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XX生物工程有限公司 关于下发《档案管理制度》的通知 各部室、车间： 为加强公司档案工作，充分发挥档案作用，全面提高档案管理水平，有效地保护及利用档案，为公司发展服务，特制定本制度 XX生物工程有限公司 二0一三年八月三十日 主题词： 档案 管理 制度 抄 报： 二0一三年八月三十日印发 档案管理制度 第一条 为规范档案的分类、装订、归档、保管、查阅和销毁的管理，特制订本制度。 第二条 档案的范围 1、公司内部经营形成的各种资料。 2、外部政府机关、行业部门形成的与公司经营或行业有关的公文、通知、批复等资料。 第三条 档案的管理部门 档案管理的主管部门是行政办，行政档案、人事档案、财务档案、业务档案（建筑档案、设备档案）等均由行政办进行统一管理，不统一管理的需经董事长批准。 第四条 档案管理部门的职责 1、行政办档案管理的职责 （1）负责组织编制、修订、完善公司的档案管理制度，规范管理流程、分类目录、管理表格，规范档案分类、移交、备份、备案、归档、立卷、保管、借阅、销毁等的管理。 （2）负责指导、培训、宣贯档案管理制度。 （3）负责组织、安排、检查督导档案管理制度的执行。 （4）负责整理、保管公司所有档案。 （5）负责收集、整理各部门档案分类目录（每月最后一个工作日收集一次），汇总建立公司电子档案总目录。 2、财务部档案管理的职责 （1）负责配合行政办编制、修订、完善公司档案管理制度中财务类档案的分类目录、分类管理流程。 （2）负责收集、整理、保管财务类档案，并与行政办做好财务档案的移交工作。 3、其他部门档案管理的职责 （1）负责配合行政办按照档案管理制度的要求进行档案的收集、整理、归档。 第五条 档案的分类 公司档案分类和分类编号由行政办统一集中管理。各部门不得擅自增、减、变更档案分类和分类编号。档案分类可按内容、保存形式、密级性等多种方式分类。公司档案主要采取按内容进行分类，并编制目录。 1、企业档案分类使用说明 （1）组成：企业档案实体分类的标识符号采用英文字母顺序标识一级类目（大类）；采用拼音字母名称标识二级类目（分类）。档案号的各段（一级类目号、分类号、案卷号）之间用“—”符号分隔。 （2）档案号编制依据 根据国家档案管理部门编制的《工业企业档案分类编号方案》和公司工作实际，进行公司档案号的编制。 （3）企业综合档案档号的分类、组成说明。 按文档类别分类（A、B、C、D） 档案编号：一级类目号--年度号--案卷顺序号（○ ○ ○—○○○○— ○○○ ）。 举例： 1）、经营管理类A，企业中长期计划，2010年度，第一卷，即 A—2010—永久—01（一级类目号为经营管理类A，年度号为2010，保管期限为永久，案卷顺序号为01）。 2）生产技术管理类，运行调度记录，2011年度，第二卷。即 C—2011—长期—02 （一级类目号为生产技术管理类C，长期保管，案卷顺序号为02）。 3）设备管理类，第二卷。即： E—FDJ—02（一级类目号为设备管理类E，二级类目号发电机为FDJ，案卷顺序号为02）。 4）、会计档案（F）： 按一级类目号—年度号—分类号.案卷号（○ ○ ○—○○○○— ○○○ ）。 举例：会计档案，账簿类，2011年度，第一卷。即 F—2011—ZB-01（一级类目号为会计类F，年度号为2011，二级分类号账簿为ZB，案卷顺序号为01）。 5)、特种载体档案（G）： 按载体类别分别编号。按一级类目代号—分类号—案卷号（○ ○ ○—○○○—○○○ ）。 举例：特种载体档案，光盘资料，盒装编号为001。即： G—GP—001 按保存形式分类 （1）纸质形式。 （2）电子档案形式：包括各种电子表格、电子文档、扫描方式等形式。分类01-07、14、以及其他类别的与业务有关的文件应扫描成电子文档或制成PDF格式，编号与纸质文档一致，在档案管理软件中登记备查。 按保密性分类 根据国家《档案法》相关规定，分为绝密档案、机密档案、秘密档案、一般（无密