2014年轨道工程文件归档整理管理办法(报档案局).docVIP

厦门轨道交通集团有限公司 厦门市轨道交通工程 文件归档整理管理办法 2013年11月  目 录 一、依据文件 3 二、工程文件的归档范围 3 三、管理职责 4 四、文件归档的质量要求 4 五、工程文件的立卷 7 1.立卷的原则和方法 7 2.卷内文件的排列 7 3.案卷的编目 7 4.卷内目录的编制 7 5.卷内备考表的编制 8 6.案卷封面的编制 8 7.案卷装订 9 8.案卷的排列 9 9.卷盒、表格规格及其制成材料要求 9 六、声像档案 9 七、电子文件 12 八、厦门市轨道交通工程档案分类及编号方案 12 附件一：厦门市轨道交通工程档案分类方案、归档范围、保管期限表 15 附件二：卷内目录 44 附件三：卷内备考表 46 附件四：案卷封面 48 附件五：科技档案分类目录 49 厦门市轨道交通工程文件归档整理管理办法 为加强厦门市轨道交通工程工程文件的归档整理工作，统一档案整理标准，建立完整、准确的工程档案，制定本办法。本办法适用于厦门市轨道交通1号线一期工程文件的归档整理。 一、依据文件 《城市轨道交通工程档案整理标准》（CJJ/T 180-2012） 《厦门市重点建设项目档案管理暂行办法》 《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T 28-2002） 《重大建设项目档案验收办法》 《建设工程文件的归档整理规范》 《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T 11822-2008） 《技术制图复制图的折叠方法》（GB/10609.3-2009） 《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2002） 《照片档案管理规范》（GB/T 11821-2002） 《磁性载体档案管理规范》（DA/T 15-1995） 《福建省档案数字化工作安全保密管理规定》（闽档（2011）065号） 二、工程文件的归档范围、归档套数、归档时间、移交要求 归档范围 与厦门市轨道交通工程有关的重要活动、记载工程建设主要过程和现状、具有保存价值的各种载体的文件，均应收集齐全、整理立卷后归档。 移交归档范围应符合《厦门市轨道交通工程文件归档范围和保管期限表》附件一归档范围的要求。 归档套数，各单位需提交工程档案四套原件（含工程照片、电子文档、竣工图等），其中三套原件移交厦门轨道集团综合档案室，一套移交厦门市城建档案馆。 归档、移交时间 勘察、设计单位前期资料应当在前期任务完成时归档完毕； 各施工单位、监理单位应当在工程竣工验收前归档完毕。 在工程竣工验收后6个月内，由指挥部档案室汇总各单位档案，分别向厦门轨道交通集团综合档案室、厦门市城建档案馆移交完整的、符合规定的工程档案。 移交要求 指挥部、监理单位、施工单位档案管理人员应对本单位形成的工程档案进行自行验收，并根据《重大建设项目档案验收办法》、《厦门市重点建设项目档案管理暂行办法》做出档案专项验收自检报告。 勘察、设计、各施工单位在收齐工程文件并整理立卷后，指挥部档案室、监理单位应按国家、省、市有关规定和要求，以及建设单位有关档案要求，对档案文件完整、准确、系统情况和案卷质量进行审查。 指挥部档案室将各方自行验收、审查合格的工程档案汇总后，在项目整体竣工验收前一个月，经上级主管部门审核同意，依据《厦门市档案管理行政许可、非行政许可审批事项实施办法及备案指南》，向厦门市档案局提出项目档案专项验收申请。 项目档案专项验收合格后，由厦门市档案局出具验收意见，并作为项目总体竣工验收的依据。 项目竣工验收时，同时进行项目档案竣工验收。 勘察、设计、施工、监理等单位移交档案时，应编制移交清单一式两份，双方签字，盖章后方可交接，移交清单双方各留一份。 三、管理职责 在工程文件与档案的整理立卷、验收移交工作中，建设单位应履行下列职责： 收集和整理工程准备阶段、竣工验收阶段形成的文件，并应进行立卷归档； 负责组织、监督和检查勘察、设计、施工、监理等单位的工程文件的形成、积累和立卷归档工作； 汇总勘察、设计、施工、监理等单位立卷归档的工程档案； 在组织工程竣工验收前，提请厦门市档案局对工程档案进行专项验收。 在工程文件与档案的整理立卷、验收移交工作中，监理单位应履行下列职责： 实行总监理工程师负责制，根据各自组织机构制定可行的档案管理制度。配备专职档案管理员，负责监理资料的收集、整理和归档工作。 监理资料必须及时整理、真实完整、分类有序。 负责监理资料的形成、积累和立卷归档。 负责组织、监督和检查施工单位的工程文件的形成、积累和立卷归档工作。确保文件材料真实、完整、准确、符合工程实际情况。 在工程文件与档案的整理立卷、验收移交工作中，施工单位应履行下列职责： 实行项目经理负责制，逐级建立、健全施工文件管理岗位责任制，配备专职档案管理员，负