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高校OA系统电子文件的归档及保管方式.pdf

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高校OA系统电子文件的归档及保管方式.pdf

《山西档案12010年第1期 ·专 门档案 · 37 一 文章编号:1005—9652(2010)01—0037—02 中图分类号:G270.7 文献标识码:B 关键词:OA系统;电子文件;归档;保管方 式;高校 一 FilingofOASystemElectronicDocumentsinCollegesandUniversitiesandTheirPreservativeMethods(CUIHai—li) 一 Keywords:OAsystem;electronicdocuments;filing;preservativemethods;collegesnaduniversities ■收稿 日期 :2009—12一O1 高校0A系统电子文件的归档及保管方式 崔海莉 (上海师范大学档案馆,上海200234) 据笔者抽样对全国高校的调研情况统计分析,目 过此地址打开电子文件。 前各高校 OA系统与档案管理系统使用的实际状况主 在逻辑归档过程中,电子文件在归档前后的物理 要有:一、OA系统与档案管理系统分头建设;二、OA系 存储位置没有发生任何变化,电子文件的实体也没有 统与档案管理系统统一建设;三、OA系统未建设或因 向档案部门移交,发生移交的只是文件的管理权限,即 故已停用,档案管理系统独自运行。其中第二种状况已 文件的管理权限由文件形成者转变为档案管理人员。 完全考虑了电子文件的归档要求,OA系统形成的电子 这种电子文件的归档模式属于实时归档,也就是电子 文件可以自行流转至档案管理系统,是 目前看来电子 文件一经形成或者外来文件一经收到,立即通过网络 档案管理的最佳状态;第三种状况可以在将来设计 OA 逻辑归档。如此一来 ,档案部门得到的将是最权威的文 系统时充分考虑归档需求 ,达到两个系统的平滑对接, 件版本,即使后来电子文件在处理过程中添加了新的 调整达到电子文件归档的最佳状态 ;只有第一种状况, 信息 ,也能通过再次进行的物理归档和元数据的记录 因OA系统与档案管理系统分头建设,两个系统分属 得到捕获。在这种归档方式下,只要注意在OA系统中 不同部门管理,且都成熟运行相当长的时间,哪个部门 把保障电子文件完整、可靠、安全 、可读的措施附加于 都不愿意为了达到归档的目的,放弃 自己的系统 ,重新 文件形成过程,就能有效地防止其他管理环节对电子 建设以适应对方。 文件的增损和破坏。 高校OA系统形成的电子文件要在实践层面真 1.2物理归档 正达到真实、完整、有效归档,就 目前的情况分析 ,还存 物理归档(physicalfiling)是指把电子文件集中下 在相当大的困难。 载到可脱机保存的载体上,向档案部门移交的过程。 1.逻辑归档与物理归档并重 “凡在网络中予以逻辑归档的电子文件 ,均应定期完成 真实性、完整性 、有效性是对电子档案提出的基 物理归档”。[1 本要求。这就要求在归档时对电子文件的内容、结构和 物理归档中,电子文件的实体和管理权限同时向 背景信息进行鉴定,确认其与形成时的原始状况一致 ; 档案部门移交。目前OA系统形成的电子文件主要有 将电子文件的背景信息和元数据同时完整归档;为确 在线归档和卸载归档两种方式。 保归档电子文件的可理解性和可被利用性,要在存储 1.2.1在线归档 时保证电子信息的可识别性、存储系统的可靠性 、载体 在线归档是指将 电子文件通过网络传输给档案 的完好性和兼容性等等。 部门,并存储在档案部门的本地载体上的归档方法。在 高校 OA系统形成 的电子文件的归档可分两步

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