办公室主任的素质与工作艺术.PPT

四川省凉山州教育科学研究所 谌业锋 一、办公室主任应具备的基本素质 二、学校办公室主任的基本职责 三、办公室主任的特殊要求 四、办公室主任的工作艺术 五、搞好办公室工作要讲究方法 一、办公室主任应具备的基本素质 （一）政治素质 （二）思想素质 （三）道德素质 （四）知识素质 （五）心理素质 （一）政治素质 政治素质，是从事活动必须具备的政治立场、政治观点和政治品质等各方面的基本条件，它在整个素质中居首要和根本的地位，对于其他素质的发挥具有决定性的影响。 （二）思想素质 思想素质的高低是每个人成熟与否的重要标志，它是领导的灵魂，对实现领导职能起着关键的作用。 思想素质是理论修养、思想作风、思想观念以及思维方法等各方面的总和，可以说，没有良好的思想素质，就不可能有较好的政治素质；没有良好的思想素质，知识素质再高，也难以在实施领导过程中取得应有的成就；没有良好的思想素质，领导者的能力也就没有了根基。 （三）道德素质 道德素质是与自身工作和职业活动密切相关的规范。 作为办公室主任，它的标准高于一般的职业道德，要求严于一般的工作人员。 首先，要具有团结协作的胸怀，宽以待人的修养，谦虚谨慎的态度。 其次，要忠于职守，有率先垂范的作用、廉洁自律的形象和无私奉献的精神。要从细微处入手，养成“自重、自省、自励”的习惯，逐步达到“慎思、慎欲、慎微、慎独”的境界，具备强烈的责任感、事业心和奉献精神，勇敢地迎接各项工作带来的机遇和挑战。 第三，要公道正派、胸襟宽广、自重自强，不管对待上级领导还是职工群众，都要一视同仁，平等对待，切忌因人而异，亲疏有别。 （四）知识素质 关键时刻一个人的知识储备的数量和质量对其工作效果起决定性作用。 作为办公室主任应该有渊博的学识和丰厚的文化底蕴，除了要掌握与自己本职工作相关的业务知识以及现代的思维知识之外还要掌握一定的历史知识、法律知识和现代网络知识，广博的知识及合理的知识结构对提高办公室主任的工作效率和水平具有非同寻常的意义。 （五）心理素质 心理素质是其在活动中所呈现出来的心理现象的特点和个性，直接关系到领导者领导水平，影响到组织目标的实现，特别是在现代化的社会，作为一名办公室主任，就更应该注重这方面的研究和培养。 在工作中要有坚定的信心、坚强的毅力、顽强的意志、果断的性格、豁达乐观的心胸、自我克制等良好的心理素质，克服嫉妒、胆怯、紧张、偏见等不良的心理素质。 二、学校办公室主任的基本职责 1、主持学校办公室工作，处理学校日常事务。 2、传达校长指令，收集执行情况并向校长汇报。 3、组织校办公室人员搞好本职工作，加强行政后勤管理人员的思想政治工作，组织政治、业务、技术学习，不断提高他们的政治业务水平。 4、领导学校档案管理人员工作，严格执行保密制度。 5、加强对司机的领导和督促，切实保证汽车为学校工作服务。 6、负责学校行政的公布、公告工作，加强校务公开工作的领导，并做好材料的收集整理工作。 7、负责学校重大事件的记载，组织学校会议的布置工作并做好会议记录。 8、坚持原则，管理好学校公章。 9、及时处理来信来访接待工作，及时向校长汇报教职工的婚、病等情况并做好慰问工作。 10、积极做好学校形象宣传工作，大力维护学校形象。 11、及时向校长汇报上级指示，做好文件收发和传阅工作，整理文书档案和上报文字材料。 12、协调、配合学校其它部门的工作。 三、办公室主任的特殊要求 从事办公室工作的同志不仅要具备做人的基本素质，还要有胜任“重要岗位”的特殊能力， 具体地讲就是乐于服务、忠诚可靠、公道正派、清正廉洁、甘于奉献、知识全面、业务精湛。 （一）要乐于服务 办公室主任应该有服务意识，办公室工作的性质是服务的，和社会上的服务行业是一样的，要有一种积极主动的服务意识，要有一种让你的服务对象满意的意识。 树立服务的意识，要在三个字上下功夫。 早、快、好。 早、快、好 一是早字。就是说要在主动服务上下功夫，做到超前思考，特别是学校加快发展，教师的教学任务繁重，要求办公室人员不能是被动地去应付工作，而要主动去思考在哪些方面可以发挥自身优势，帮助教师减轻负担，推动学校发展。 二是快字。就是说在高效服务上下功夫，追求工作效率，培养雷厉风行、事半功倍的行动能力。 三是好字。就是说在优质服务上下功夫，树立精品意识，在精心和细心上下大功夫，本着求真务实、细致入微、精益求精的态度做好每一项工作。 （二）要有一些高超的处世能力 一是要处事豁达，不要求全责备、斤斤计较。 上下之间、部门之间在日常工作中不可能没有矛盾，正是因为工作中有这样那样的矛盾和问题，才需要我们去协调、去处理，在矛盾运动中将事物推向前进。 但是，我们在协调、处理各类工作矛盾、问题时，一定要相互理解，相互支持，换位思考，求同存异，抓主要矛盾，不在非原则问题上较真，不在细微末节上纠