博览会展场管理方案.docVIP

展场管理方案 一、现场管理的重要性及原则 博览会现场管理对本届博览会至关重要，现场管理做得不好会影响专业观众和参展商对博览会的满意程度，直至影响整个展览会的品质。 为了使本次生态文明会议博览会有组织、有次序、有计划、有目的的进行，促使本次博览会取得圆满成功。 现场管理的原则： ?找出可能出现的问题并作精密分析。 ?努力在不确定因素里找出尽量确定的因素。 ?要有预案和预备力量。 二、展场管理 1、展前管理 1.现场的广告管理 A、标语、户外广告牌、展会会刊都要有明确的摆放位置，便于统一管理 B、展会主办方都要制定统一的广告政策 C、优惠措施，让所有参展商都知道，要一视同仁，不能根据参展规模来定是否给予优惠 D、考察现场，了解会场的平面设计图 具体步骤：宣传人员了解平面设计图，弄清宣传道具的摆放位置，在负责人的指示下对展会需要的宣传道具进行安排 2.交通管理 A、制定好交通路线，确保展会期间交通工具顺利到达制定位置 B、负责人应提前与交警人员沟通， 以便物质顺利到达展会现场，保证工程进度 C、制定备用路线，防止堵车事件 具体步骤：交通协商人员提前与交警沟通，展会期间主要车辆行驶的路线。取得交警的支持 3.住宿、餐饮管理 A、选择酒店，并确定酒店 B、采取外包的方式 C、采取服务公开招标，确保服务的质量 具体步骤：酒店协商人员实地考察凯里民族风情酒店 4.物流管理 A、设物质临时储存仓库 B、设置展会物流临时管理处，负责物品、材料的分配 C、选择搬运公司，并签订搬运合同 具体步骤：运输协调员与运输公司签订协议，把展会所需物质搬运到临时仓库由材料管理员统一管理，管理人员根据各部门的需求表统一进行分配 5.证件管理 A、设证件统一管理部门，负责证件的发放和收回工作 B、证件要科学的设计，避免重复情况 具体步骤：各地展团联络员负责统一向组委会秘书处综合一组领取各种参展证件，并负责转发给参展企业代表。布展与展示期间，参展单位凭放行条携展（物）品出展馆，并自觉接受展馆执勤人员检查，展（物）品出展馆放行条由展务组负责签发 6.车辆的管理 A、唯一指定接送车 B、负责人应提前安排接送车提前到达指定位置 7.导视系统的管理 A、安装人员在展会各个展馆、通行主干道安装导视系统 B、工作人员进行提前测试 C、展览开幕前，进行检查发现问题及时处理，以便展览期间正常运作 具体步骤：负责人根据展会的要求，安排施工人员在展会需要的位置安装导视系统后，安检人员对装修现场进行检查，管理人员提前进行测试，发现问题及时处理。 8.标识的管理 A、在展会场馆及其他区域，安放不同的标识，便于与会人员识别 B、在展场的道路交叉处，贴标识 具体步骤：宣传人员在管理人员那领取不同的标识，根据平面图纸上的指示，把不同的标识，安放在不同的位置 9.监控管理 A、展馆方要对展馆的有关出入门口、主要通道（展位除外） 进行24小时监控，并确保录像质料保存15天。 10.安检管理 A、设安检组：在所有前期准备工作完成后，安检组进行彻底的检查，有需改动及时处理 具体步骤：所有前期准备工作做好以后，安检人员对展台、停车场、宣传道具 现场的公共基础设施进行彻底的检查，确保展会的顺利举行 11.参展商和观众投诉处理 在会展活动举办过程中，不可避免地出现个别参展商和专业观众对场馆现场管理、餐饮配套服务等表示不满，并向主办单位接待办公室提出投诉的现象，有些则直接到问询处投诉，这时迫切需要有一个专门的机构来处理各种投诉。 11.新闻管理 一般来说，国内1万平方米以上的展览会都会在现场设立新闻中心或新闻办公室，以便参展商和主办单位能即使发布各种信息。新闻中心的硬件设施和人员配备应根据会展规模等实际情况决定。另外，展览会主办单位往往会安排专门的新闻主管，负责统一发布展览会的官方信息，并接受媒体的采访。所委任的新闻主管必须善于言辞，举止落落大方，并十分熟悉展览会的相关情况。 12.会展设备管理 1．会议所需视听设备 各种类型的会议都需要使用视听设备，尤其是国际会议，在视听设备方面的要求更是严格，对音响、麦克风、放映机、银幕等都要有一定的质量要求，往往需要由专业人员协助规划。 （1）放映设备。放映设备是指在会议室内演讲时所用到的辅助器材，如幻灯机、投影机等。 （2）音响设备。音响设备对会议的质量具有相当大的影响，会议经理人如果能将下列几项音响方面的基本因素考虑进去的话，