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全国NVQ企业行政管理
企业行政经理
国家考试 授课教案
企业行政管理二级教材讲授指南
第一单元 办公室工作
中心思想:
办公室工作是企业管理运作的中心,是企业对外的形象,成员要有较好的素质,能承担起相应的职责。
分段内容:10课时
企业行政管理人员的职责和素质(教材1.1、1.2)------------1课时
企业行政管理人员的职责(见思考题1)
企业行政管理人员的素质(见思考题2)
教学方法:
提问(见思考题)——组织讨论——总结讲授
行政办公室及行政工作对单位的重要影响(教材1.3、1.7)--- 1.5课时
行政办公室在企业运作中的重要性
办公室工作的效率,将影响企业的利润,影响企业的综合发展,影响企业的敬业形象
行政工作对单位形象的影响
用接待来访、接打电话、书面信函说明行政工作对单位形象的影响(见思考题10、11),可将1.8.3的电话礼仪融合教授(见思考题16和17)
教学方法:
看办公室工作正反面情况录象——组织讨论(见思考题10、11)——学员代表总结
行政办公室怎样支持和服务于企业整体(教材1.4、1.5、1.6)-----3.5课时
运用互联网进行企业行政管理
这是企业行政管理工作的发展方向
大、小型单位行政管理职能的区别(见思考题3和4)
办公室集中化管理的优缺点(见思考题5)
办公室集中化管理中,打印室的任务(见思考题6)
办公室集中化管理中,办公用品储藏室的任务(见思考题7)
办公室集中化管理中,档案室的任务(见思考题8)
办公室集中化管理中,接待区的任务(见思考题9)
教学方法:
参观办公室集中化管理企业的各办公室——用大、小型单位行政管理职能划分的案例(案例1)组织讨论——总结讲授
办公室的综合职能(教材1.8) ---------------------------4课时
办公室有6方面的综合职能,突出体现在对内、对外的信息交流
综合职能之一是接受和处理来自各方的口头和书面信息(见思考题12和13)
综合职能之二是将各类信息及工作及时传递、交流、引导到位(见思考题14和15)
综合职能之三是准确、友好地回答内、外电话查询(见思考题16和17)
综合职能之四是归档保存好有用的记录、资料(见思考题18)
综合职能之五是有效地安排各种约会(见思考题19)
综合职能之六是每项工作都支持、强化企业的整体管理(见思考题20)
教学方法:
组织学员进行信息交流模拟实践活动,包括“接受和处理信息”、“传递信息”、“记电话留言”、“回答电话查询”、“保存有用信息”、“安排上司约会”等——总结讲授
单元复习:1课时
用“企业行政管理二级习题集”中单元1的习题辅导学员复习
思考题及答案:
企业行政管理人员的主要职责是什么?
答:企业行政管理人员的主要职责有:
收发信函
接打电话
存档、检索
接待来访者
复印
使用计算机制作多种文件
安排约会
安排会谈和会议
物资的购买与管理
办公室财务管理
安全和保密
企业行政管理人员的基本素质是什么?
答:企业行政管理人员的基本素质是:
(1)工作能力
良好的交流技能
机智
有能力识别自己能处理的问题和那些应该求助于他人的问题
良好的记忆力
(2)工作态度
准时
得体的外表
对单位的忠诚
准确性
热心帮助他人
自觉处理加班
(3)心理素质
热情友善的性格
互相理解
谨慎
冷静
小型单位办公室的行政管理工作职责是什么?
答:小型企业办公室的特点是综合性和复杂性,决定了小型企业办公室的职责:
负责办公文件的复印,包括复印、缩放、装订和整理。
负责信件的收发,包括分类、发送。
回答电话查询和接通外线。
负责对内、对外联系和处理紧急事务。
负责接待来访者,带领客人参观。
与新闻媒体打交道,代表企业接待来访的记者。
负责信件、资料的归类存档。
用计算机文字处理、数据库、电子表格和桌面出版软件来制作文件。
简述大型单位某个办公室的行政管理工作职责是什么?
答:大型企业行政管理办公室是按事项划分的,如档案室、接待室、合同办公室等,分门别类,分工负责,相互协作,彼此沟通。以某公司合同办公室为例,其主要职责包括:
发送材料和正确填写申请表格给复印中心,以进行复制、整理和装订。
处理本部门收到的信件,并分发给相应的人员。信件先送到单位收发室,在那里把信件按部门分类再分发。
收集本部门要发出的信件,并送到单位收发室。
回答单位内外部的电话,负责请总机接通外线。
接待从单位前台转来的,并已发放了来宾卡的来访者。
将手写或磁盘上的信息整理到“发送文档”中,准备发出。
(7)归类保存在本办公室的材料,并发送其余的给中心归档室职员归档。
5、大型单位办公室集中化管理的优缺点是什么?
答:办公室服务集中化的优点有:
人员专业化
容易地监督工作流程和控制成本
易于标准化、规范化
有
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