关于对外公文格式规范要求.doc

四川XXXXXXX有限公司文件 XXX行政〔2014〕XX号 XXXXXX有限公司 关于对外公文格式规范要求 各职能部门、各项目部： 为了规范我司对外发文的形象，行政部对规范使用红头文件及便函，文字排版及格式作了简要规范，凡需对外用印的文件、对外函件，从2014年X月X日起，均需按以下格式规范使用： 一、各函头使用规范 (一)对外公文由行政部统一编号，经审批后方可发文。 (二)对外函件由各部门自行编号，经审批后方可对外发放。 (三)会议纪要由会议组织部门指派人员拟草，经行政部和会议主持人审批后发相关人员执行，并留行政部存档。 二、公文排版格式要求 (一)字体： 对外部政府相关主管部门、协作单位或董事会、上级公司的公文，各类对外工作联系单或工程联系单，红头为“方正小标宋简体”，大小为62；字号为“仿宋”，大小为三号；分隔线为“Times New Roman”，大小为五号；标题字体为“黑体加粗”，大小为二号；正文为“仿宋_GB2312”，大小为三号；行间距为1.5倍，标题及正文字体可根据页面作适当调整，其它格式不变。 (二)页面设置： 一般上下页边距为2.5厘米左右，左右为３厘米。 页码设置 一般为页脚居中，例：“-1-”。 各部门字号规范 1.发文字号由发文部门代字、年份和发文序号组成。年份和序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用方括号“[?]”括入；序号不编虚位（即1不编001），不加“第”字。? 2.发文字号分为以公司名义发布的发文字号和以部门名义发布的发文字号。发文字号由行政部统一发布，各部门不得自行更改。联合行文，使用主办部门发文字号。? 3.有关部门可视情况酌情增加发文字号，增加时须经行政部批准后方可使用。? 4.公司其它部门一般不得对外行文，但非隶属关系的平行单位职能部门之间的一般业务联系和一般性通知、来函的回复，可以直接行文。? 5.公司各部门在各自职权、业务范围内可以向整个公司发文，但不得发布指示性文件。 (五)发文部门代字规范 1.以公司名义发布的公文，发文字号为“XX公司[20××]?×号”。? 2.公司各部门对内行文，其发文编号一般为：单位规范简称（两个字）+年份+编号，如行政部公文：XX行政[20××]?×号。各部门发文规范简称如下：? 行政人事部------------------XX行政/XX人事? 工程部----------------------XX工程 营销策划部------------------XX营销 投资拓展部------------------XX投拓 合约采购部------------------XX合约 三?、公文处理程序? 1.以公司名义发布的公文一般由主办部门代拟文稿，经部门负责人核稿签字后连同附件送行政部进行文书处理。行政部对文稿进行文书处理后，呈总经理签发。公司领导签发或董事会讨论通过的文件，由行政部统一编号、印制，通过纸质文件对外报送或对内下发。由公司名义发布的公文，由行政部负责做好归档工作。? 2.以部门名义发布的公文? 公司以行政部名义发布的公文，除一般性通知由行政部负责人签发外，公司的法规性文件（如重要规定、决定、通报、工作要点等）须经公司领导签批后，由行政部发文。? 公司各相关部门下发事务过程性、常规性的通知等文件，应由部门行文。部门行文交由各部门负责人或分管领导签发。如部门下发的公文内容涉及集团，由职能部门拟草、部门领导核签、相关部门会签、经主管领导签发。? 部门行文，由部门编号，自行打印，通过纸质文件下发，并负责归档工作。? 四、?发布公文的要求? 1.各相关部门要认真履行职责，维护发布公文的严肃性，妥善使用文件编号。? 2.所发文件要做到有章可循、有据可查、实事求是、认真负责。? 3.各部门要结合公司和部门实际工作有针对性的发布公文，杜绝重复发文、滥发公文等现象发生。? 4.所发公文要符合公文规范。? 5.严格发文编号、备案和存档工作。? 五、?本规定由XXXXXXX有限公司行政部负责解释和修订。? 六、?本规定自2014年X月X日起施行，以往有关公文发文字号与本规定不一致的，以本规定为准。 附件：XXXXXXX有限公司公文函头 行政人事部 　　　　　　　　　　　　　二Ｏ一四年五月二十二日 例：（正式文件，需有文号） 四川XXXXXXX