XX施工企业材料采购合同管理制度.docVIP

材料采购合同管理制度 （试行） 1 总 则 为了加强和规范集团公司材料采购合同管理，提高合同签约率和履约率，防范和控制合同风险，维护企业合法权益，提高企业经济效益，树立企业良好信誉，根据《中华人民共和国合同法》(以下简称《合同法》) 等法律、法规和《集团公司项目管理办法》的规定，结合集团公司的实际情况，特制订本制度。 2 适用范围 本制度适用于集团公司及其子公司、分公司（以下简称各公司）对外签订的材料采购合同的管理。 3 管理职责 3.1 职责划分原则：谁使用，谁管理，谁负责。 3.2 集团监察中心、财务中心、成本中心为合同管理的监管部门，负责监督合同的签订和履行。 3.3 物资公司内供部采购负责人、项目经理、各公司分管成本负责人为材料采购合同管理主管责任人。 4 适用范围 4.1 本制度适用于各公司需要物资公司内控部集中采购的物资（详附件一）。 5 供应商确定及合同签订 5.1 供应商确定：严格按集团招投标评标办法执行。 5.2 材料采购（含周转材料租赁、活动板房）、大型机械租赁在半年内已经过招标确认并且材料价格在半年内波动不大的情况下，新增项目采购材料同已经签定项目相同，指同材料、同规格、同质量等级、同价格、同付款方式、同供应商的材料、设备租赁采购，可不再次招标； 5.3 简化程序：由各公司提出不招标申请书（详附件二），并附有关资料，报分管副总审核、总经理签批后执行，但须报成本中心和监察中心备案； 5.4 除物资内控部采购材料外，其他辅材、耗材由项目自购；但需要由项目材料员询价、项目监督员确认、项目经理审批。 5.5 合同审批流程 5.5.1新增项目采购材料同其他项目已签订合同的（指同材料、同规格、同质量等级、同价格、同付款方式、同供应商的材料、设备租赁采购），可以简化审批程序为：合同管理员→集团成本控制中心。 5.5.2 5.5.3 5.5.4 5.5.5 5.5.6 5.6 采购合同的签订 5.6.1 5.6.2 除物资公司内供部采购材料外，其他辅材、耗材由项目自购， 6 合同执行管理 6.1 合同交底 由项目经理或商务经理组织项目部相关人员进行合同交底，并在综合管理信息系统中按系统的要求进行登记。 6.2 合同的履行、变更、解除 6.2.1 6.2.2 6.2.3 6.2.4 6.2.5 6.2.6 6.2.7 变更、解除合同的协议在未达成或未批准之前，原合同仍有效，仍应履行。6 6.3 采购合同纠纷处理 6.3.1 6.3.2 6.3.3 6.3.4 6.3.5 6.3.6 6.3.7 6.3.8 6 材料采购合同相关管理 6.1 所有采购合同必须先签合同后采购；特殊原因经总经理或分管预算副总同意，在发生后7天内完成合同的补签手续。 6.2 实行法人委托书制度。委托代理人的主要职责是： 6.2.1 在授权范围内负责谈判、签订合同，既不能越权，也不能消极推诿。 6.2.2 对所签订合同的经济效益性、合理性、合法性、完整性和可行性负责。 6.2.3 对所签合同的全面履行具体负责，执行中发现问题应立即上报，并积极想办法妥善解决，对发生的合同纠纷负责处理好或协助有关部门处理好。 6.3 法人委托书应由集团监察中心妥善保管、防止遗失。严禁将法人委托证书转借他人或用作其他证明，亦不得有转委托行为。 6.4 受托人工作调动时或被取消委托，集团监察中心应收回法人委托证书；必要时登报公告。 6.5 合同实行专人盖章制度。集团及下属公司对外签订合同时需加盖印章，并附合同审批表，到行政部门加盖印章。 6.6 集团公司及下属公司都必须认真做好合同管理的基础工作，具体如下 ： 6.6.1 合同正式文本一份交档案室存档，一份送财务部作为收付款依据，其余部门在综合项目管理信息系统合同管理中阅读电子合同。 6.6.2 建立合同档案。每一份合同都必须有一个编号（按合同的不同类别分别编号），不得重复、遗漏和跳号。每一份合同包括附件，合同文本的签收记录，合同分批履行的情况记录，变更、解除合同的协议（包括文书、电传等），均应妥善保管。 6.6.3 建立《合同管理登记表》。其主要内容包括：合同名称、序号、合同号、经手人、签约日期、内容摘要、对方单位、备注等。登记表的填写要做到准确、及时、完整。 6.6.4 建立《合同执行情况季报表》。各单位应在每季首月5日前将上季度报表填好后报送总经理，同时抄报财务部和监察中心、成本中心。 6.7 对违反上述规定，有下列行为的单位或个人，集团公司将根据情况给予警告、通报、经济制裁、降职、降级、撤职和除名等不