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维普资讯 葡觚融 二l 垒 · 本栏责任编辑 邓小军 关于档案全文数字化工作的思考 口郑 鸥 2004年 l0月28日国家档案局制定了全国档案信 查证，而被利用的档案主要集中在史料和涉及个人权益 息化建设实施纲要(以下简称纲要)。纲要公布后， 方面，主要发挥的是它的凭证作用。与此相反，相当多的 全国各级档案部门纷纷制定相应的实施意见或规划 (计 ’以文件形式(包括计划、总结)保存的档案长年累月无人 划)，这些措施无疑是对档案管理科学化、现代化、信息化 查考。此外，某些文件由于形成的单位较多，因此复件不 的重大促进。但是，应该客观地看到，一些同志对 “档案信 少，而且，因为下发文件归档时必须将文件草稿、修改稿、 息化 、“数字化的数据库建设”存在认识误区。为了更好 签发稿一并归档，这就增加了归档材料的总量。 地贯彻落实纲要，笔者认为有必要对档案全文数字化 鉴于上述情况，我们有必要对全部馆藏档案数字化 工作的内容及其实施过程中所产生的问题进行思考 ，以 的必要性进行一次评价，以检验全文数字化的效益。 期更好地理解和有效落实档案全文数字化。 、 重新审视全文数字化的可行性及面临的现实问题 档案全文数字化过程中存在的问题 ‘ 全文数字化成为各级档案行政部门实施档案信息化 (一)对档案全文数字化概念的理解有失偏颇 建设的一项重要 目标以后，就有必要对馆藏档案的数字 《纲要)提出了“十五”期间全国档案信息化建设的 目 化必要性和可能性进行一次重新审视。 标、要求和主要任务是，即各级档案馆(室)逐步建成三网 (一)难度不小 联通的计算机网络系统、建设档案网站、应用计算机技术 全文数字化的档案，可以借助计算机管理系统为档 实施档案管理以及支持计算机档案管理的数据库建设等。 案利用者提供更加便捷、高效的服务。全文数字化以后， 可见，把纲要提出的 “档案信息化”狭隘地理解成 利用档案时，即可以利用计算机实现从检索到档案的调 “档案数字化”；把 “数字化的数据库建设”等同于 “数字化 阅的全部过程，这比传统的通过卡片查找、库房调卷、翻 档案馆”和 全“部馆藏档案数字化”，是对纲要的误读。 讶案卷过程，无论是时间、空间上都十分方便，可以很大 (二)盲 目攀比跟风，浪费过多，效益不高 程度上提高档案利用服务的效率。 前几年，各级档案馆纷纷采用流行的技术对馆藏档 但全文数字化的档案在保管上就并非比传统的档案 案进行处理，拍摄了大量的缩微胶片。这一技术的应用， 保管更加便利。传统的档案主要以纸质材料为主，因此。 对馆藏档案的复制、保存 、利用有了很大的推动与促进。 ’一般不存在异地复制备份的情况。而实现档案全文数字 据了解 。为了推进缩微技术在档案保管利用方面的应用， 化以后，就应在原有的基础上增加电子档案的保管；在原 部分档案行政管理部门把档案缩微列入档案馆升级考核 来的档案安全工作中增加档案信息安全的工作 ；在常规 的指标体系。为此，各下属档案馆在档案缩微工作中都取 曲档案单独存放保管的基础上，增加电子文件和数据库 得了突破性的进展，许多档案馆配备了缩微设备和缩微 的异地备份保管。档案保管的难度提高了。投入也应相应 阅读设备，一般都完成了3 万页 (张)纸质档案的缩微 增加，安全 问题尤显突出。 拍摄 。馆藏缩微底片也达到了相应的数量 。实施全文数字 (二)投资巨大 化以后 。要不要重新对 已经缩微处理的档案进行扫描处 如果各级档案馆全部实施馆藏档案全文数字化工 理?这些缩微胶片是不是还可以利用?不仅值得研究，而 作。我们可以计算出需要投入的巨大资金。根据了解，目 且是一个十分现实的问题。如果把缩微工作推倒重来，那 前一般区(县