文书管理要点(修订).docVIP

黑龙江建龙钢铁有限公司 制度编号：A4350 制度页数：共9页 文书管理要点 编 制：郭莹莹 审 核：赵亚辉 批 准：王 利 主办单位：行政管理处 发布日期：2011年10月24日 生效日期：2011年10月24日 第一章 总 则 第一条 目的 为规范公司公文的种类、格式、行文规则、文书处理、立卷、归档和销毁等内容，提高文书处理的质量和效率，特制订本要点。 适用范围 本要点所称文书管理，指公司各类文书的从收文、传递至发布、归档过程的管理。 文书分类 公司制发的各类文件； 各一级机构及个人向公司报送的各种请示、报告、报表等； 集团总部来文； 国家机关及地方政府来文； 与不相隶属的企事业单位来往的文书（包含传真、函件等）。 第二章 职 责 第四条 行政管理处 行政管理处是公司公文处理的管理机构，负责公文的统一收发、分办、传递、用印、立卷、归档和销毁。 第五条 其它部门 公司其它各部门须设兼职文书管理员一名，负责部门内文书管理（接收承办文件、公文保管、归档、查阅等）工作。 第三章 公司文件概述 第六条 公司文件分类 公司红字头文件 ⑴ 上行文：红字头为“黑龙江建龙钢铁有限公司文件” 、“黑龙江建龙化工有限公司文件” 、“中共黑龙江建龙钢铁有限公司委员会文件” 、“黑龙江建龙钢铁有限公司工会委员会文件” ⑵ 平行文：红字头为“黑龙江建龙钢铁有限公司” 、“黑龙江建龙化工有限公司” ⑶ 下行文：红字头为“黑龙江建龙钢铁有限公司文件” 、“黑龙江建龙化工有限公司文件” ⑷ 会议纪要：红字头为“黑龙江建龙钢铁有限公司会议纪要” 。 2、白版文件。 第七条 公司文件使用范围 1、公司红头文件 ⑴ 公布公司机构变动或人事任免事项； ⑵ 公布公司性的重大生产、技术、经营、工程管理、生活福利等方面的工作方案或重要决定； ⑶ 发布有关重大奖惩决定和重要通报； ⑷ 与其它单位联系有关公司重大生产、技术、物资供应、科研、基建、经营管理等事宜； ⑸ 向上级请示、报告有关事宜； ⑹ 转发集团公司重要文件； ⑺ 其它有关全公司的重大事项。 2、会议纪要 主要用于记录公司综合性会议及专业性会议等各种工作会议的主要内容和议定的主要事项，便于督导落实和按有关规定进行考核和兑现奖惩。 3、白版文件 一般性工作通知和公司一般性工作安排，以及其它不需用红头文件下发或上报的文件。 第八条 公司文件发文范围 1、公司红字头文件，下行文发至公司各单位，一般在信息平台“公司文件”栏发布，平行文发至需联系的相关单位，上行文发至请示或报告部门并根据需要抄送相关单位。 2、会议纪要发至公司领导、公司所属各单位或根据需要发至各相关单位。 3、白版文件一般发公司领导、相关单位。 第九条 公文格式 1、公文格式一般包括：标题、签发人、公文字号、主送单位、正文、附件、单位印章、发文时间、抄送（抄报）单位、主题词等。 2、公文的标题应当准确、简要地概括公文的主要内容，并标明发文单位和公文种类。公文标题一般不加书名号和其它标点符号。 3、公文签发人为签发公文的公司领导。 4、发文时间以领导签发日期为准。 5、公文字号，一般包括单位代号、分类、年号、序号。 ⑴公司红字头文件按专业化管理的要求分四大类进行编号，即：政管字（行政管理处、人力资源处、企划处、保卫处）；生管字（矿山管理处、生产处、安全环保处、设备处、技术处、品种开发处、各生产厂、矿）；经管字（财务处、供应处、销售处、）；工管字（工程管理处）。编号格式为：黑建钢发\呈+分类字+〔年份〕+文件序号，上行文使用“呈”，下行文使用“发”，如：黑建钢发\呈政管字〔2011〕1号。 ⑵各类信息平台会议纪要红头文件的编号：〔黑建钢+一级单位简称+纪字〕+ 〔年份〕+ 〔年内流水号〕，如行政处发布会议纪要编号：黑建钢政纪字〔2010〕1号。（一级单位简称详见附表3） ⑶白版文件不用编号。 6、收、发文单位应写单位全称或规范化简称。 7、公文附件，应当在正文之后、单位名称之前，要注明附件名称和件数。 8、红字头文件落款只注明发文日期，日期为大写，如：二〇一一年八月一日。用印时加盖发文单位印章，加盖印章要骑年盖月。 第十条 排版及格式要求 1、纸质红头文件：公文题目用二号方正小标宋简体，正文部分使用3号仿宋体，“主题词”为三号黑体，主题词内容为三号方正小标宋简体，正文行距为固定值30磅，发文单位及发文时间使用仿宋四号字。标题与文号间要下空两行，主送机关与标题间要下空一行。 2、信息平台发文：正文均为4号宋体。 第四章 文书管理程序 第十一条 文件的制发 1、公司各单位报送公司领导或各单位之间的文件，由各单位业务主办负责起草，在公文系统中经本单位一级主管正职审核后，报送公司领导或相关单位。 2、公司对内及对外制发