关领导代审批。若主管领导都不在集团公司,而使用单位又确有急事需要办理时,应由使用单位负责人向集团办公室负责人说明情况,由办公室负责人协助处理。 6、凡用印申请单中用印材料名称填写不详细、不完整的;用印材料无法与审批事项对应的;工程名称、用印日期未填写的,不论是否已通过审批,印信室均有权拒绝办理。 7、凡空白表格、介绍信、奖状、证件等一律不予用印。 8、凡涉及金额的合同或协议均须加盖合同专用章(含带数字下标的)。下属单位的合同或协议需要加盖集团法定代表人名章时,必须有使用单位主管在委托代理人处签字后方可使用。 9、因承揽工程需要在非工作时间使用印章时,须在工作时间内通知印信室。 三、用印材料的存档 1、各种承诺书、备忘录、协议、合同、会议纪要等必须留印信室一份原件存档;授权委托书留办公室一份原件存档;集团公司市场部的所有用印材料由部门自己先行保管,待工程承接完毕后,整理成套移交档案室存档。 2、凡我方先用印,甲方后用印的资料,经办人要进行未归档资料登记,并负责在一个月内将资料归还印信室。超期不能归还的,要由使用单位写出书面情况说明并经本单位主管签字后报印信室,超过二个月仍不能归还的,印信室将本着“前不清后不办”的原则暂停该单位使用集团公司印章。 四、印章的保管 集团公司印章原则上不得拿出印章保管处,如有特殊情况需由印信管理人员带章外出时,须经办公室主任批准。 五、印章的管理 1、集团公章、钢印、合同专用章、法定代表人名章、总经理名章、副董事长名章、各种专用章、总部各部门(财务、党、工、团、纪除外)内部专用章,由印信室负责管理使用。 2、集团法定代表人手签章,由办公室负责管理使用。 3、集团合同专用章(

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