大型央企电子文件管理探索.pdfVIP

第 1期 第 15卷 石油化工管理干部学院学报 No．1V01．15 2013年 3月 JI 瓜NAIoFSlNO~ MANAGEMENT INSTITU／~ Mar．2013 大型央企 电子文件管理探索 杨 国庆 (中国石油化工集团公司办公厅，北京 100728) [摘要] 电子文件的管理具有覆盖全过程、全业务、全范围的特点，它不仅是一项全新的工作 ，同时也是管理模 式和工作方式的一次巨大变革。本文阐述企业电子文件管理的重要性 ，介绍了国外电子文件管理的情况 ；根据 中央企业电子文件管理存在的主要问题，提出了加强央企电子文件管理的具体措施。 [关键词]信息化；电子文件；企业管理 电子文件是指在处理公务过程中，通过计算 借鉴国外经验，结合中国国情，研究制定加强电子 机等电子设备形成 办理、传输和存储 的文字、图 文件管理的政策措施。 表、图像、音视频等不同形式的信息记录。 《国家 电子文件是信息时代经济社会发展的重要信 电子文件管理暂行办法》和 《国家电子文件管理工 息记录，是国家重要的信息资源，是企业重要的信 作规划(2011—2015))明确提出：“重要行业系统、 息资产。中央企业是涉及国家经济发展的重要行 重点企事业单位和国家重大项 目的电子文件实现 业 ，做好电子文件管理工作，对防范企业失泄密风 形成、办理、归档、利用等关键环节规范管理。” 险，保护企业知识产权，实现跨单位共享利用，加 强ERP、财务等系统电子文件的资源集约化管理， 1 电子文件管理的重要性 提高核心业务系统运行效率，推动无纸化办公和 知识管理的进程，提升企业综合管理能力和核心 竞争力，提高企业办公效率和工作质量具有重要 随着信息化的深入发展 ，电子文件迅速地替 的意义。 代纸质文件而成为主要的记录工具，传统的纸质 文件管理模式已经不再适合社会发展的需要。电 2 大型央企电子文件管理的特点 子文件资源与资产、知识、文化传承的介质形式正 在发生一场 “电子化革命”，传统纸介质向数字化 调查发现，大型央企的电子文件管理有 以下 的电子介质转变 已经成为 “不可逆转 的必然趋 基本特点 ： 势”。然而，由于电子文件易失真、易失实、易失效 2．1 管控跨度大 等特性，使得如何动态更新、永久保存、长期利用 大型央企不仅在国内有众多的分子公司，海 电子文件 ，服务社会管理，留下历史凭证、保存时 外分支结构也比较多，这对实现电子文件的统一 代烙印、传承社会文化，成为一个不可 回避的问 管理造成了一定的困难。除了遵守国家统一的管 题，如何更好地利用和保护电子文件成为摆在全 理规范外，央企也必须采用一些国际电子文件管 人类面前的一道难题。当前，世界各国都在积极 理标