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文件收发制度 1 文件收领制度 1.1 文件收领要求 a) 公司各部门、，凡要求公司办理的重要事情，应以书面形式送达公司办公室，可以是纸质文件，也可以发来文务必注明来文时间、联系人及联系电话。紧急、临时事项可以电话或传真形式通知或传达到办公室。 公司办公室对电话交办的事情不清楚或没有收到传真、传真件不清楚应在15分钟内告之对方接收电话应按规定格式做电话记录电话记录和传真件都按文件办理程序办理。 收文统一由办公室管理员签收、拆封，急件应注明签收时间。 办公室文档管理员收文后按收文顺序登；凡以本公司为收文对象的公文一律由办公室文档管理员登记。 办公室文档管理员交办公室主任处理意见。紧急公文，拟办意见中应有明确的办理时限。 办公室文档管理员按办公室主任提出的处理意见分送相关领导签批。 办公室文档管理员按照办公室主任或有关领导的签批意见分送其他有关领导和有关部门。从签收、登记、拟办到分送，时间一般不得超过2小时。 1.7 传阅 a) 公司领导批示的文件由办公室文档管理员送有关人员和部门阅知。阅文时间一般不超过2个工作日，急件当天阅批。各级领导阅、批公文应仔细、认真，阅毕应签上姓名，并注明日期；需要签署具体意见的，要明确、具体。公文传阅应做到准确、及时，避免漏传、误传。公文传阅一般不横传。传递公文，应办理签收手续。收件人收到公文后应签署姓名；退回公文时办公室文档管理员应当面注销，避免丢失。 1.8 承办 上级机关要求办理、领导批示办理及其需要办理的公文由有关部门承办。属部门职责范围内的事项由该部门办理。各有关部门收到公文后按规定期限及时办理。涉及两个以上部门承办的公文应由主办部门与相关部门协商办理。需报请上级机关批准的事项，由承办部门提出办理意见并代拟文稿，交办公室送领导签发上报。 回传抄告 承办人员办理公文完毕要回复来文单位。把办理情况写明在文件首页或上指定位置，将有领导签批的文件首页或复印回传给签批过此件的人员和来文单位；同时把文件连同原件传回办公室，承办部门留存复印件。 跟踪督办 已送领导传阅批示或交有关部门办理的公文，办公室文档管理员、办公室主任要及时检查催办，以防漏办或延误。 保密 阅办公文，尤其是重要和机密文件，应严格遵守保密制度和办文规定，任何人不得将文件随意搁放，带到公共场所或带回家中，以防泄密或丢失。 文件丢失，应及时报告办公室。对丢失文件造成后果的，按《》有关规定处理。 管理 收文办理完毕后应交回办公室，由办公室文档管理员统一管理。 清退 凡需清退的文件，各部门应在文件办理完成后立即交办公室，由办公室文档管理员交办公室主任做出存档、销毁或者其处理决定。 2.1 起草 2.1.1 公司文件的起草由责任部门按要求起草 涉及董事会、股东会、监事会使用的文件和材料由董事会秘书、办公室负责拟写专业技术职务评聘和人力资源管理使用的文件，由部负责草拟安全生产部使用的文件，由安全生产部负责草拟财务预算、决算和涉及股权投资使用的文件，由财务部负责草拟项目管理、技术开发管理使用的文件由技术发展部负责草拟合同、协议和法律事务管理使用的文件由部负责草拟涉及企业管理、制度建设使用的文件由公司负责草拟涉及资源规划方案、资源管理、办证使用的文件由部负责草拟其对口专职部门归属的文件，由办公室草拟各单位可根据工作需要，。 文件起草必须用统一印制的云南永昌硅业股份有限公司公文纸和拟文笺《发文稿纸》，如以电子文本方式，可到公司文印室套用固定格式和发文稿纸，并将电子文本交文印室留存。 2.1.3 文件起草必须按拟文笺（《发文稿纸》）格式拟办 a) 核稿：先由拟稿部门负责人校对，负责人核稿并在相应栏目内签名后交办公室；由办公室主任对文字和内容把关后在核稿栏签字，并按定密要求注明密级。 b) 签发：办公室主任核稿后由办公室文档管理员送相关领导签发。向政府有关部门报送的请示和报告，由分管副总经理审签，法定代表人签发；以公司名义上报和下发涉及全局性、重大经营项目、重要工作部署的文件，由分管副总审核，总经理签发；其他文件由分管副总签发；有严格时间要求的文件，若主要领导或相关领导因故不在，其委托的其他领导可以代签。未经办公室审核的文稿，公司领导一律不直接受理。 特殊情况下，经领导批示，可由办公室主任代为签发。 c) 编号：公司所有对外发文，由办公室统一编号。 d) 标题：由发文机关名称、文件主题和文种组成。标题中的发文机关用全称，即中共云南永昌硅业股份有限公司委员会、云南永昌硅业股份有限公司、中共云南永昌硅业股份有限公司纪律检查委员会、云南永昌硅业股份有限公司工会委员会。标题写在拟文笺《发文稿纸》上标题栏内。 e) 附件：附件名称写在拟文笺《发文稿纸》附件栏内，应与附件标题一